Penningmeester support pagina Voor vragen over Penningmeester bent u op de goede plek. Klik op een onderwerp en kijk of uw vraag al wordt beantwoord. Voor alle overige vragen kunt u per e-mail contact opnemen met info@penningmeester.net. Meer informatie over Penningmeester vindt u op de contact pagina.


Meest gestelde vragen

Het activeren van mijn licentiecode lukt niet

Hoe zet ik mijn administratie naar een andere PC?

Volg onderstaande stappen voor het overzetten van een administratie naar een andere PC.
  1. Kopieer de administratie (.mdb file) van de oude PC naar nieuwe PC
  2. Kopieer de bijlage (doc) folder van de oude naar de nieuwe PC
  3. Download en installeer Penningmeester 6 op de nieuwe PC via de download pagina
  4. Start Penningmeester
  5. Activeer uw licentiecode opnieuw via menu help ⇾ registratie
  6. Kies nu voor menu bestand ⇾ open en selecteer de administratie die u in stap 1 heeft gekopieerd vanaf de oude PC
  7. Uw administratie wordt geladen

Kan ik Penningmeester op meerdere PC's tegelijk gebruiken?

Het is mogelijk om uw administatie op een gedeelde schijf zoals dropbox, drive of onedrive te zetten en vanaf meerdere PC's te gebruiken.
  • Installeer Penningmeester op uw verschillende PC's *1
  • Kies via menu → open de lokatie op de gedeelde drive
  • De administratie opent en u kunt hiermee werken *2
*1 Een Penningmeester licentiecode is op maximaal 3 pc's binnen hetzelfde netwerk te activeren
*2 Het is niet mogelijk om vanaf 2 PC's dezelfde administratie tegelijkertijd te bewerken. Er wordt bij opstarten een melding gegeven als de administratie al op een andere PC is geopend.

Hoe zet ik een backup van mijn administratie terug?

Van de laatste 10 keer dat Penningmeester start wordt automatisch een backup kopie van uw administratie op uw PC gemaakt. De backup is terug te vinden op de lokatie van uw administratie. Is dat c:\penningmeester\data, dan zijn de backup bestanden terug te vinden in de folder c:\penningmeester\data\backup.

Backup bestand openen

Een backup bestand is te openen via menu bestand → open of via menu bestand → auto backups. Voorbeeld terugzetten backup

Een backup terugzetten

Als u een backup opent verschijnt onderin Penningmeester een melding "U werkt met een backup bestand". Kies voor backup herstellen en selecteer de folder waar u uw administratie wilt opslaan. Zodra de administratie niet meer op een plek staat met het woord backup in het padnaam zal de melding "U werkt met een backup bestand" verdwijnen.

Hoe kan ik mijn e-mail adres wijzigen?

Hoe kan ik mijn banktransacties printen?

Transacties en overzichten van uw inkomsten en uitgaven zijn te printen door een rapport te openen en het rapport te printen. Om dat van de geselecteerde transacties te doen, kies dan onderin het rekeningoverzicht voor snelrapport… transactielijst.

De printbutton bevindt zich op de toolbar onderop het geopende rapport.

Toolbar voor printen rapport

Waarom worden mijn bankgegevens niet ingelezen?

Als penningmeester het bestand niet inleest kan dat de volgende oorzaken hebben:

Penningmeester geeft geen melding dat het inlezen is mislukt

  1. Het bestand is geopend in een ander programma (Excel) en kan daarom niet worden ingelezen.
  2. Het bestand is niet opgeslagen in de importfolder. Kies in Penningmeester voor menu beheer ⇾ open import folder en controleer of het bestand in de juiste folder staat. Plaats het bestand direct in de import folder, dus niet de verwerkt folder.
  3. Werkt geen van bovenstaande stuur een e-mail naar info@penningmeester.net met het logbestand c:\penningmeester\penningmeester.log voor een analyse.

Penningmeester geeft een melding inlezen is mislukt

  1. Het bestand is geopend in Excel en daarna opgeslagen als CSV bestand. Excel wijzigt daarbij het bestandsformaat en wordt daardoor niet meer herkend door Penningmeester
  2. Het bestand wordt niet ondersteund door Penningmeester. Controleer of u het juiste bankformaat gebruikt (zie bankformaten).

Transacties krijgen automatisch verkeerde post of relatie toegewezen

De automatische toewijzing van posten gaat via actieregels. Als je een transactie opent zie je in het tabblad actieregels welke regel(s) van toepassing zijn. Daar staat waarschijnlijk de regel die de post of relatie automatisch toewijst. Via de knop bewerken kun je een regel bewerken en meer criteria opgeven zodat hij niet op alle transacties van toepassing is.

Zie voorbeeld hieronder
Voorbeeld van actieregel die gelden voor een transactie

Hoe zet ik automatisch rubriceren vraag uit?

Dit is uit te zetten in menu beheer → instellingen → geavanceerd → actieregels voorstellen

Foutmelding bij opstarten Penningmeester

Bij het opstarten krijg ik de melding "Kan applicatie niet starten vanwege een fout bij opstarten. De type-initialisatiefunctie voor System.Drawing.ToolboxBitmapAttribute heeft een uitzondering veroorzaakt."
Dit is als volgt op te lossen:
  1. Open Windows Verkenner
  2. Type %appdata% in de adresbalk
  3. Ga een map terug door in de adresbalk op de map AppData te klikken
  4. Open de map Local
  5. Hernoem de map Penningmeester naar iets anders (bijv. Penningmeester_BACKUP)
  6. Herstart Penningmeester
Het zou kunnen dat je hierna je licentiecode opnieuw moet activeren.

Voorbeeld foutmelding
Foutmelding voorbeeld opstarten. System.Drawing.ToolboxBitmapAttribute heeft een uitzondering veroorzaakt

Penningmeester wordt niet zichtbaar bij opstarten

Als Penningmeester bij opstarten niet zichtbaar wordt kan het zijn dat de applicatie op een ander (niet meer aangesloten) 2de scherm wordt weergegeven. In dat geval helpt het mogelijk om muis boven icoon in de taakbalk totdat preview verschijnt.. klikken met rechtermuis en kiezen voor maximaliseren.

Hoe kan ik mijn Davilex administratie overzetten naar Penningmeester?

Waar is het forum gebleven?

Met de komst van de nieuwe website in mei 2021 is deze support pagina de vervanger van het forum. Na jarenlange vragen en antwoorden op het forum werd de voor velen onoverzichtelijk. Reden om de website opnieuw in te richten en alleen de actieve onderwerpen over te nemen. Vragen kunt u per e-mail sturen aan info@penningmeester.net. De meest gestelde vragen zullen anoniem aan de website toegevoegd worden.

Installatie

Systeemvereisten

Voor Penningmeester gelden onderstaande systeemvereisten:
  • Besturingssysteem: Windows 10, 8, 7
  • .Net framework: 4.0 of hoger (Wordt bij installatie automatisch geïnstalleerd indien deze ontbreekt)
  • Een beeldschermresolutie van 1024*768 of hoger

Veiligheid

Penningmeester is een offline huishoudboekje die u op uw eigen PC installeert. Uw administratie wordt in een lokale database op uw PC opgeslagen, vergelijkbaar met een Word of Excel bestand. Penningmeester scant de downloads en import voor compatible transactie bestanden die u via internet bankieren heeft gedownload. Het inloggen, downloaden en opslaan van uw transactiebestanden gaat via uw browser en buiten Penningmeester om.

Installeren

U installeert Penningmeester volgens onderstaande stappen:
  1. Download de meest recente Penningmeester versie via de download pagina
  2. Klik op uitvoeren en de installatie start automatisch na het downloaden
  3. Doorloop de installatie door overal op volgende te klikken
  4. De installatie is nu voltooid. Penningmeester zal starten met een leeg rekeningoverzicht. Navigeer nu via de knop linksboven naar uw internetbankieren en downloadt uw rekening gegevens.

Overzetten naar andere PC

  1. Kopieer de administratie (.mdb file) van de oude PC naar nieuwe PC
  2. Download en installeer Penningmeester 6 op de nieuwe PC via de download pagina
  3. Open Penningmeester
  4. Activeer uw licentiecode opnieuw via menu help ⇾ registratie
  5. Kies nu voor menu bestand ⇾ open en selecteer de administratie die u in stap 1 heeft gekopieerd vanaf de oude PC
  6. Uw administratie wordt geladen

De-installatie

Penningmeester kunt u als volgt van uw PC de-installeren*:
  1. Via het startmenu met de snelkoppeling genaamd Uninstall Penningmeester.
  2. Via windows “programma’s installeren of verwijderen” in het configuratiescherm.
* Bij de-installatie wordt bewust niet uw administratie verwijderd. Deze kunt u zelf na de-installatie verwijderen door de folder c:\penningmeester te verwijderen

Inlezen banktransacties

Transacties downloaden van internetbankieren

Nadat u Penningmeester heeft geinstalleerd en opgestart bent u klaar om uw transactiegegevens te downloaden bij uw bank en in te lezen in Penningmeester. Onderstaande stappen beschrijven hoe:
  1. Selecteer linksbovenin Penningmeester de link naar uw bank
  2. Log in op uw internetbankieren omgeving
  3. Download uw transactie gegevens vanaf laatst gedownloade datum als csv bestand naar uw PC
  4. Sla het bestand op in de downloads folder of import directory van Penningmeester (c:\Penningmeester\Import)
  5. Nadat de gegevens zijn gedownload worden de gegevens automatisch ingelezen en gerubriceerd.
  6. Uw transacties zijn zichtbaar in het Transactieoverzicht
FAQ: Mijn transacties worden niet ingelezen

Ondersteunde bankformaten

Penningmeester ondersteunt de volgende bankformaten. Staat uw bank er niet bij, dan is het mogelijk een voorbeeldbestand van ca 3 regels te sturen naar info@penningmeester.net ter beoordeling of deze toegevoegd kan worden.

Nederlandse banken Belgische banken Overige formaten
  • ING (kommagescheiden IBAN dd-mm-jjjj)
  • Rabobank (kommagescheiden)
  • ABN Amro (TXT en zakelijk kommagescheiden)
  • MeesPierson (Tab gescheiden)
  • SNS Bank (CSV)
  • SNS Regiobank
  • Frieslandbank
  • van Lanschot
  • ASN Bank
  • Knab bank
  • Bank of Schotland
  • Triodos (Csv file)
  • Record bank
  • Argenta BE
  • KBC bank
  • BNP
  • AXA bank
  • ING BE
  • Belfius
  • Delta Lloyd BE
  • Keytrade
  • Dexia (CSV file)
  • Beo bank
  • Rabobank BE
  • MoneYou BE
  • Bunq (statement csv)
  • Crelan
  • PayPal
  • DKB bank
  • Leaseplan bank
  • American Express
  • Sparkasse
  • MoneyYou
  • OFX bestandsformaat
  • MT940
  • Cashflow csv
  • AFAS excel file
  • Isabel Excel file
  • Keytrade csv
  • OROV csv
  • Cashtracker csv
  • SKG
  • Davilex Excel
  • Deutsche Bank

Penningmeester Excel formaat

Om overige transacties geautomatiseerd in Penningmeester te laden is er een voorbeeld excelbestand beschikbaar. Deze kunt u als volgt gebruiken om transacties in te lezen:
  1. Download excel voorbeeld
  2. Vul de excel sheet met uw transacties volgens het opgegeven formaat
  3. Sla het Excel bestand op als xlsx of xls bestand in de importfolder van Penningmeester (c:\penningmeester\import)

☝ De kolommen met rode koptekst zijn de minimaal verplichte velden.
💡 Als xlsx bestand niet kan worden ingelezen probeer hem dan in te lezen als xls bestand.

Davilex Personal administratie overzetten

Davilex heeft onlangs besloten te stoppen met de ontwikkeling van Davilex Cash Personal en het programma per 31 juli 2021 te beëindigen. Om de overstap naar Penningmeester makkelijk te maken is een Davilex Excel export transactie formaat toegevoegd aan Penningmeester.

Davilex Cash Personal administratie exporteren

  1. Ga in Davilex naar Transacties per rekening
  2. Kies transacties van "alle rekeningen"
  3. Kies periode "volledige administratie"
  4. Selecteer in lijstweergave de velden: Datum, Rekening, Tegenrekening, Mededeling, Bedrag, Post, Memo en relatie
  5. Klik op de OK button

Overzetten davilex Cash personal stap 1.

👉 Nu heb je de rekening(en) voor een specifieke periode in je scherm staan

Gegevens in excel plakken

  1. Ga in een van de getoonde transacties staan en kies dan voor ctrl+a en ctrl+c om alle transacties te kopiëren
  2. Open een nieuw Excel en plak hier de gegevens via plakken (ctrl+v)
Overzetten davilex Cash personal stap 2.


👉 Na het plakken zullen de transacties in onderstaand Excel formaat zichtbaar worden.

Overzetten davilex Cash personal stap 3.


Excel bestand inlezen in Penningmeester

  1. Sla het Excel bestand op als .xls of .xlsx in de import folder van Penningmeester (c:\penningmeester\import\)
  2. Sluit het Excel bestand
👉 Nu worden alle transacties en posten worden automatisch ingelezen. Afhankelijk van het aantal transacties kan dit tot enkele minuten duren.

💡 Als xlsx bestand niet kan worden ingelezen probeer hem dan in te lezen als xls bestand.

Inrichten

Posten

Penningmeester is standaard voorzien van veelgebruikte posten voor privégebruik. Deze posten kunt u naar uw eigen situatie inrichten via menu beheer → posten beheren. Een goede indeling hiervan is belangrijk om goede rapportages en grafieken te kunnen maken. Instellingen en tips voor het inrichten van de posten staan hieronder beschreven.

Post naam

De naam voor de post zoals Loon, Boodschappen, (Aansprakelijkheids)verzekering*, Hypotheek, Kapper, School.

💡 Kies hier een niveau die u ook zou gebruiken bij het opstellen van een begroting en u wilt terugzien in de rapportages. Kies bij twijfel een zo hoog mogelijk niveau zoals "verzekering" in plaats van "aansprakelijkheidsverzekering".

Groep

Hiermee zijn posten te groeperen. De groep is in te stellen als detailniveau in verschillende rapportages en grafieken.
Voorbeelden hiervan zijn: Salaris, Huishouden, Verzekeringen, Woonkosten, Verzorging, Kinderen.

👉 De groep is niet apart te beheren, maar vrije invoer bij de post. De keuzelijst is een verzameling van unieke opgegeven waarden. Om een groep te wijzigen of verwijderen moet u de groepnaam bij alle posten met die groep aanpassen.

Groeptypen

  • Vast: Vaste posten die gedurende het jaar gelijk blijven zoals huur, loon of hypotheek
  • Variabel: Maandelijkse variabele kosten - waarop valt te bezuinigen - zoals boodschappen, kleding
  • Eenmalig: Eenmalige inkomsten of uitgaven. Deze worden niet opgenomen in wizard begroting.
  • Pro Memorie (PM). Dit zijn posten die u niet wilt rekenen als kosten of opbrengsten zoals overboekingen naar uw eigen rekening of spaarrekening.

BTW

Hier kunt u optioneel een BTW percentage (bijvoorbeeld 21%) opgeven voor uw BTW aangifte rapport. Zie voor meer informatie BTW rekening

Belastingposten

Markeert een post markeren als belastingpost zoals Hypotheek, Verbouwing, belastingteruggave. Deze instelling heeft geen functionele werking maar is handig om te gebruiken als filter bij rapportages voor uw belastigaangifte.

Salderen

Hiermee plaatst u het resultaat van de post in de rapportages onder de inkomsten of uitgaven. Uit eten kunt u bijvoorbeeld op uitgaven zetten. Stel u betaalt de restaurant rekening van € 100,- en krijgt de helft van vriend of familie teruggestort. Dan wordt € 50 als uitgaven in de gesaldeerde rapportages weergegeven.

Transacties rubriceren

Nadat u uw gegevens in Penningmeester heeft ingelezen kunt u uw gegevens rubriceren door er een post aan te koppelen.

Automatisch rubriceren

Voorbeeld aanmaken automatische actieregel Na het downloaden en inlezen van transacties worden uw transacties automatisch op basis van actieregels gerubriceerd. Standaard bevat Penningmeester actieregels waarmee boodschappen, televisie en uit eten al automatisch worden toegewezen. Tijdens het handmatig toewijzen van posten aan uw transacties zoekt Penningmeester naar soortgelijke transacties en vragen om deze voortaan automatisch toe te wijzen. Hiermee leert u Penningmeester uw transacties te kennen en voortaan automatisch te rubriceren.

Ongerubriceerde transacties rubriceren

Voorbeeld van het toewijzen van een post/rubriek aan een transactie Transacties zonder post toegewezen kunt u als volgt bijwerken:
  1. Klik op de knop "Rubriceren" links onderin het Transacties scherm.
  2. Het transactie detail scherm van de eerste ongerubriceerde transactie verschijnt
  3. Selecteer een post
  4. Klik op knop volgende of enter om de volgende ongerubriceerde transactie te openen

Selectie wijzigen

Voorbeeld van het wijzigen van een selectie van transacties Het is mogelijk om de post van meerdere transactie te wijzigen:
  1. Selecteer de transacties in het transacties scherm. Met ctrl knop is het mogelijk meerdere transacties te selecteren
  2. Klik midden onderin op knop Wijzig selectie
  3. Wijzig de post in het wijzig selectie scherm en klik OK

Interne boekingen

Rubriceer onderlinge boekingen tussen rekeningen als post van het type PM. Penningmeester zorgt ervoor dat deze PM mutaties niet als kosten, opbrengsten en resultaten in de rapportages worden meegenomen. Hiermee houdt u kosten, opbrengsten en bezittingen goed uit elkaar. Standaard is penningmeester voorzien van de volgende PM posten:
  • PM (Pro Memory)
  • Kruispost
  • Verbouwing
  • Sparen
  • Interne boeking
💡 PM posten worden niet meegenomen in resultaat rapporten en wel meegenomen in de berekening van het saldo.
💡 Om PM posten wel weer te geven in een resultaat rapporten zet u de rapport instelling "PM posten" op ja.

Transacties splitsen

Voorbeeld van het transactie splitsen scherm Een ingelezen transactie kunt u als volgt splitsen en opdelen in meerdere posten:
  1. Dubbelklik op een transactie in het transacties scherm om het transactiedetailscherm te openen
  2. Ga naar tabblad "splitsen"
  3. Klik op knop toevoegen om gesplitste transacties toe te voegen
☝ Gesplitste posten worden alleen weergegeven in de administratieve weergave.

💡 Splitsen kunt u ook gebruiken om een transactie administratief op een andere datum te laten vallen

Handmatig (kas) transacties toevoegen

Voorbeeld handmatig (kas) transacties toevoegen Het is mogelijk om handmatig transacties toe te voegen om mutaties van een (kas)rekening handmatig bij te houden.
  1. Klik in transactiescherm midden onderin op knop Toevoegen.
  2. Vul de benodigde velden in het invoer scherm.
  3. Klik op OK om op te slaan of OK + nieuw om op te slaan en direct een nieuwe transactie aan te maken.

💡 Tips
  1. Handmatig toegevoegde transacties krijgen een groen lettertype in het transacties scherm.
  2. Met een actieregel is het mogelijk om automatisch tegenboekingen van transacties te maken op de kasrekening door het “boek naar rekening” de kasrekening op te geven voor.
  3. Via rechtermuismenu in het transacties schewrm is het mogelijk direct een tegenboeking van de transcatie aan te maken. De gegevens van de gesleecteerde transactie wordt hierbij overgenomen.

Rekeningen opvoeren en instellen

Voorbeeld bankrekening toevoegen Maak een rekening waarvan u het saldo en mutaties in Penningmeester wilt bijhouden. Voorbeelden van rekeningen om bij te houden zijn:

Bezittingen (Activa)

  • Betaalrekening
  • Spaarrekening
  • Beleggingsrekening
  • Kasrekening
  • Waarde huis

Schulden (Passiva)

  • Hypotheek
  • Studieschuld
  • Persoonlijke lening
  • BTW rekening

Per rekening geeft u een naam en ijksaldo. Een ijksaldo is een bekend saldo van de rekening aan het einde van de opgegeven ijkdatum. Op basis van het opgegeven ijksaldo wordt het actuele en saldoverloop per dag berekend door inkomsten -/- uitgaven erbij op te tellen. Het berekende saldo wordt in de diverse rapportages en overzichten van Penningmeester gebruikt. Het ijksaldo kan later aangepast worden.

Nieuwe rekening inlezen tijdens transacties

Tijdens het inlezen van transactiegegevens controleert Penningmeester automatisch op nieuwe bankrekeningen. Van iedere rekening wordt gevraagd een tennaamstelling en ijksaldo op te geven.

Handmatig rekening toevoegen

Voeg een rekening toe via de knop Toevoegen via het menu beheer ⇾ rekeningen.

Melding bij saldo

Geef een limiet waaronder u een melding in Penningmeester wilt zien. Een melding hiervan wordt in het Stand van zaken overzicht weergegeven. Op basis van uw begroting en werkelijke inkomsten/uitgaven zal Penningmeester daar een melding geven als het verwachte saldo onder het opgegeven bedrag komt.

Balans zijde / type

Via de balans zijde en type wijst u de rekening een plek toe aan de rekeningbalans. De rekeningbalans geeft u een goed overzicht van uw bezittingen, schulden en eigen vermogen.

Toon op stand van zaken panel

Hiermee geeft u aan of het saldo van de rekening op de stand van zaken panel moet worden weergegeven. Reden om dat niet te doen is om een overvol overzicht te krijgen.

Saldo correctie

Als u periodiek handmatig rekening saldo bijhoudt of als rekeningsaldo afwijkt van het werkelijke saldo is het mogelijk om door middel van een saldo correctie een transactie van het saldoverschil aan te maken. Dit is met name goed te gebruiken voor beleggings- en vermogensrekeningen (bijvoorbeeld huis WOZ waarde). De waarde op deze rekeningen kunnen door koerswijzigingen toenemen en/of afnemen, zonder dat er daadwerkelijk transacties tegenover staan. Om een overzicht te behouden van het waardeverloop kunt u periodiek het actuele saldo ervan aanpassen naar de nieuwe stand door middel van een saldo correctie. De saldocorrectie kunt u als volgt uitvoeren vanuit menu beheer ⇾ rekening beheer:
  1. Selecteer een rekening en kies voor Saldo correctie
  2. Vul in het saldocorrectiescherm het nieuwe ijksaldo op de opgegeven ijkdatum en kies OK
  3. Er wordt een transactie correctiescherm geopend waarin u de transactie aanmaakt. Standaard wordt deze gevuld met het saldoverschil
  4. Kies voor OK om de correctie aan te maken

Rekeningprofiel aanmaken

Een rekeningprofiel instellen Met een profiel groepeert u rekeningen. Handig om transacties, rapporten en grafieken voor een selectie van rekeningen te maken. Voorbeelden van een profiel:
  • Privé
  • Zakelijk
  • Vermogen
  • Kinderen

Een profiel aanmaken

Een rekeningprofiel maakt u aan via menu beheer ⇾ profielen of rechtsbovenin het transactiescherm via de profiel dropdown.

Een profiel selecteren

Activeer een profiel rechtsbovenin het transactiescherm. Het geselecteerde profiel wordt onthouden en weer ingesteld bij het starten van Penningmeester. Een ingesteld profiel filtert de gegevens voor onder andere de transacties, rapporten, grafieken, begroting, dashboard en reserveringen.

Begroting of budget maken

Begroting voorbeeld Een begroting maakt u om uw inkomsten en uitgaven nog beter in de gaten te houden en controleren. Met een begroting geeft u aan wat u verwacht te ontvangen en uit te geven. In verschillende overzichten ziet u hoe u ten opzichte van uw begroting presteert. De begroting informatie wordt daarnaast gebruikt voor een prognose van uw toekomstige inkomsten, uitgaven en saldo.

Wizard nieuwe begroting

Voorbeeld begroting wizard De makkelijkste manier om een betrouwbare begroting te maken is eerst een jaar aan transacties in te lezen en rubriceren. Gebruik vervolgens de Wizard nieuwe begroting om een begroting te genereren.
  1. Ga naar begroting scherm
  2. Klik Wizard nieuwe begroting links onderin
  3. Genereer een begroting op basis van inkomsten/uitgaven of begroting van een eerder jaar
  4. Wijzig de aangemaakte begrotingsregels naar de huidige inzichten

Begrotingsregels

Vanuit begroting beheer kunt u een begrotingsregel aanmaken of bewerken. Het aanpassen kan direct in het begrotingsbeheerscherm, of via de regel bewerken knop in het detailscherm. In een begrotingsregel geeft u voor de post aan wat de verwachtte inkomsten of uitgaven per maand zijn.

Rekening of profielkeuze

Geef een rekening op waarvoor de inkomsten of uitgaven gelden. Is het van tevoren niet te bepalen via welke rekening deze verloopt is het ook mogelijk om een profiel te kiezen. De begroting, begrotingsruimte en prognose worden in dat geval verdeeld over de rekeningen van het ingestelde profiel.

Dag instelling

Via de kolom “dag” in de begrotingsregels is te bepalen hoe het bedrag wordt verdeeld:
  • Ingevuld: Het bedrag wordt op de opgegeven dag in de maand geprognotiseerd. Als de opgegeven dag gepasseerd is, zal het bedrag niet meer worden meegenomen in de prognose van die maand. Bedoeld voor bedragen die maandelijks op dezelfde dag vallen, zoals salaris of telefoonkosten.
  • Leeg: Het opgegeven bedrag wordt over de volledige maand of jaar verspreid. De restprognose is het begroot bedrag -/- werkelijke uitgaven. Bedoeld voor bedragen met een onregelmatig karakter, zoals kleding of diversen.
  • 0: Verdeelt het bedrag gelijkmatig over de (resterende) dagen van de maand. De restprognose is het begroot bedrag / aantal dagen in periode * resterende aantal dagen in de periode. Bedoeld voor regelmatige bedragen zoals (dagelijkse) boodschappen. Hiermee zijn afwijkingen direct zichtbaar in de begrotingsruimte en prognose.

Jaar of maandbedrag

Een bedrag kan per maand of jaar worden begroot. De keuze hierin heeft het volgende effect op de begroting, begrotingsruimte en prognose:
  • Maand: Bedoeld voor voorspelbaar terugkerende bedragen zoals salaris, huur, boodschappen, hypotheek, verzekering. Afwijkingen zijn de volgende maand zichtbaar in de begrotingsruime en prognose.*
  • Jaar: Bedoeld voor bedragen die onregelmatig over het jaar zijn verdeeld, zoals inrichting kleding. Afwijkingen zijn aan het einde van het jaar zichtbaar in de begrotingsruime en prognose.*
* Als het totale maand of jaarbudget is overschreden zal de afwijking direct in de begrotingsruime en prognose zichtbaar zijn.
💡 Probeer voor een nauwkeurige prognose zoveel mogelijk per maand te begroten.

Wees reeël

Belangrijk bij het opstelen/aanpassen van een begroting is een zo reëel mogelijk en haalbare begroting op te stellen. Des te reëeler de begroting, des te nauwkeuriger de financiële prognose. Een nauwkeurige prognose helpt u tijdig te signaleren om uw inkomsten of uitgavenpatroon bij te stellen. Bekijk pas waar u kunt/moet aanscherpen nadat de begroting volledig is opgesteld.

Begroot een positief resultaat

Houd bij het maken van uw begroting het begrotingsresultaat rechtsboven in de gaten. Probeer te begroten op een positief resultaat.

Stel uw begroting bij

Financiele prestatie indicatoren Controleer periodiek via stand van zaken, het dashboard, rapportages en grafieken hoe u ervoor staat ten opzichte van uw begroting en stel de begroting regelmatig bij. Dat maakt de prognose nauwkeuriger en geeft u de benodigde informatie om tijdig bij te sturen. De volgende prestatie indicatoren zijn interessant om in de gaten te houden:
  • Begrotingsresultaat. Geeft aan of uw begrootte inkomsten en uitgaven in evenwicht zijn.
  • Resultaat. Geeft aan of uw inkomsten en uitgaven in evenwicht zijn.
  • Begrotingsruimte. Geeft de stand (saldo) ten opzichte van uw begroting. Als deze te hoog of te laag is uw begroting niet nauwkeurig genoeg.
  • Bestedingsruimte. Het totaal verwachte eindsaldo aan het einde van de periode. U ziet hieraan of u over voldoende saldo beschikt tot het einde van de periode. Ofwel of uw cashflow op orde is.
  • Saldo alerts. Geeft aan wanneer één van de geselecteerde rekeningen naar verwachting voor het eerst onder de ingestelde kredietlimiet raakt. Zo kan uw bestedingsruimte t/m het einde van de periode in orde zijn, maar uw saldo tussentijds tijdelijk onvoldoende.
💡 Een goede en reeële begroting wordt beloond met beter inzicht in uw financiën!

Reserveringen maken

Een reservering kan gebruikt worden voor eenmalige uitgaven of inkomsten die niet in de begroting zijn opgegeven.
Voorbeelden van een reservering zijn:
  • Eenmalig grote inkomsten of uitgaven
  • Een factuur die u moet betalen

Digitale bonnen en bijlagen toevoegen

Contributies bijhouden

Overzicht en inzicht

Transactie overzicht

Het transacties overzicht is het hoodscherm wanneer u Penningmeester. Het bevat een overzicht van de transacties in uw administratie en biedt zeer uitgebreide zoek, sorteer en filter mogelijkheden.

Kolommen weergeven en verbergen

Via het rechtermuismenu ⇾ kolommen weergeven / verbergen kunt u aangeven welke kolommen u wilt weergeven.
Verplaats kolomen door deze te slepen. De kolomweergave wordt onthouden en weer ingesteld bij het starten van Penningmeester.

Periode instellen

Voorbeeld van het instellen van een transactie periode filter Rechtsbovenin het transacties scherm wordt de ingestelde periode weergegeven. Door op de periode te klikken stelt u een andere periode in. De ingestelde periode wordt onthouden en weer ingesteld bij het opstarten.

Zoeken

Voorbeeld van het zoeken op transactie trefwoord Linksbovenin is het mogelijk om te zoeken op een trefwoord. Hiermee zoekt u op algemeen trefwoord in de transacties.

Sorteren

U sorteert uw transacties door op de omschrijving van een kolom te klikken. Als u een 2de keer klikt wordt de sortering ervan omgedraaid (oplopend ‹› aflopend).

Filteren

Voorbeeld van het instellen van een uitgebreide transactie filter Transacties filtert u op een van de volgende manieren:
  • Rechts van het zoekveld kunt u direct op Af/Bij of op een post filteren.
  • Met de Filter knop daarnaast opent u een uitgebreid filter scherm
  • Via de dropdown van de filterknop kunt u speciale filters toepassen
  • Selecteert een transactievel en filter via de < knop bovenin op geselecteerde waarde
  • Via rechtermuismenu stelt u eenvoudig een filter in op het geslecteerde transactie veld

Transactie bewerken

  • Dubbelklik op een transactie om het transactiedetailscherm te openen en te bewerken
  • Een post kan optioneel direct in het overzicht worden aangepast door dezet te selecteren en via dropdown aan te passen
  • Selecteer een of meerdere transacties en kies onderop voor Wijzig selectie om de gegevens van meerdere transacties tegelijk te wijzigen

Transacties selecteren

Het selecteren van transacties werkt vergelijkbaar met Excel.
  • Selecteer een transactie door op een cell te klikken of selecteer de regel links van de datum
  • Houdt shift ingedrukt op meerdere aangrenzende regels te selecteren
  • Houdt ctrl ingedrukt op meerdere niet-aangrenzende regels te selecteren
  • Kies ctrl+A of selecteer alles links via de Datum header om alle transacties in de filter te selecteren
  • Rechtsonderin worden de totalen van de geselecteerde transacties weergegeven
  • Kies in de toolbar onderop een actie om uit te voeren op de geslecteerde transactie(s)

Stand van zaken

Voorbeeld van het instellen van een uitgebreide transactie filter De stand van zaken toolbar is zichtbaar rechts in het Transactie overzicht scherm. De betenis van de gegevens hierop zijn als volgt:
  • Bovenin worden de saldi weergegeven van alle rekeningen waarbij "toon rekening op stand van zaken toolbar" optie is ingeschakeld
  • Profiel totaal. Het totaal saldo van alle rekeningen
  • Saldo alert. De eerste datum waarop het saldo onder de “Melding bij saldo” grens komt die staat ingesteld bij de rekening
  • Bestedingsruimte. Totaal verwachte eindsaldo van alle rekeningen
  • Verwacht resultaat. Totaal verwachte inkomsten minus totaal verwachte uitgaven
  • Begrotingsruimte. Totaal begroot resultaat minus totaal verwacht resultaat
Onderin de stand van zaken panel staat selectieafhankelijke gegevens. Selecteer je bijvoorbeeld een post, dan zie je daar een samenvatting van de geselecteerde post. Is de datum kolom geselecteerd, dan verschijnt hier een samenvatting van de geselecteerde maand.

☝ De gegevens in het stand van zaken overzicht zijn gebaseerd op de periode die onderin de panel staat geselecteerd. Niet over de transactie datum selectie.

Rapportages

Een veelgeprezen functie van Penningmeester zijn de uitgebreid instelbare en inzichtelijke rapportages. Op basis van een voorgedefinieerde rapportages, rapport instellingen en filters maakt u eenvoudig rapportages naar eigen behoefte.

  1. Selecteer een rapport in het rapporten menu
  2. Stel een gewenste periode filter in
  3. Geneer het rapport
  4. Pas het rapport naar wens aan via het rapport instellingen menu rechts
Voorbeeld maandoverzicht

Rapport filter

Bij het openen van een rapport kunt u een filter opgeven. Op basis van deze filter wordt het gekozen rapport gegenereerd.

Rapport instellingen

In instellingen toolbar rechts is het mogelijk de layout, groepering, sortering en nog veel meer aan te passen. Klik na het wijzigen op toon knop om de instellingen in het rapport door te voeren. Om de gekozen instellingen te bewaren, kies op de opslaan knop. Geef daarbij een naam van het rapport op zodat u deze de volgende keer met dezelfde instellingen en filter kunt openen of publiceren.
💡 Met salderen op ja is het mogelijk het resultaat (inkomsten – uitgaven) van de post bij de inkomsten of uitgaven weer te geven, zoals ingesteld bij de betreffende post.

Rapport printen en exporteren

Via de toolbar onderaan het rapport kunt u het rapport printen, exporteren naar excel, opslaan als html of mht bestand.
💡 Voor het exporteren naar excel heeft u Excel versie 2003 of hoger nodig.

Rapport publiceren

Via de publiceren knop kunt u een rapport publiceren zodat u deze met een zelf gekozen gebruikersnaam / wachtwoord versleuteld online kunt bekijken. Daarmee kunt u rapportages delen met anderen of onderweg op uw mobiele apparaat te bekijken.

Grafieken

Penningmeester kent diverse instelbare basisgrafieken. De basisgrafieken worden gegenereerd op basis van de ingestelde filter en zijn verder als volgt instelbaar via de grafiek instellingen toolbar rechts van de grafiek.

Resultaat per maand

In deze grafiek worden uw inkomsten tegen uw uitgaven afgezet.
  • De lichtgroene en lichtrode balken zijn geprognotiseerde inkomsten en uitgaven.
  • De donkerrode en donkergroene balken zijn uw werkelijke inkomsten / uitgaven, die de geprognostiseerde inkomsten en uitgaven naarmate de maand vordert worden gevuld.
  • De gele lijn is het cumulatieve resultaat (inkomsten -/- uitgaven) en geeft dus direct een goed beeld of uw inkomsten en uitgaven in balans zijn.
  • De gestippelde lijnen zijn uw begrootte inkomsten (groen), begrootte uitgaven (rood) en begroot cumulatief resultaat (grijs).

Taartdiagram van uw inkomsten en uitgaven

Met het taartdiagram kunt u uw inkomsten & uitgaven of meevallers & tegenvallers weergeven per post, postgroep of rekening. Afhankelijk van het ingestelde detailniveau kunt u op een taartpunt klikken om de onderliggende details weer te geven.

Saldo / resultaatverloop

In de saldografiek kunt u uw saldverloop per dag weergeven. In de grafiek kunt u via de pijltjes door de tijd heen navigeren, waarbij onderop de details van de geslecteerde dag worden weergeven. Het grijze gedeelte is geprognotiseerd; het niet grijze gedeelte is werkelijk saldo, die automatisch wordt aangepast naarmate het jaar vordert. De weergeven bestedingsruimte is het geprognotiseerde eindsaldo van de ingestelde periode. De begrotingsruimte is het geprognotiseerde saldoverschil ten opzichte van uw begroting. Het resultaatverloop is gelijk aan het saldorapport, alleen begint deze grafiek op stand 0 en worden de PM posten niet in de grafiek meegenomen.

Vlakdiagram van uw inkomsten en uitgaven per maand

In het vlakdiagram kunt u gegevens per maand uitzetten. In onderstaand voorbeeld zijn dat de inkomsten en uitgaven per groep. Dit is bijvoorbeeld ook instelbaar per rekening. Met het taartdiagram kunt u uw inkomsten & uitgaven of meevallers & tegenvallers weergeven per post, postgroep of rekening. Afhankelijk van het ingestelde detailniveau kunt u op een taartpunt klikken om de onderliggende details weer te geven (bijvoorbeeld van postgroep naar onderliggende posten).

Koppelen met Excel

Uw gefilterde transacties kunt u in het rekeningovericht met de “Export..” button rechts onderin exporteren naar Excel. Daarbij kunt u een bestaand excel bestand kiezen of een nieuw excel bestand opgeven. Als u kiest voor een bestaande excelsheet, worden de gegevens op het penningmeesterdata tabblad bijgewerkt. U heeft daarmee dus een gekoppelde tabel, waardoor u in een ander tabblad grafieken of eigen berekening over de data kunt maken die bewaard blijft als u weer exporteert.
De export vanuit het rekeningoverzicht bevat alleen de werkelijke inkomsten en uitgaven. Rapportage gegevens in een gedimensioneerde structuur (inclusief saldo, begroting en prognoses) kunt u via het menu rapporten exporteren. Op basis van deze gegevens kunt u desgewenst in Excel rapporten maken en volledig afstemmen op uw eigen informatiebehoefte. Gebruik hiervoor bij voorkeur een draaitabel / grafiek (pivot table) in een ander tabblad.

Stappen om te koppelen met Excel:

  1. Kies in Penningmeester in het menu rapporten voor Excel rapport (ctrl + e)
  2. Kies een nieuw of bestaand Excel bestand waarnaar u wilt exporteren
  3. Kies de gegevens die u wilt exporteren
  4. Klik op Exporteren
Penningmeester verzamelt nu al uw gegevens en exporteert deze naar het opgegeven excel bestand naar het tabblad RapportData. Dit zijn uw basisgegevens voor uw rapport of grafiek. (Pas hierin geen gegevens aan). Met deze basisgegevens kunt u als volgt uw rapportages maken.

Maak een nieuw tabblad aan om uw rapport of grafiek in te maken

  1. Kies in het nieuwe tabblad voor invoegen (insert)
  2. Kies nu voor de mogelijkheid kruistabel/kruisgrafiek (PivotTable/PivotGraph)
  3. Selecteer bij gegevens reeks (data range) voor de geegevens op het rapportdata tabblad (bijvoorbeeld RapportData!$A:$AN) en klik ok
U heeft nu een kruistabel waarbij u uw gegevens uit Penningmeester kunt indelen. Zie onderstaand voorbeeld:

Bank transacties weergeven in Excel met een pivot tabel

In de pivottable list rechts kunt u nu gegevens slepen naar de Pivottable en zo uw rapport verder samenstellen. De mogelijkheden vanaf hier zijn redelijk eindeloos, dus verwijs ik graag naar andere pivottable tutorials. Als u uw rapporten heeft gemaakt kunt u de volgende keer vanuit Penningmeester uw gegevens bijwerken zoals in de bovenste stappen staat beschreven. Daarmee worden uw basisgegevens in het tabblad RapportData bijgewerkt met de meest actuele gegevens. Let er hierbij wel op dat de pivottable standaard niet ververst. Dit kunt u instellen in uw PivotTable opties, tabblad data optie ververs bij openen van bestand.

Boekhouding

BTW rekening

De BTW rekening is een speciale rekening in Penningmeester. Het rekeningnummer van de BTW rekening moet beginnen met BTW om aan te geven dat het om een BTW rekening gaat, zoals weergegeven in het onderstaand voorbeeld.
Voorbeeld van de BTW rekening

IJksaldo

Het ijksaldo is de openstaande BTW schuld op de gegeven ijkdatum. Deze wordt gebruikt voor de berekening van het actuale en historische saldo.

Saldo

Het saldo van de BTW rekening wordt berekend op basis van het BTW bedrag van alle transacties waar een post met BTW percentage is toegewezen.

Boeken BTW afdracht

De BTW schuld aan de belastingdienst wordt doorgaans betaald vanaf de betaalrekening. Geef deze transactie op de betaalrekening een post met een BTW percentage van 100% zodat het bedrag volledig in mindering gebracht op het BTW schuldsaldo van de BTW rekening.
Voorbeeld van BTW afdracht post
De posttype staat op "PM", zodat deze niet op de winst / en verliesrekening terecht komt.

Rekening balans

Een balans is weer te geven via menu Rapporten → Zakelijk → Balans. Dit rapport bevat het saldo van alle rekening in het rekeningprofiel ingedeeld naar opgegeven balanstype. Aangevuld met nog te ontvangen bedragen en nog te betalen bedragen op basis van de begroting en reserveringen en BTW saldo maakt de balans van uw administratie. Via de rapportinstellingen is de modus op uitgebreid te zetten om ratio's weer te geven. Via de mouseover tooltip is een uitleg en berekening van iedere ratio te bekijken.
Hieronder ziet u een voorbeeld van de rekening balans

Voorbeeld rekening balans

Winst en verliesrekening

De winst en verliesrekening vindt u in menu Rapporten → Zakelijk → Winst en verliesrekening. Dit rapport bevat de omzet en kosten van alle transacties in uw administratie. De transacties worden hierin gefilterd op de posten waar:
  • een BTW percentage is opgegeven
  • het posttype niet op PM staat ingesteld

Voorbeeld winst en verliesrekening

BTW aangifte

Voor de kwartaal BTW aangifte genereert u via menu rapporten → zakelijk → BTW aangifte rapport een overzicht die u helpt bij uw BTW aangifte.
Het rapport bevat de rubriek totalen van de transacties gefilterd op: BTW transacties op de betaalrekening die u nodig heeft voor uw BTW aangifte.
  • een BTW percentage is opgegeven
  • het posttype niet op PM staat ingesteld

Voorbeeld van BTW aangifte rapport voor hulp bij uw kwartaal BTW aangifte
De specificaties link in het rapport geeft de transacties weer waarop het rapport gebaseerd is.

Afschrijvingen

Het is in Penningmeester mogelijk om afschrijvingen bij te houden. Een stap voor stap beschrijving:
  1. Stel u schaft een PC aan en betaalt de factuur a € 1.500 met de betaalrekening
  2. Download uw banktransacties van de betaalrekening. De afschrijving wordt zichtbaar in het transactieoverzicht
  3. Geef de transactie een de post "Aanschaf PC's" met BTW percentage van 21% en posttype PM
  4. Klik in het transactieoverzicht met rechtermuis → activeren
  5. Boek het bedrag exclusief BTW naar rekening PC's (balanstype: vaste activa) en geeft post "Activering" (groeptype PM)
  6. Klik OK
  7. Klik ja bij vraag "Wilt u de activering ook afschrijven?"
  8. Vul de restwaarde, afschrijvingstermijn en post (type: VAST) en klik OK
  9. Er wordt per termijn een reserveringsregel aangemaakt

Effect op winst en verliesrekening

Zodra de datum van de afschrijving is verstreken wordt deze zwart in het reserveringen scherm, zichtbaar in het transactieoverzicht en als kosten op de winst en verliesrekening gerekend.

Effect op de balans

Het saldo van de PC's rekening wordt bij het activeren opgehoogd met de aanschafwaarde van de PC. Bij het verstrijken van iedere afschrijving wordt het saldo verlaagd met het betreffende termijnbedrag. De waarde van de PC's wordt als balansrekening weergegeven op de rekening balans

Voorbeelschermen

Activeren
Voorbeeld activeren inventaris naar balans rekening

Afschrijven
Voorbeeld afschrijven inventaris

Afsluiten boekjaar

Penningmeester maakt gebruik van doorlopende boekjaren en het is niet nodig om een boekjaar af te sluiten. Het is wel mogelijk om met een nieuw boekjaar een nieuwe administratie te starten om de oude ongewijzigd te houden.
  1. Open uw administratie en kies voor menu bestand… maak backup.
  2. Kies de naam (bijvoorbeeld data2020.mdb). Er is nu en backup van uw huidige administratie gemaakt.
  3. Kies nu in uw huidige administratie voor menu beheer → gegevens archiveren
  4. Geef bij de archiveringsdatum de gewenste startdatum van uw nieuwe administratie.

Digitale facturen bewaren

U kunt van alle uitgaven met een BTW post een digitaal bewijs (bon of factuur) bewaren. Dat kan in het transactie detail scherm → tabblad bijlagen.
Voorbeeld transactie detailscherm
In bovenstaande voorbeeld is de uitgave aan Coolblue voorzien van een 21% BTW post. In het tabblad bijlagen is de digitale factuur als bijlage opgeslagen.

Contibuties bijhouden

Voor het bijhouden en controleren van leden contributies is het mogelijk een relatiebegroting op te stellen. Een beschrijving van het gebruik en de inrichting is opgenomen in ledencontributie-bijhouden.pdf

Licentie

Evaluatieperiode

15 dagen gratis proberen

Standaard wordt Penningmeester geinstalleerd met een evaluatie sleutel. Hiermee kunt u Penningmeester 15 dagen volledig gebruiken.

Licentie aanschaffen

Na de evaluatieperiode kunt u via de website een licentiecode aanschaffen om Penningmeester te blijven gebruiken.

Blijven mijn gegevens bewaard als de periode verloopt?

Ja, de licentiecode staat los van uw administratie. Met de licentiecode ontgrendelt u de applicatie en kunt u direct doorwerken met uw administratie.

Licentiecode is verlopen

Zodra de evaluatie of uw licentiecode verloopt is het niet meer mogelijk om de Penningmeester applicatie te gebruiken.
U kunt via via de website een nieuwe 1, 2 of 3 jarige licentiecode aanschaffen en activeren om uw administatie weer verder te gebruiken.

Licentiecode aanschaffen

Licentie aanschaffen

Via de website kunt u een 1, 2 of 3 jarige licentie aanschaffen om Penningmeester na de evaluatieperiode Penningmeester te blijven gebruiken.

Licentiesleutel

Na de aanschaf ontvangt u een licentiecode per e-mail die u direct kunt activeren Penningmeester via het menu help.. registreer (f2).

Activeren op meerdere PC's

Het is mogelijk om een licentiecode op meerdere PC’s (maximaal 3) binnen een netwerk tegelijk te activeren.

Licentiecode overzetten naar andere PC

Het is mogelijk om een licentiecode op meerdere PC’s (maximaal 3) binnen een netwerk tegelijk te activeren. Bij het activeren van uw code op een volgende PC of vanuit een ander netwerk, zal u de vraag krijgen om de licentie op uw oude PC te deactiveren. U ontvangt dan een automatische e-mail met een link waarmee u de “ontkoppeling” kunt bevestigen. Nadat u op de bevestiginglink heeft geklikt kunt u de licentiecode op uw nieuwe PC activeren.

Activeren licentie mislukt

Krijgt u bij het activeren van uw licentiecode de melding: "Activatie mislukt, kan geen online controle uitvoeren"? Voer afhankelijk van de Penningmeester versie die u gebruikt onderstaande stappen uit om dit te verhelpen:

Penningmeester versie 6

  • Download en installeer versie 6.0.1.19 of hoger
  • Activeer uw licentiecode in Penningmeester via menu help ⇾ registratie (ctrl+f2)

Penningmeester versie 5

  • Stop Penningmeester indien gestart
  • Download de file UseStrongCrypto.reg of de gezipte versie hier en sla deze op. (dmv rechtermuis op de link en keuze “link opslaan als”.
  • Klik met rechtermuis op de gedownloade file en kies voor de optie “Samenvoegen” of “merge” in het geval van een engelse versie van windows
  • Start Penningmeester en activeer uw licentiecode
💡 Mocht na het downloaden in stap 1 de extensie van het bestand .txt gemaakt worden door de browser, hernoem deze dan .reg van om stap 2 uit te kunnen voeren of download en unzip de gezipte versie hier.

Penningmeester versie 4

  • Stop Penningmeester indien gestart
  • Download de file UseStrongCrypto.reg of de gezipte versie hier en sla deze op. (dmv rechtermuis op de link en keuze “link opslaan als”.
  • Klik met rechtermuis op de gedownloade file en kies voor de optie “Samenvoegen” of “merge” in het geval van een engelse versie van windows
  • Open het bestand c:\penningmeester\Penningmeester.exe.config met notepad en verwijder de volgende regel
    < supportedRuntime version="v2.0.50727" />
  • Start Penningmeester en activeer uw licentiecode
💡 U kunt per e-mail contact opnemen met info@penningmeester.net voor support.