Inhoudsopgave

Installatie

Systeemvereisten ↑

• Besturingssysteem: Windows 7, XP of Vista
• .Net framework: 3.5 of hoger (wordt bij installatie automatisch indien deze ontbreekt)
• Een beeldschermresolutie van 1024*768 of hoger

Installatie van het huishoudboekje ↑

U installeert Penningmeester als volgt op uw PC:

1. Download de proefversie
2. Klik op uitvoeren (installatie start automatisch na het downloaden)
3. Doorloop de installatie door overal op volgende te klikken
4. Nadat de installatie is voltooid start het Penningmeester huishoudboekje automatisch

De installatie is nu voltooid. Penningmeester zal starten met een leeg rekeningoverzicht. Navigeer nu via de knop linksboven naar uw internetbankieren en downloadt uw rekening gevevens. Dit staat verder uitgelegd in onderstaande hoofdstukken.

Transactiegegevens inlezen en rubriceren

Transacties inlezen ↑

De transacties in Penningmeester kunt u periodiek bijwerken met gegevens vanuit uw internetbankier omgeving. Hieronder staat een stappenplan hoe u gegevens in het Penningmeester huishoudboekje kunt inlezen:

1. Selecteer linksbovenin Penningmeester de link naar uw bank
2. Log in op uw internet bankieren en download uw gegevens vanaf de vorige datum dat u heeft gedownload
3. Sla het bestand op in de import directory van Penningmeester (c:\Penningmeester\Import)
4. Nadat de gegevens zijn gedownload worden de gegevens automatisch ingelezen.U krijgt een bericht zodra het inlezen is voltooid.
5. Rubriceer uw transacties via de rubriceren button

Eventueel aanwezige transacties worden bij het inlezen overgeslagen. Dubbele transacties kunnen in Penningmeester alleen in de volgende omstandigheden voorkomen:

• Als de dubbeling in hetzelfde bestand wordt gedownload (wordt bewust toegelaten)
• De inhoud van de transactiegegevens anders is. Dat kan bijvoorbeeld voorkomen als u overlappende periodes van verschillende formaten downloadt die door de bank inhoudelijk anders zijn opgemaakt.

Eventuele dubbelingen kunt u handmatig te verwijderen door 1 of meerdere rijen te selecteren en vervolgens op de delete knop te drukken. Via snelfilter heeft u de mogelijkheid om mogelijke duplicaten weer te geven.

Stap voor stap uitleg voor het inlezen van transactie gegevens (voorbeeld ING internet bankieren).

Inlezen FAQ

Transacties rubriceren ↑

Handmatig rubriceren

Nadat u uw gegevens in Penningmeester heeft ingelezen kunt u uw gegevens rubriceren door er een post aan te koppelen. Dit doet u door in het rekeningoverzicht een post uit de keuzelijst te selecteren; of via de knop “rubriceren” links onderin het rekeningoverzicht (aanbevolen). Het huishoudboekje van Penningmeester is voor uw gemak standaard voorzien van veelgebruikte posten. U kunt uiteraard zelf posten aanmaken of verwijderen en dus zelf bepalen hoe u uw administratie inricht.

Automatisch rubriceren

Tijdens het rubriceren van uw transacties controleert Penningmeester automatisch of er nog soortgelijke ongerubriceerde mutaties aanwezig zijn (o.b.v. tegenrekeningnummer of omschrijving) . In dat geval vraagt Penningmeester u of deze automatisch gerubriceeerd moeten worden. U kunt daarbij kiezen of u dat eenmalig of voortaan automatisch wilt doen d.m.v. een autopost regel.

Transacties splitsen ↑

Transacties is Penningmeester kunt u splitsen (administratief specificeren) om een uitgave (zoals bijvoorbeel creditcard) in verschillende posten te verdelen. Dubbelklik hiervoor op een transactieregel in het rekeningoverzicht en ga naar het tabblad “specificatie (administratief)”. U kunt daar een onbeperkte splitsing in regels maken.

Let op: De gesplitste posten worden alleen in administratieve weegave in het rekeningoverzicht, rapporten en grafieken getoond. U kunt tussen werkelijke en administratieve weergave switchen via filters.

Door middel van transactie splitsen (administratief specificeren) kunt u bijvoorbeeld ook een transactie (of een deel ervan) administratief op een andere datum laten vallen.

Handmatig (kas)transacties toevoegen ↑

In Penningmeester kunt u handmatig mutaties toevoegen om bijvoorbeeld kas mutaties en saldi bij te houden. Klik hiervoor helemaal rechtsonderin Penningmeester op de knop “toevoegen”. Er verschijnt een scherm waarin u de transactiegegevens kunt opgeven en toevoegen. U kunt hierbij een willekeurige naam als rekening opgeven, zoals bijvoorbeeld “kas”. Door later een ijksaldo van de opgegevens “kas” rekeningen op te geven, kunt u ook het kassaldo berekenen.

Deze mogelijkheid kunt u naast kasboek transacties bijvoorbeeld ook gebruiken voor (vermogens)rekeningen waar u geen gegevens van internet bankieren kunt downloaden. Enkele voorbeelden:

• Spaarrekeningen
• Beleggingen
• Studieschuld (met negatief saldo)
• Hypotheek schuld (met negatief saldo)
• De waarde van uw huis (bijvoorbeeld WOZ)
• Een spaardoel (met negatief saldo)

Hiermee kunt u naast uw lopende rekeningen ook een eigen vermogenspositie met mutaties bijhouden.

Een transactie overboeken ↑

In het rekeningoverzicht kunt u via uw rechtermuismenu op een transactieregel eenvoudig een mutatie tegenboeken naar een andere rekening. Dit is hetzelfde als het opvoeren van een handmatige transactie, maar scheelt u handmatig overtypen van de gegevens. De stappen:

• Ga op een regel te staan
• Klik op rechtermuisknop
• Klik op “Boek naar rekening”
• Kies bij “naar rekening” de betreffende (spaar)rekening en klik op OK

Er is nu een tegenboeking van de transactie gemaakt.

Ondersteunde bankformaten

Nederlandse banken ↑

Penningmeester ondersteunt de volgende bestandsformaten van Nederlandse banken.

Belgische banken ↑

Overige formaten ↑

Penningmeester Excel formaat ↑

Als u nog een excelsheet met bankmutaties heeft, kunt u deze in Penningmeester inlezen.  Hiervoor dient u uw excelbestand aan te passen aan de dezelfde indeling hebben als het onderstaande voorbeeld.
Download excel voorbeeld

De kolommen met rode koptekst zijn de minimaal verplichte velden.  Nadat u het bestand heeft gevuld, kunt u het bestand in de folder: c:\penningmeester\import plaatsen, waar het bestand vervolgens automatisch wordt ingelezen.

Uw financiën inzichtelijk maken

Rekeningoverzicht ↑

In het rekeningoverzicht ziet u alle inkomsten & uitgaven van uw verschillende bankrekeningen. U kunt hierin uw transacties sorteren, zoeken filteren, rubriceren en bewerken.

Sorteren

U sorteert uw transacties door op de omschrijving van een kolom te klikken. Als u een 2de keer klikt wordt de sortering ervan omgedraaid (oplopend <> aflopend).

Rubriceren

Om een transactie te rubriceren kunt u in het rekeningoverzicht een post uit de keuzelijst selecteren.Van de overige kunt u dat handmatig doen door een post te selecteren. Indien u bijvoorbeeld “boo” typt, verschijnt de post boodschappen. Ga eventueel met de pijltjestoetsen naar boven en beneden om andere posten te selecteren en klik op enter wanneer u de juiste heeft gevonden. De cursor verspringt automatisch naar de post van de volgende regel. De aangepaste gegevens worden na het wijzigen automatisch opgeslagen.

• Om een post keuze ongedaan te maken klikt u op de ESC toets.
• Om een post leeg te maken selecteert u de post en klikt u op de delete toets.
• U kunt van een selectie transacties de post wijzigen.

Mededelingen aanpassen

Optioneel kunt u zelf de mededelingen van een transactie aanpassen. Klik hiervoor op de betreffende mededeling cel en vul een nieuwe text in. De gewijzigde gegevens worden automatisch opgeslagen. U kunt ook een eigen opmerking of kenmerk toekennen in het transactie detailscherm. Hier komt u door in het rekeningoverzicht op een transactie te dubbelklikken.

Totalen en aantallen

Onderin het rekeningoverzicht ziet u de totalen en aantallen van de transacties binnen de opgegeven filter. Als u transactieregels heeft geselecteerd worden de totalen en aantallen van de selectie getoond en zal de tekst ervan blauw in plaats van zwart zijn.

Stand van zaken

Rechts in het rekeningoverzicht ziet u een “stand van zaken” toolbar. Daarin is voor u inzichtelijk:

• Het rekening saldo van alle rekeningen in het gekozen profiel, waarvan in rekeningbeheer het vinkje “toon in toolbar” aan staat.
• Het totale profiel saldo van alle rekeningen in het profiel.
• Een saldo alert datum. Eerste datum waarop het saldo van een van de rekeningen in het profiel onder het opgegeven “saldo alert” komt (opgegeven in rekeningbeheer).
• Bestedingsruimte. Totaal verwacht eindsaldo van alle rekeningen in het profiel.
• Verwacht resultaat. Verwachte inkomsten -/- uitgaven van alle rekeningen in het profiel.
• Begrotingsruimte. Begroot resultaat -/- verwacht resultaat.

Alle saldi worden berekend op basis van het opgegeven ijksaldo in menu rekening beheer en alle aanwezige mutaties. Voor het prognotiseren wordt de opgegeven begroting gebruikt. Lees hierover meer in het hoofdstuk begroten.

Transactiegegevens filteren ↑

Via filters maakt u in het huishoudboekje van Penningmeester eenvoudig selecties van uw transacties. Filters past u toe via de filtertoolbar, het filterscherm, profielen en rekening selectie.

Een ingestelde filter is van toepassing op alle schermen. Dus ook de rapporten en grafieken. De saldografiek is hierbij de enige uitzondering. Daarvoor gedt alleen de ingestelde periode.

Filtertoolbar

De filtertoolbar vindt u bovenin ieder scherm. De filtertoolbar bevat snelfilters voor de meest gebuikte velden. Zodra er een filter staat ingesteld, verschijnt de button “Filter uit”, waarmee u de gekozen filter instellingen weer terug kunt zetten naar de beginstand. Rechts in de filterbar wordt altijd de ingestelde periode weergegeven.

Via de knop meer kunt u het detail filterscherm openen (hieronder beschreven), of via het “wiebertje” rechts overige filter instellingen kiezen.

Zoeken

Verder kunt u in de filter toolbar zoeken op trefwoord. In dat geval wordt de zoekterm gezocht in de velden omschrijving, post, kenmerk en omschrijving.

Filterscherm
Het filterscherm opent u via de filtertoolbar met de knop “Meer..” of via de toetsencombinatie (ALT + F). In het filterscherm kunt u uw transacties op verschillende velden filteren. Iedere waarde die u invult filtert de data extra. Kiest u bijvoorbeeld rekening: 123456 en bij/af: Af, dan zal de data bij toepassen op beide waarden gefilterd worden. Kortom van rekening 123456 alle AF posten.

Standaard wordt de “datum van” en De “datum t/m” ingesteld op de datum die u in programma instellingen als ” standaard startfilter” heeft ingesteld (standaard afgelopen 3 jaar). Deze data waarden worden als niet gefilterd beschouwd. Als u een andere datum opgeeft, of een ander filter veld van een waarde voorziet, zal de rode “filter uit” knop in de toolbar zichtbaar zijn.

Filteren via rechtermuisknop

In het rekeningoverzicht kunt u filteren op waarden via het rechtermuisknop menu. Op alle kolommen m.u.v. omschrijving en mededelingen kunt u met de rechtermuisknop klikken op een cel. Er verschijnt een menu, waarmee u direct op de waarde van de geselecteerde cel kunt filteren. Bij een uitagave post kunt u er ook voor kiezen om een post juist niet in het overzicht te tonen.

Eenmaal op een kolom gefilterd, zal de kolom kop ervan schuin zijn gedrukt. Via de rechtermuisknop op één van de cellen van die kolom kan de filter op de kolom weer worden uitgezet.

Rekeningfilter

Rechtsbovenin Penningmeester kunt u een rekeningnummer selecteren, waarna alleen de transacties van die betreffende rekening worden weergegeven. De rekeninglijst is gelimiteerd tot de rekeningen die in het geslecteerde profiel zijn opgegeven.

Profielfilter

Een profiel is een verzameling met rekeningnummers. Deze kunt u instellen via profielbeheer. Indien een ander profiel dan het profiel “Standaard” is opgegeven worden alleen de gegevens getoond van de rekeningen die in dat betreffende profiel zijn opgegegeven.

Administratieve / werkelijke weergave

Onderin het rekeningoverzicht kunt u switchen tussen administratieve en werkelijke weergave. In de administratieve weergave worden de transacties die u “administratief heeft gespecificeerd” of gesplitst heeft in het transactie detail scherm. Administratief gespecificeerde mutaties worden in het rekeningoverzicht in het blauw weergegeven.

Rapporten ↑

Penningmeester kent een aantal rapporten om inzicht te krijgen in af- en bijschrijvingen. Kies uit een van de beschikbare rapporten in de menu bar. Het rapport wordt gegenereerd op basis van de ingestelde filter. Via de knoppen op de rapport toolbar kunt een rapport printen, exporteren naar excel en opslaan als html of mht bestand. Vanuit het afdrukvoorbeeld kunt u nog paginainstellingen (zoals staand of liggend) aanpassen om het rapport zo goed mogelijk te printen. Het exporteren naar excel is mogelijk vanaf Excel versie 2003 of hoger.

Via de toolbar rechts kunt u het rapport naar eigen wens aanpassen:

• Tabelweergave. Hiermee bepaalt u welke tabellen u in het rapport wilt weergeven. Rekening saldi, samenvatting per rekening en details over inkomsten en uitgaven per post
• Groeperen en sorteren. Hiermee geeft u aan waarop u de detailgegevens wilt groeperen en sorteren.
• Salderen. Indien salderen op ja staat, worden de inkomsten en uitgaven van een post tegen elkaar wegestreept. Als u in een maand bijvoorbeeld € 50,- inkomsten € 70,- uitgaven op dezelfde post heeft; dan wordt dat met “salderen aan” als € 20,- uitgaven weergegeven.
• PM posten. Hiermee geeft u aan of de posten met groeptype “PM” (Pro memory) in het rapport wilt weergeven. PM posten worden gebruikt voor interne boekingen (bijvoorbeeld overboeking van of naar eigen rekening of spaarrekening). Omdat u dit vaak niet als kosten of opbrengsten wilt meenemen, kunt u hiermee deze bedragen uit de rapportages houden. Zo krijgt u een beter beeld van uw maandelijkse kosten en opbrengsten.
• Modus. Hiermee kunt u het detailniveau van de detailtabel bepalen. Afhankelijk van het rapport worden hiermee minder of meer kolommen getoond.
• Weergave. Hiermee stelt u de layout van een rapport in, zoals grootte van het lettertype, afronding van bedragen.
• Bedragen. Bepaalt hoe u de bedragen in het rapport wilt weergeven, zoals totalen over periode, gemiddelden per jaar  of gemiddelden per maand.

Via de opslaan button links onderin de instellingen toolbar kunt u de gemaakte instellingen, inclusief ingestelde rapportfilter opslaan. U kunt daarbij een eigen naam aan het rapport geven en later opnieuw opvragen. Opgeslagen rapporten kunnen optioneel online worden gepubliceerd, zodat u ze bijvoorbeeld op uw iPad of smartphone kunt bekijken.

Alle rapporten zijn instelbaar per maand, jaar, boekjaar (bijvoorbeeld september t/m augustus) of over het totaal. Het resultaat is het verschil tussen de inkomsten en de uitgaven.

Hieronder ziet u voorbeelden van verschillende rapporten in Penningmeester.

(Maand)overzicht
Hierin worden uw werkelijke inkomsten per maand, jaar of boekjaar weergegeven.

Prognose
Hierin ziet u per maand, jaar of boekjaar uw begroot resultaat, werkelijk resultaat, het huisige verschil ten opzichte van uw begroting en een prognose van uw resultaat te gaan, prognose eindresultaat (waar kom ik uit) en het verschil van het grprognotiseerde eindresultaat ten opzichte van uw begroting.

Balans
In de balans worden uw inkomsten tegen uw uitgaven uitgezet in balansvorm.

Transactieoverzicht
Hierin kunt u een overzicht maken op transactieniveau. De groepering is in dit voorbeeld per maand, maar kan via rapportinstellingen aangepast worden naar keuze.

Belastingaangifte
Dit rapport is gelijk aan de balans alleen worden hier alleen de transacties opgenomen van posten waarbij in menu posten.. posten beheren staat aangevinkt dat het een belastingpost betreft. Zo kunt u ieder jaar gemakkelijk posten zoals hypotheek, kinderopvang, verbouwing, ziektekosten e.d. uitdraaien en gebruiken als hulpmiddel bij uw jaarlijkse aangifte van uw inkomstenbelasting.

Stand van zaken
Hiermee krijgt u een samenvatting van uw belangrijkste gegevens zoals saldi, bestedingsruimte, begrotingsruimte, saldo waarschuwingen, top 10 uitgaven, top 10 meevallers en tegenvallers (gebaseerd op uw begroting). Dit rapport is uitermate geschikt om te publiceren en onderweg te bekijken op uw smartphone (zoals iPhone / android).

Zakelijke rapporten

BTW aangifte rapport
Dit rapport kunt u als ondernemer gebruiken om uw BTW aangifte te vereenvoudigen. In dit rapport worden gegevens getoond van transacties waarbij een BTW percentage in menu beheer.. posten beheer staat opgegeven (ook indien er 0 staat opgegeven). Op basis van dat percentage berekent Penningmeester uw belaste leveringen, verschuldigde omzetbelasting en voorbelasting die u ieder kwartaal bij uw omzetbelasting moet invullen.

Winst en verliesrekening
Hierin worden uw omzet, kosten en winst per post bruto en netto weergegeven. In dit rapport worden gegevens getoond van transacties waarbij een BTW percentage in menu beheer.. posten beheer staat opgegeven (ook indien er 0 staat opgegeven)

Grafieken ↑

Het Penningmeester huishoudboekje kent  volgende instelbare basisgrafieken:

• Saldoverloop (lijngrafiek)
• Resultaatverloop (lijngrafiek)
• Resultaat per maand (Combinatie staaf / lijngrafiek)
• Inkomsten en uitgaven (taartdiagram)
• Inkomsten en uitgaven per maand (vlakdiagram)
• Meevallers en tegenvallers (taart / vlakdiagram)

De basisgrafieken worden gegenereerd op basis van de ingestelde filter en zijn verder als volgt instelbaar via de grafiek instellingen toolbar rechts van de grafiek:

• Prognotiseren. Hiermee bepaalt u of de grafiek ook prognosegegevens (gebaseerd op uw begroting moet weergeven). Als deze uitstaat worden alleen uw werkelijke inkomsten en uitgaven grafisch weergegeven.
• Salderen. Indien salderen op ja staat, worden de inkomsten en uitgaven van een post tegen elkaar wegestreept. Als u in een maand bijvoorbeeld € 50,- inkomsten € 70,- uitgaven op dezelfde post heeft; dan wordt dat met “salderen aan” als € 20,- uitgaven weergegeven.
• PM posten. Hiermee geeft u aan of de posten met groeptype “PM” (Pro memory) in het rapport wilt weergeven. PM posten worden gebruikt voor interne boekingen (bijvoorbeeld overboeking van of naar eigen rekening of spaarrekening). Omdat u dit vaak niet als kosten of opbrengsten wilt meenemen, kunt u hiermee deze bedragen uit de rapportages houden. Zo krijgt u een beter beeld van uw maandelijkse kosten en opbrengsten.
• Weergave. Hiermee bepaalt u welke gegevens u wilt weergeven (Inkomsten & uitgaven, begroting of meevallers/tegevallers
• Details. Bepaalt het detailniveau van de grafiek (Per post, groep, groeptype, rekening of totaal)
• Lijnen. Hiermee bepaalt u welke lijnen u wilt weergeven. Alleen van toepassing op lijngrafieken.
• Annotaties. Hiermee kunt u markeringen (ballonteksten) in een grafiek weergeven. Iedere transactie of begrotingsregel kunt u handmatig annoteren, zodat deze direct in de saldo of resultaatgrafiek zichtbaar is op de betreffende datum. Zo kunt u bijvoorbeeld uw loon annoteren, zodat u goed ziet waarom die dag het saldo toeneemt.

Resultaat per maand
In deze grafiek worden uw inkomsten tegen uw uitgaven afgezet.

• De lichtgroene en lichtrode balken zijn geprognotiseerde inkomsten en uitgaven.
• De donkerrode en donkergroene balken zijn uw werkelijke inkomsten / uitgaven, die de geprognostiseerde inkomsten en uitgaven naarmate de maand vordert worden gevuld.
• De gele lijn is het cumulatieve resultaat (inkomsten -/- uitgaven) en geeft dus direct een goed beeld of uw inkomsten en uitgaven in balans zijn.
• De gestippelde lijnen zijn uw begrootte inkomsten (groen), begrootte uitgaven (rood) en begroot cumulatief resultaat (grijs).

Taartdiagram van uw inkomsten en uitgaven
Met het taartdiagram kunt u uw inkomsten & uitgaven of meevallers & tegenvallers weergeven per post, postgroep of rekening. Afhankelijk van het ingestelde detailniveau kunt u op een taartpunt klikken om de onderliggende details weer te geven (bijvoorbeeld van postgroep naar onderliggende posten).

Saldo / resultaatverloop
In de saldografiek kunt u uw saldverloop per dag weergeven. In de grafiek kunt u via de pijltjes door de tijd heen navigeren, waarbij onderop de details van de geslecteerde dag worden weergeven. Het grijze gedeelte is geprognotiseerd; het niet grijze gedeelte is werkelijk saldo, die automatisch wordt aangepast naarmate het jaar vordert. De weergeven bestedingsruimte is het geprognotiseerde eindsaldo van de ingestelde periode. De begrotingsruimte is het geprognotiseerde saldoverschil ten opzichte van uw begroting.
Het resultaatverloop is gelijk aan het saldorapport, alleen begint deze grafiek op stand 0 en worden de PM posten niet in de grafiek meegenomen.

Vlakdiagram van uw inkomsten en uitgaven per maand
In het vlakdiagram kunt u gegevens per maand uitzetten. In onderstaand voorbeeld zijn dat de inkomsten en uitgaven per groep. Dit is bijvoorbeeld ook instelbaar per rekening .

Transacties exporteren / koppelen aan excel ↑

Uw gefilterde transacties kunt u in het rekeningovericht met de “Export..” button rechts onderin exporteren naar Excel. Daarbij kunt u een bestaand excel bestand kiezen of een nieuw excel bestand opgeven. Als u kiest voor een bestaande excelsheet, worden de gegevens op het penningmeesterdata tabblad bijgewerkt. U heeft daarmee dus een gekoppelde tabel, waardoor u in een ander tabblad grafieken of eigen berekening over de data kunt maken die bewaard blijft als u weer exporteert.

De export vanuit het rekeningoverzicht bevat alleen de werkelijke inkomsten en uitgaven. Rapportage gegevens in een gedimensioneerde structuur (inclusief saldo, begroting en prognoses) kunt u via het menu rapporten exporteren. Op basis van deze gegevens kunt u desgewenst in Excel rapporten maken en volledig afstemmen op uw eigen informatiebehoefte. Gebruik hiervoor bij voorkeur een draaitabel / grafiek (pivot table) in een ander tabblad. Lees meer over het koppelen van uw gegevens met Excel.

Rapport / grafiek filter instellen ↑

Bij het openen van een rapport of een grafiek kunt u kiezen welke filter u daarvoor wilt instellen.
Periode filter

De filter blijft gelijk aan de filter zoals u deze in het rekeningovericht heeft ingesteld, alleen wordt de periode aangepast aan de periode die u in de keuzelijst kiest.

Nu ingestelde filter

De filter blijft gelijk aan de filter zoals u deze in het rekeningovericht heeft ingesteld.

Opgeslagen filter

Als u een grafiek of rapport heeft opgeslagen kunt u met deze optie kiezen om de opgeslagen filter voor het rapport / grafiek te laden.

Voor de Excel liefhebbers ↑

Vanaf Penningmeester huishoudboekje versie 4.1 is het mogelijk rapportgegevens te exporteren (linken) naar een Excel bestand. Een erg handige feature die het voor Excel liefhebbers mogelijk maakt om een rapporten en grafieken volledig naar eigen wens te maken. Bij het exporteren vult Penningmeester het tabblad RapportData van de opgegeven excel file met alle aanwezige gegevens in uw huishoudboekje (d.w.z. inkomsten, uitgaven, saldo, begroting en prognose). Deze gegevens zijn zodanig opgezet (gedimensioneerd), dat u met de mogelijkheden van Excel erg makkelijk een grafiek of rapport opstelt. Hieronder staat de basiswerking ervan verder uitgelegd.

1. Kies in Penningmeester in het menu rapporten voor Excel rapport (ctrl + e)
2. Kies een nieuw of bestaand Excel bestand waarnaar u wilt exporteren
3. Kies de gegevens die u wilt exporteren
4. Klik op Exporteren

Penningmeester verzamelt nu al uw gegevens en exporteert deze naar het opgegeven excel bestand naar het tabblad RapportData. Dit zijn uw basisgegevens voor uw rapport of grafiek. (Pas hierin geen gegevens aan). Met deze basisgegevens kunt u als volgt uw rapportages maken.

1. Maak een nieuw tabblad aan om uw rapport of grafiek in te maken
2. Kies in het nieuwe tabblad voor invoegen (insert)
3. Kies nu voor de mogelijkheid kruistabel/kruisgrafiek (PivotTable/PivotGraph)
4. Selecteer bij gegevens reeks (data range) voor de geegevens op het rapportdata tabblad (bijvoorbeeld RapportData!$A:$AN) en klik ok

U heeft nu een kruistabel waarbij u uw gegevens uit Penningmeester kunt indelen. Zie onderstaand voorbeeld:

In de pivottable list rechts kunt u nu gegevens slepen naar de Pivottable en zo uw rapport verder samenstellen. De mogelijkheden vanaf hier zijn redelijk eindeloos, dus verwijs ik graag naar andere pivottable tutorials, zoals http://www.wikihow.com/Create-Pivot-Tables-in-Excel , http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/pivottable-reports-101-HA001034632.aspx.

Als u uw rapporten heeft gemaakt kunt u de volgende keer vanuit Penningmeester uw gegevens bijwerken zoals in de bovenste stappen staat beschreven. Daarmee worden uw basisgegevens in het tabblad RapportData bijgewerkt met de meest actuele gegevens. Let er hierbij wel op dat de pivottable standaard niet ververst. Dit kunt u instellen in uw PivotTable opties, tabblad data optie ververs bij openen van bestand.

De transactiekalender ↑

In Penningmeester 4.2 is op verzoek van velen de transactiekalender toegevoegd. Dit is een rapport waarin u uw werkelijke en verwachte inkomsten & uitgaven per dag kunt bekijken. Met de standaard ingestelde filter “komende dagen” ziet u in één oogopslag uw transacties van de afgelopen 2 dagen en de verwachte transacties voor de komende 5 dagen. Per bankrekening ziet u ook het lopende saldo na de transactie en aan het einde van de dag. 

Schermvoorbeeld van de transactiekalender

Achtergrond informatie

Transactiekalender publiceren
De transactiekalender is afgestemd op het bekijken via de iPad, iPhone en android toestel. Op een telefoon in staande stand (portrait), worden de beschrijving en eindsaldo kolom niet weergegeven om het rapport leesbaar te houden. In liggende (landscape) stand of op de iPad zijn deze kolommen wel zichtbaar.
Meer lezen over het publiceren van een rapport.

Geprognotiseerde bedragen
In het rapport ziet u duidelijk hoe Penningmeester komende transacties prognotiseert. De prognose inkomsten en uitgaven zijn gebaseerd op uw ingevoerde begroting, reserveringen en werkelijke transacties. Een geprognotiseerd bedrag kan verschuiven ten opzichte van uw ingevoerde begroting, afhankelijk hoe u de dag in uw begroting/budget heeft ingesteld. Heeft u bijvoorbeeld geen dag ingesteld, dan wordt het begrootte bedrag -/- werkelijke transacties in de prognose opgenomen, uitgespreid over de resterende dagen van de de maand. Geprognotiseerde transacties worden in het grijs weergegeven. Werkelijke transacties in het zwart.
Meer lezen over het opstellen van een begroting.

Tip
U kunt kiezen welke filter u instelt voor het rapport. Zo kunt u ook eenvoudig alleen transacties boven een bepaald bedrag weergeven door te filteren op een bedrag.

Penningmeester huishoudboekje op uw iPad, iPhone en android ↑

In Penningmeester versie 4.2 is de ondersteuning voor het gebruik op de iPhone, iPad en android toestel flink verbeterd. Handig om overal te zien hoe u ervoor staat! Lees hieronder hoe het werkt.

Stap 1: Rapporten publiceren

1. Open een rapport in Penningmeester en klik op de knop “opslaan” bij de rapport instellingen.
2. Ga naar menu rapporten.. publiceren (ctrl+p) en vink de rapporten aan die u online wilt kunnen bekijken.
3. Klik op “nu publiceren”.
4. Als u nog geen gebruikersnaam/wachtwoord heeft ingesteld dient u deze in het volgende scherm eenmalig op te geven. U kunt hier een unieke gebruikersnaam/wachtwoord combinatie naar keuze opgeven
5. De rapporten die u heeft geselecteerd worden nu gepubliceerd.

In het vervolg kunt u uw rapporten periodiek handmatig publiceren of via automatisch bij afsluiten via het vinkje.

Stap 2: Gepubliceeerde rapporten bekijken

1. Start de browser op uw iPad/iPhone/Android en ga naar de volgende URL: penningmeester.net/m
2. Sla de URL (optioneel, maar aanbevolen) op uw beginscherm, zodat de website voortaan als applicatie (fullscreen) kunt openen. Dit geldt helaas niet voor android.
3. Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord die u met het publiceren heeft ingevoerd. (Gebruikersnaam en wachtwoord zijn hoofdletter gevoelig!)

Hoe veilig is het publiceren?

Verdere informatie

• Kies een unieke gebruikersnaam/wachtwoord combinatie die niet makkelijk door een ander te raden is.
• U dient een unieke gebruikersnaam per administratie (database) op te geven.
• De lijst met gepubliceerde rapporten wordt gesorteerd op rapportnaam. Nummer de rapporten in de rapportnaam om een eigen sortering aan te brengen.
• De grafieken zijn interactief. Klik op een lijn/serie om de betreffende waarde weer te geven; Klik op een serie legenda om deze te verbergen / weer te geven. Dit geldt niet de android browser.
• De publicatieservice

Schermvoorbeelden iPhone

Schermvoorbeelden iPad

 

---

Nieuw transactie detail scherm ↑

Vanaf versie 4.4.0.10 heeft Penningmeester een nieuw transactie detailscherm. In het tabblad “detail” ziet u alle relevante informatie over een transactie, kunt u eigen opmerkingen opgeven en makkelijk een post (rubriek) aan de transactie toekennen.
In het tabblad splitsen kunt u een transactie splitsen in meerdere regels. Aan iedere gesplitste regel kunt u een afwijkende datum, post, bedrag en kenmerk toekennen. Handig om een creditcard betalingen over meerdere posten te verdelen of een bedrag administratief in een ander jaar te laten.

Scherm snelkoppelingen:
crtl + pijl links: vorige record
crtl + pijl rechts: volgende record
crtl + enter: OK
crtl + N: Nieuwe splitsregel
crtl + W: Wijzig gesplitste regel
crtl + D: Verwijder gesplitste regel

De focus in het scherm start altijd op de post. U kunt dus direct beginnen met het intypen van de eerste letters van een post. Druk op enter wanneer u klaar bent. Zijn er nog meer transacties om te rubriceren, dan gaat het scherm naar de volgende transactie. Is het de laatste transatie in de selectie, dan wordt het scherm automatisch afgesloten.

In het rekeningoverzicht, rapporten en grafieken worden gesplitste regels alléén getoond als u midden onderin het scherm heeft gekozen voor “administratieve weergave (alt + a)”. Staat u in “werkelijke weergave (alt +w)” dan wordt de originele transactieregel getoond.

Inkomsten en uitgaven begroten

Plan uw inkomsten en uitgaven ↑

Op de dag dat uw salaris is gestort staat uw saldo en resultaat er waarschijnlijk goed voor; de dag ervoor een beduidend minder. Door rekening te houden met verwachte inkomsten en uitgaven geeft Penningmeester een veel stabieler en betrouwbaarder beeld hoe u ervoor staat.

Onverwachte inkomsten en uitgaven die hebben plaatsgevonden worden automatisch in de prognose opgenomen en bijgesteld.

Een begroting opstellen ↑

Via het menu beheer.. begroting beheer (F6), kunt u uw inkomsten en uitgaven begroten/budgetteren per post. Voor het aanmaken van een nieuwe begroting kunt u de begroting wizard gebruiken, waarmee u:

• Een begroting genereren op basis van de werkelijke inkomsten / uitgaven van een voorgaand jaar
• Een begroting genereren op basis van de gemiddelde inkomsten / uitgaven van een voorgaand jaar
• Een begroting kunt kopiëren van een voorgaand jaar
• Een lege begroting aanmaken. Alle posten worden begroot met € 0,- per maand

Bij het  genereren van een begroting worden alleen de posten met typen vast en variabel)  aangemaakt. Eenmalige en PM posten worden overgeslagen.

U kunt de gegenereerde begroting achteraf handmatig aanpassen / verfijnen. Begrotingen zorgen ervoor dat er prognoses kunnen worden gemaakt voor de rest van het jaar. Dit is te monitoren via de saldoverloop grafiek het begroting rapport. Voor eenmalige uitgaven kunt u ook een reservering op een specifieke dag maken (zie onderstaande hoofdstuk reserveringen.)

Begrotingsregels ↑

Vanuit begroting beheer kunt u een begrotingsregel aanmaken of bewerken Het aanpassen kan direct in het begrotingsbeheerscherm, of via de regel bewerken knop in het detailscherm. In een begrotingsregel geeft u voor de post aan wat de verwachtte inkomsten of uitgaven per maand zijn. U kunt dat handmatig per maand opgeven.. of gebruik maken van de hulpmiddelen in het detailscherm om de maandbedragen te vullen. t.w.:

• Maandbedragen vullen met werkelijke bedragen van de maand in een ander jaar.
• Vast bedrag per maand / kwartaal opgeven
• Maandbedragen vullen met de werkelijke maandgemiddelden van een ander jaar

De hulpmiddelen helpen alleen met invullen. Na gebruik ervan kunt u de bedragen eventueel nog handmatig aanpassen. Via de dag kolom in de maandbegroting kunt u als volgt bepalen hoe het bedrag over de maand wordt verdeeld:

• Ingevuld: Het bedrag wordt op de opgegeven dag in de maand geprognotiseerd. Als de opgegeven dag gepasseerd is, zal het bedrag niet meer worden meegenomen in de prognose van die maand. Dit is bedoeld voor bedragen die maandelijks op dezelfde dag wordt vallen, zoals bijvoorbeeld uw maandelijkse salaris.
• Leeg: Bedrag wordt over de volledige maand verspreid. De restprognose is het begrote bedrag -/- het werkelijke bedrag. Als de werkelijke inkomsten/uitgaven hoger zijn, zal de restprognose  zijn. Dit is bedoeld voor bedragen die erg onregelmatig binnen een maand vallen, zoals bijvoorbeeld kleding.
• Met dag 0 (nul), zal het opgegeven bedrag gelijkmatig worden verspreid over de (resterende) dagen van de maand. Ongeacht de werkelijke inkomsten/uitgaven, zal de restprognose altijd (bedrag/dagen in maand) * resterende dagen van de maand zijn. Dit is bedoeld voor bedragen die regelmatig binnen een maand vallen, zoals bijvoorbeeld boodschappen

Inkomsten en uitgaven reserveren ↑

Via reserveringen kunt u eenmalige inkomsten en uitgaven die u in de toekomst verwacht reserveren via het menu beheer.. reserveringen. U kunt in dit scherm een bedrag reserveren voor de opgegeven datum. Als de datum van een reservering is verlopen, worden deze niet meer in de rapportages meegenomen. De achtergrond van deze reserveringen worden dan ook grijs weergegeven.

De bedragen die u reserveert worden in alleen in administratieve weergave opgenomen (dus niet in werkelijke weergave). Zie ook hoofdstuk rekeningoverzicht.

Eerste hulp bij budgetteren ↑

Afwijkingen visueel weergeven

Begrotingstotalen

Op welke dag valt een post

Nieuwe layout

Inrichting

Administratie voor een onderneming inrichten ↑

Om een beeld te krijgen hoe u de administratie van uw onderneming kunt inrichten, hierbij een voorbeeld, zoals ik de Penningmeester administratie voer.

BTW percentage
Belangrijk onderdeel van de administratie is het BTW percentage wat is opgegeven bij de verschillende posten. Deze zijn in te stellen via menu beheer.. posten beheren.

Voor Penningmeester heb ik de volgende posten in gebruik:

• Licenties: 19%
• Adwords: 0%
• iDeal kosten: 0%
• Randapparatuur: 19%
• Hostingkosten: 19%
• BTW afdracht: [niet opgegeven]

De 0% BTW percentages zijn opgegeven, zodat deze wel als kosten worden meegenomen in de winst en verliesrekening. In het BTW rapport worden ze niet meegerekend. Voor de post “BTW afdracht” is geen BTW percentage opgegeven. Deze wordt anders onterecht dubbel als kosten in de winst en verliesrekening. N.b. hierin worden de inkomsten en uitgaven als bruto en netto berekend weergeven.

Alle licentieinkomsten die via iDeal op mijn rekening worden gestort boek ik als Licenties, dus tegen 19% BTW. Alle uitgaven waar ik een BTW factuur van heb, zoals PC en benodigdheden boek ik op Randappatuur.
Google Adwords is gevestigd in Ierland en verleggen de BTW naar de afnemer. Daarom staat het BTW percentage bij mij op 0%. Daarmee streep ik de BTW die ik zou moeten betalen weg tegen de BTW die ik zou kunnen aftrekken.

De rapporten
Eenmaal goed geboekt, gebruik ik het BTW rapport als informatie voor mijn BTW aangifte ieder kwartaal. De winst- en verliesrekening gebruik voor mijn jaarlijkse inkomstenbelasting voor ondernemers en om periodiek mijn netto winst te bekijken.

Uw vermogen bepalen ↑

Penningmeester leest gegevens van uw lopende bankrekeningen in. Maar waarschijnlijk heeft u hiernaast ook nog een spaarrekening, beleggingsrekening, hypotheek of een lening. In Penningmeester kunt u deze vermogens rekeningen opvoeren en van een (ijk)saldo voorzien. Daarmee kunt u een totaaloverzicht van uw vermogen krijgen.

Voorbeeld aanmaken spaarrekening
- Ga in Penningmeester naar beheer… rekening beheer
- Kies voor “toevoegen” rechtsonderin
- Vul gegevens over de spaarrekening (zie onderstaand voorbeeld)

Maak zo voor al uw spaarrekeningen, leningen en/of bezittingen een rekening met saldo aan. Per rekening kunt u kiezen of u het ijksaldo periodiek aanpast, of individuele saldomutaties wilt bijhouden.   

Uw vermogen
Nadat het saldo van al uw bezittingen, schulden en lopende rekeningen zijn opgevoerd kunt u uw vermogen bepalen. Een som van de rekeningsaldi is in het rekeningoverzicht (stand van zaken toolbar) en bovenin de diverse rapporten  terug te vinden.

Interne boekingen ↑

Transacties annoteren ↑

Sinds versie 4 van het Penningmeester huishoudboekje kunt u transacties, begrotingsregels en reserveringen annoteren. Hiermee kunt u deze in de saldografiek of resultaatgrafiek zichtbaar maken op de betreffende datum (zie voorbeeld hiernaast). Daarmee ziet u bijvoorbeeld wanneer uw loon gestort is (geannoteerde transactie) of wordt (geannoteerde begrotingsregel).

Een bestaande transactie annoteert u in het rekeningoverzicht via de rechtermuiknop → annoteer of door op een transactie te dubbelklikken en het vinkje annoteer aan te vinken.

Een begrotingsregel (verwachte inkomsten of uitgaven) annoteert u in het menu beheer → begroting beheren door het vinkje annoteer aan te zetten bij de betreffende regel.

• Annoteer niet teveel; dat maak het saldo overzicht onoverzichtelijk.
• Annoteer alleen begrotingsregels waar een dag staat ingevuld. Begrotingsregels zonder dag ingevuld worden over de maand uitgespreid. Een annotatie ervan zorgt ervoor dat deze voor iedere dag wordt weergegeven wat het saldo overzicht ook onoverzichtelijk maakt.
• Een geannoteerde begrotingsregel of reservering is niet meer zichtbaar als de betreffende datum is gepasseerd, tenzij het bedrag op 0 EUR is gezet.
• Om een gebeurtenis in het overzicht te zetten kunt u een reserveringsregel aanmaken met een bedrag van EUR 0. Deze blijft ook zichtbaar als de betreffende datum is gepaseerd.
• Van een annotatie wordt de postnaam in de grafiek weergegeven. In de mouseover staat de opgegeven beschrijving / mededeling.
• Meerdere annotaties van dezelfde post op dezelfde datum wordt als 1 enkele annotatie weergegeven. In de mouseover wordt de beschrijving van de onderliggende transactie beschrijvingen weergegeven.

Digitaal kasboek bijhouden ↑

Penningmeester kunt u als digitaal huishoudboekje of als digitaal kasboek gebruiken. In tegenstelling tot lopende rekeningen, waar u de transacties via internet bankieren kunt downloaden, voert u kasmutaties handmatig op. Hieronder staat beschreven hoe u een digitaal kasboek in Penningmeester kunt bijhouden.

Kasboekrekening aanmaken

Maak in het menu beheer.. rekening beheer een rekening aan en geef de volgende gegevens op:

• Rekening: Kas*
• Tennaamstelling: Kas*
• Ijkdatum: de datum van vandaag
• Ijksaldo: het kassaldo van vandaag (einde v/d dag)

* U kunt ook een willekeurige eigen naam aan de rekening geven.

Kasmutaties toevoegen

Nu er een kasrekening met saldo is aangemaakt kunt u alle kasmutaties handmatig opvoeren. Klik hiervoor op de knop “Toevoegen” rechtsonderin het rekeningbeheer scherm. Kies in het mutatiescherm de kasrekening die u zojuist heeft aangemaakt en geef het bedrag, omschrijving en rubriek van mutatie. Iedere transactie die u toevoegt beïnvloed het saldo van de kasrekening. Het kassaldo wordt berekend op basis van het opgegeven startsaldo en de ingevoerde transacties.

Rapportages

Via de verschillende rapporten en grafieken in Penningmeester kunt u controle rapportages van de aangemaakte kasrekening opstellen. Verder kunt u voor de kasrekening gebruik maken van de begrotings- en reserverings mogelijkheden in Penningmeester.

Uw inkomsten en uitgaven begroten/budgetteren ↑

Met het Penningmeester huishoudboekje krijgt u makkelijk inzicht in uw inkomsten en uitgaven door transacties vanuit internet periodiek te downloaden en rubriceren. Wilt u nog meer controle en naast achteruit ook vooruit kijken, dan kunt u in Penningmeester een inkomsten en uitgavenbegroting  opstellen. Dit kan in het menu beheer.. begroting waar u per maand per post/rubriek een bedrag kunt begroten. Voor het vulen hiervan, hieronder enkele praktische tips:

Wees reeël

Stel om te beginnen een zo reëel mogelijk en haalbare begroting op. Des te reëeler de begroting, des te nauwkeuriger de financiële prognose. Bekijk pas waar u kunt/moet aanscherpen nadat de begroting volledig is opgesteld.

Gebruik de wizard

Rubriceer transacties van (minmaal) enkele maanden en genereer een begroting met de begrotingswizard op basis van uw werkelijke inkomsten en uitgaven. Dit scheelt u handmatig werk en geeft u reëlere getallen. Let wel dat eenmalige posten niet in de begroting worden meegenomen. Hier zult u zelf een reservering voor moeten aanmaken.

Stel uw begroting periodiek bij

Controleer periodiek via de prognose rapporten hoe u ervoor staat ten opzichte van uw begroting en stel de begroting regelmatig bij. Dat maakt de prognose nauwkeuriger en geeft u de benodigde informatie om tijdig bij te sturen. De volgende indicatoren zijn daarvoor goed om in de gaten te houden:

• Resultaat:Geeft aan of uw inkomsten en uitgaven in evenwicht zijn.
• Bestedingsruimte:Het totaal verwachte eindsaldo aan het einde van de periode. U ziet hieraan of u over voldoende saldo beschikt tot het einde van de periode. Ofwel of uw cashflow op orde is.
• Saldo alerts:Geeft aan wanneer één van de geselecteerde rekeningen naar verwachting voor het eerst onder de ingestelde kredietlimiet raakt. Zo kan uw bestedingsruimte t/m het einde van de periode in orde zijn, maar uw saldo tussentijds tijdelijk onvoldoende.
• Begrotingsruimte: Geeft de stand (saldo) ten opzichte van uw begroting.

Het resultaat

Hieronder ziet u het resultaat van een begroting. Uw inkomsten en uitgaven (en resultaat) voor de komende periode worden voorspelbaar.

Met een goed gevulde begroting geven ook de saldo grafieken een nauwkeurige prognose van uw saldoverloop, waardoor ook uw cashflow over het verleden en de toekomst inzichtelijk en voorspelbaar wordt.

Een spaardoel instellen  ↑

Heeft u een spaardoel dit jaar? In het Penningmeester huishoudboekje kunt u een spaardoel opgeven en dagelijks nagaan of u op schema loopt. Maak hiervoor via menu beheer → rekening beheer een rekening aan genaamd “spaardoel” (iedere andere naam is ook mogelijk) en geef uw spaardoel als negatief ijksaldo (n.b. u bent uzelf uw spaardoel verschuldigd) met een ijkdatum aan het begin van het jaar. Voeg de rekening toe aan een profiel waar ook uw lopende-, spaar-, lening-/schuld- rekeningen met een kloppend saldo zijn opgenomen. Het saldo van de spaardoelrekening drukt nu de totale bestedingssruimte van het profiel. Zodoende ziet u aan de bestedingsruimte van het profiel wat u nog te besteden heeft / tekort komt buiten de opgestelde begroting, waarbij rekening wordt gehouden met uw ingestelde spaardoel. De bestedingsruimte van een profiel is onder andere zichtbaar in het stand van zaken panel in het rekeningoverzicht. Als u op de bestedingsruimte klikt, krijgt u een saldo-overzicht van alle rekeningen in het profiel en ziet u hoe de bestedingsruimte is opgebouwd.

Saldocorrectie ↑

Vanaf  Penningmeester versie 4.7 is het mogelijk om saldocorrecties op een rekening door te voeren. Hierbij wordt het saldo van de rekening aangepast en een transactie van het saldoverschil aangemaakt. Dit is met name goed  te gebruiken voor beleggings- en vermogensrekeningen (bijvoorbeeld huis WOZ waarde).  De waarde op deze rekeningen kunnen door koerswijzigingen toenemen en/of afnemen, zonder dat er daadwerkelijk transacties tegenover staan. Om een overzicht te behouden van het waardeverloop  kunt u periodiek het actuele saldo ervan aanpassen naar de nieuwe stand door middel van een saldo correctie.  De saldocorrectie kunt u als volgt uitvoeren vanuit menu beheer.. rekening beheer:

1. Selecteer een rekening en kies voor “saldo correctie”.
2. Vul in het saldocorrectiescherm het nieuwe ijksaldo op de opgegeven ijkdatum en kies OK.
3. Er wordt een transactie correctiescherm geopend waarin u de transactie aanmaakt. Standaard wordt deze gevuld met het saldoverschil
4. Kies voor OK.

Een correctietransactie wordt nu aangemaakt en het ijksaldo van de betreffende rekening aangepast. Des te vaker u dit uitvoert, des te nauwkeuriger is het waardeverloop van de rekening.

Eenvoudige boekhouding voor kleine ondernemers ↑

In versie 4.8 van Penningmeester zijn er verschillende wijzigingen aangebracht voor het voeren van een eenvoudige  zakelijke boekhouding. De zakelijke rapporten zijn nu onderverdeeld in een rapport voor BTW aangifte, winst- en verliesrekening en een balans.  Alle rapporten en grafieken zijn nu inclusief of exclusief BTW weer te geven en er is een speciale BTW rekening toegevoegd, die automatisch het BTW saldo berekent van  alle onderliggende profielrekeningen. Hieronder een korte beschrijving hoe een zakelijke boekhouding in Penningmeester in te richten:

Afschrijvingen
Om een investering af te schrijven en dit juist op de balans, de BTW aangifte en winst en verlies rekening te krijgen. Stel u koopt een computer van EUR 1000,-. Hiervan krijg je via de internet bankieren download een “Af” transactie op je betaalrekening. Deze kunt u als volgt afschrijven:

1. Geef de transactie een post (bijvoorbeeld Inventaris 19%) met groeptype PM en BTW 19% (dit zorgt dat het BTW bedrag op de BTW aangifte rapport terecht komt).
2. Klik met rechtermuis op de transactie en kies voor “activeren”. (kan alleen actief als bovenstaande goed staat).
3. Penningmeester opent een scherm en vraagt of deze netto geactiveerd (EUR 840,34) moet worden; Kies hier “Ja”.
4. Geef je een rekeningnummer op (bijvoorbeeld computer) en geef deze mutatie een post (bijvoorbeeld Activering) met groeptype PM, zonder BTW (het bedrag komt daarmee niet op de resultaatrekening en niet op de BTW aangifte).
5. Penningmeester vraagt of de post ook afgeschreven moet worden. Kies daar “ja” en onderstaand scherm verschijnt, waarin de afschrijvingstermijn en restwaarde kan worden opgegeven. Geef hier als post bijvoorbeeld Afschrijvingen, met groeptype VAST, zonder BTW. De afschrijving komt daarmee in de opgegeven termijnen op je resultaatrekening en verlaagt geleidelijk het saldo van de rekening “computer”.

Het resultaat

• Saldo:  Het saldo van de betaalrekening is verlaagd met EUR 1000,-.
• BTW: Er staat een directe BTW vordering op de lopende rekening van 159,66.
• Balans:  Er is een nieuwe rekening “computer” met een saldo van 840,34 (netto aaanschafwaarde) -/- 280,10 (eerste afschrijftermijn). Het saldo hiervan wordt vanwege de afschrijvingen automatisch verlaagd in termijnen van 280,10 per jaar (conform gekozen afschrijving schema).
• W&V: Op de winst en verliesrekening staat -/-280,10 (1e afschrijftermijn).

De BTW rekening
Omdat de saldi van alle rekeningen bruto worden weergegeven (o.a. op de balans) is het mogelijk een BTW rekening aan te maken, die automatisch het actuele BTW saldo stand berekent op basis van de BTW transacties van de rekeningen van het geselecteerde profiel. Een BTW rekening kan als volgt worden ingesteld en gebruikt:

• Maak in menu beheer.. rekening beheer een rekening aan met nummer: BTW (verplicht) en een vrij op te geven tenaamstelling (bijv. “BTW saldo”).
• Geef als ijksaldo geef je het te betalen BTW bedrag van de laatste BTW aangifte (is waarschijnlijk negatief bedrag) en als ijkdatum de laatste dag van het betreffende kwartaal (bijv 31 dec 2011, saldo: -100 [verschuldigde BTW bedrag van je aangifte].
• De BTW afdracht transactie (-100) op je lopende rekening geef je een post (bijv. BTW afdracht) met groeptype PM en BTW percentage > 100 (is een special). Deze transactie verhoogt het saldo op de BTW rekening.
• Voeg de rekening toe aan het gewenste profiel waarover u rapporteert.

De balans
In menu rapporten → zakelijk →Balans is het mogelijk een balans met ratio’s te maken. Hoe een rekening op deze balans  (activa / passiva) staat is in te stellen via menu.. rekening beheer. De berekening en omschrijving van de solvabiliteit- en liquiditeitsratio’s zijn te bekijken door de muis boven de infoknop ernaast te houden.

Privé balans

De balans met eigen vermogen is ook interessant voor het berekenen voor uw privé vermogen. De streefgetallen van de ratio’s  zijn voor privé huishoudens alleen minder relevant. Voor indeling in de balans kunt u bijvoorbeeld de volgende indeling aanhouden:

Activa:

• (WOZ) waarde huis → Vaste activa
• Spaarrekening → Vlottende activa
• Bankrekening → Vlottende activa

• Hypotheek → langlopende schulden
• Persoonlijke lening < 1 jaar → Kortlopende schulden

Beheer

Rekening beheer (ijksaldo instellen) ↑

Via het menu beheer.. Rekening beheer (Ijksaldo instellen) (F8), kunt u een naam en een ijksaldo aan uw rekeningen koppelen. Dit hoeft u eenmaal in te stellen per rekening. Eenmaal ingesteld berekent Penningmeester uw saldo voor, op en na de ingestelde ijkdatum op basis van de ingelezen transacties.

Het actuele en geprognotiseerde saldo wordt vervolgens in het transactieoverzicht en de verschillende rapporten en grafieken getoond. Om een nieuwe rekening in te stellen klikt u in het scherm op de knop “toevoegen”. Vul daar het rekeningnummer, de ijkdatum en het ijksaldo (saldo aan het einde van de ijkdatum dag) in. U kunt hier bijvoorbeeld de datum van vandaag invullen en uw saldo aan het einde van de dag.

Bij ”saldo alert” kunt u een saldo ondergrens instellen (bijvoorbeeld uw kreditlimiet), waarop Penningmeester een melding moet weergeven. Deze melding geeft Penningmeester in het rekeningoverzicht in de stand van zaken toolbar, zodra uw saldo hieronder dreigt te raken. Dit berekent Penningmeester op basis van een prognose gebaseerd op uw ingevulde begroting. Zie ook verder hoofdstuk rekeningbeheer.

Indien “toon saldo op toolbar staat aangevinkt wordt het saldo van de rekening in de stand van zaken toolbar in het rekeningoverzicht weergegeven. Dat geldt voor maximaal 5 rekeningen per profiel.

U kunt in rekening beheer ook een rekening met saldo toevoegen voor rekeningen die u niet via uw internet bankieren downloadt. Daarmee kunt u bijvoorbeeld makkelijk een vermogenspositie in bepalen. Enkele voorbeelden hiervan:

• Spaarrekeningen
• Beleggingen
• Studieschuld (met negatief saldo)
• Hypotheek schuld (met negatief saldo)
• De waarde van uw huis (bijvoorbeeld WOZ)
• Een spaardoel (met negatief saldo)

Posten/rubrieken ↑

Standaard wordt het huishoudboekje van Penningmeester met veelgebruikte posten voor privegebruik meegeleverd. U kunt deze echter naar uw eigen situatie inrichten via menu beheer.. posten beheren. Een goede indeling hiervan is  belangrijk om goede rapportages en grafieken te kunnen maken.

Beschrijving van velden

Voor iedere post kunt u de volgende gegevens op te geven:

• Naam. De naam voor de post (voorbeeld: Meubels/Electronica)
• Groep. Hier kunt u een groepsnaam voor de post opgeven, zodat posten kunnen worden gegroepeerd binnen een groep. Zo kunt u bijvoorbeeld de post “Benzine” en “Garage” groeperen als “Autokosten”; “Tandarts” en “Huisarts” groeperen als “Ziektekosten”.
• Groeptype. Vast: Vaste posten, die gedurende het jaar gelijk blijven (bijvoorbeeld huur/hypotheek); Variabele posten, die iedere maand komen, maar per maand afwijken (voorbeeld: boodschappen); Eenmalig: Eenmalige (niet maandelijkse) posten. (voorbeeld: vakantie)
• PM: Pro memorie posten. Dit zijn posten die u niet wilt rekenen als zijnde kosten of opbrengsten. Voorbeeld hiervan zijn overboeking naar uw eigen rekening of spaarrekening.
• BTW Hier kunt u optioneel een BTW percentage (bijv o%, 6% of 19%) opgeven voor uw BTW aangifte rapport.
• Belastingpost Hiermee kunt u een post markeren als belastingpost (zoals Hypotheek, Verbouwing, belastingteruggave). Oftewel alle posten die u gebruikt bij uw belastigaangifte en u in het belastingrapport wilt weergegeven / totaliseren.

Post verwijderen

U kunt een post verwijderen door een regel te selecteren en op de “verwijder” knop te klikken / de delete(del) knop van uw toetsenbord in te drukken. U dient te bevestigen of u de post echt wilt weghalen.
Let op: Als er nog transacties aan de te verwijderen post zijn, zal de waarde hiervan geleegd worden!

Profielen ↑

Door middel van een profiel kunt u rekeningen groeperen en daarover apart selecties, rapporten en grafieken gemaakt kunnen worden. Zodra een profiel is aangemaakt, verschijnt er rechtsbovenin penningmeester een extra knop waarmee u tussen de beschikbare profielen kunt wisselen. Het standaard profiel bestaat altijd en bevat alle aanwezige rerkeningen in Penningmeester. De andere profielen kunt u zelf aanmaken via het menu beheer.. profiel beheer. Voer hier in de tabel een rekening en een willekeurige profielnaam in. Alle rekeningen met dezelfde profielnaam worden gegroepeerd onder het betreffende profiel.

In onderstaand voorbeeld worden 2 rekeningen gegroepeerd via Profiel A en een laatste rekening in een seperaat Profiel B geplaatst.

Een profiel kan zo ook gebruikt worden om een rekening in het programma uit te sluiten.

Vanaf versie 4.7 is het profielbeheer aangepast en verbeterd. Zie deze link.

Autoposten ↑

Een autopost is een regel die u kunt instellen voor het automatisch rubriceren van uw transacties. Autopost regels kunnen tijdens het rubriceren automatisch (na bevestiging) worden aangemaakt als Penningmeester detecteert dat de transactie vaker voorkomt.

U kunt daarnaast ook via het menu beheer… autoposten beheren handmatig een autopost regel aanmaken, bewerken of verwijderen. Bij het toevoegen geeft u de regel criteria voor het automatisch toewijzen van een post. Hierbij geldt:

• Een transactie moet aan alle ingevulde criteria voldoen
• Een niet gevuld criterium veld voldoet altijd
• Hoe minder velden zijn gevuld, hoe meer transacties aan de criteria voldoen

Zo kunt u bijvoorbeeld alle transacties van een tegenrekening altijd dezelfde post geven. Geeft u daarbij aan dat de mededeling ook een bepaalde waarde moet bevatten, dan geldt die regel alleen als zowel het rekeningnummer overeenkomt EN de mededeling de betreffende waarde bevat.

Database / administratie beheer ↑

U kunt in Penningmeester verschillende administraties voeren in dezelfde applicatie. Via menu beheer… database beheer (F9) kunt u een nieuwe administratie aanmaken, een bakup maken of een wachtwoord instellen die u moet ingeven om de administratie te openen. Switched u veel tussen administraties, dan kunt u deze ook automatisch bij het opstarten van Penningmeester laten weergeven via het vinkje “Dit scherm altijd weergeven bij opstarten”

Nieuwe database aanmaken

Via database beheer kunt u administraties in fysiek database bestanden scheiden. Hiermee wordt het overzetten van een administratie mogelijk. Heeft u bijvoorbeeld een prive en een verenigingsadministratie, dan kunt u deze scheiden en de verenigingsadministratie later makkelijk overdragen door de .mdb file te geven. Als u een nieuwe administratie aanmaakt, wordt er een lege database (mdb bestand) met de opgegeven naam/lokatie aangemaakt. De nieuwe database wordt automatisch aan de database lijst toegevoegd, waarna u hem kunt openen.

Bestanden die in de importfolder van Penningmeester zijn geplaatst worden in de geactiveerde database ingelezen.

Open bestaande database (restore)

Als u al een administratie heeft die niet in de databaselijst staat, kunt u een bestaande database openen. Dit kunt gebruiken om bijvoorbeeld een backup te openen, of een overgedragen administratie te openen.

Database verplaatsen / hernoemen

Als u uw administratie op een ander plek wilt opslaan, of een andere naam wilt geven, dan kan dat via de verplaats/hernoem nop. Kies na het klikken hierop de nieuwe lokatie en bestandsnaam en de geselecteerde bestaande database wordt naar de opgegeven lokatie verplaatst.

Een wachtwoord instellen

Voor een geselecteerde database kunt u een wachtwoord instellen via de zet wachtwoord knop. De administratie (msaccess database) kan dan voortaan alleen met het opgegeven wachtwoord worden geopend. Het wachtwoord is opgeslagen met de database, waardoor deze ook bij het overdragen opgegeven moet worden.

Let bij het instellen van een wachtwoord er goed op dat u het wachtwoord onthoudt! Penningmeester heeft geen wachtwoord herstel functionaliteit.

 
Een wachtwoord verwijderen

Om een wachtwoord van een database te verwijderen, kunt u het nieuwe en herhaal wachtwoord leeg laten. U moet hiervoor uiteraard ook uw bestaande wachtwoord opgeven.

Een backup maken

Via de backup knop kunt een kopie maken van de geselecteerde administratie. U kunt dan een nieuwe lokatie en naam opgeven, waar de kopie van de geselecteerde database gezet moet worden. Deze backup (kopie) kunt u eventueel later via “open bestaande database” weer openen.

Automatische backup bij opstarten

Penningmeester maakt bij de eerste keer opstarten op een dag automatisch een backup van uw administratie in de data\backup folder. Er worden hierbij maximaal 10 backups (instelbaar via menu beheer… programma instellingen) gemaakt, waarna de oudste backup wordt overschreven. Omdat de automatische backup op dezelfde schijf wordt gemaakt als uw actuele administratie is het aanbevolen met backup software periodiek een backup van de gehele c:\penningmeester\data directory te maken naar een andere fysieke harde schijf.

Een database verwijderen uit de lijst

Om een database uit de databaselijst te verwijderen, kunt u deze selecteren en op de delete knop drukken.

Transacties archiveren ↑

In versie 4.7 van Penningmeester is het mogelijk om transactiegegevens te archiveren. Hiermee kan de overall performance verbeterd worden als er vele jaren trasactiehistorie in Penningmeester aanwezig zijn. Gegevens kunnen worden gearchiveerd via het menu beheer.. gegevens archiveren, waar een “datum t/m” kan worden opgegeven. Geeft u daar bijvoorbeeld 31/12/2009 op, dan wordt bij het starten van Penningmeester alleen de gegevens vanaf die datum geladen.

Historie alsnog bekijken
Gegevens van voor de archiveringsdatum zijn niet meer beschikbaar in Penningmeester. Mocht u later gegevens van voor de opgegeven datum wilt opvragen, kunt u de archiveringsdatum (tijdelijk) terugzetten.

Verbeterd profielbeheer  ↑

Vanaf Penningmeester versie 4.7 is het beheren van (bank)rekening  profielen verbeterd. In het nieuwe profiel beheerscherm  (te openen via menu beheer.. profielen beheren) zijn de aanwezige rekeningen in Penningmeester te groeperen in een profiel.
Zo kunt u makkelijk onderscheid maken in verschillende rekening groepen. Rechtbovenin het rekningoverzicht van Penningmeester kunt u makkelijk switchen van profiel, waarmee het rekeningoverzicht, alle rapporten en grafieken worden gefilterd op de rekeningen binnen het geselecteerde profiel.
Een nieuw profiel kunt u als volgt aanmaken:

1. Klik op de knop “nieuw”.
2. Geef de naam op van het nieuwe profiel. U kunt hier zelf een naam bedenken.
3. Vink de rekeningen aan die binnen het profiel moeten vallen.
4. Klik op toepassen

Licentie

Evaluatieversie ↑

Standaard wordt Penningmeester uitgerust met een evaluatie sleutel. Hiermee kunt u de applicatie 15 dagen volledig gebruiken. Na 15 dagen zal de import functionaliteit gedeactiveerd worden. Om Penningmeester onbeperkt te gebruiken kunt u via de website online een licentie aanschaffen.

Licentiesleutel aanschaffen ↑

Als u na de evaluatieperiode Penningmeester blijvend wilt blijven gebruiken, dan kunt u via de website online uw licentiecode aanschaffen. Nadat u uw naam en e-mail adres heeft opgegeven, ontvangt u een licentiecode e-mail. De licentiesleutel kunt direct gebruiken door deze in te voeren in Penningmeester via het menu help.. registreer (f2).

Bij het valideren van uw licentiecode is een internetverbining nodig. Als u via een proxy verbinding (niet gebruikelijk) maakt met het internet, dan dient u het betreffende proxy adres in te stellen in menu beheer… applicatie instellingen.

Uw licentiecode activeren op een ander PC ↑

Een licentiecode kan op 1 PC tegelijk actief zijn. Al u uw code op een andere PC wilt activeren, dan kunt u dat doen zonder dat u uw oude PC daarvoor nodig heeft. Bij het activeren van uw code op een andere PC, zal u de vraag krijgen of u de code op uw oude PC wilt deactiveren. Na het klikken op ja, ontvangt u een automatische e-mail op het geregistreerde adres met een link waarmee u de “ontkoppeling”  kunt bevestigen. Nadat u op de bevestiginglink heeft geklikt kunt u uw code op uw nieuwe PC activeren.

Offline huishoudboekje op meerdere PC's ↑

Omdat steeds meer klanten hun administatie op verschillende PC’s willen kunnen benaderen is het vanaf nu mogelijk gemaakt om een Penningmeester licentiecode op meerdere PC’s (max 3) binnen een netwerk tegelijk te activeren. Handig? Hieronder enkele mogelijkheden om uw huishoudboekje vanaf verschillende PC’s te benaderen.

Centrale netwerkschijf
Als u thuis een centrale netwerkschijf heeft kunt u de database van Penningmeester via menu beheer → database beheer verplaatsen naar de centrale netwerklokatie. Op iedere PC waarmee u de administatie wilt benaderen installeert en activeert u de Penningmeester software en verwijst u naar de centrale database lokatie.
Door het plaatsen op een centrale netwerk lokatie zal de performance van Penningmeester afnemen.

Via dropbox
Alternatief van de centrale netwerklokatie is gebruik te maken van dropbox (zie http://www.dropbox.com/). Met deze gratis cloud service kunt u een folder aanmaken die automatisch tussen uw PC’s wordt gesynchroniseert. Ook in dit geval kunt u in Penningmeester via menu beheer → database beheer uw administratie database in de dropbox folder plaatsen en vervolgens vanaf meerdere PC’s benaderen. Kennis van zaken en voorzichtigheid is met deze inrichting wel geboden. U kunt uw administratie namelijk maar op 1 PC tegelijk aanpassen / bijwerken. Maakt u wijzigingen op 2 PC’s tegelijkertijd, dan kan dat synchronisatie conflicten veroorzaken (zie ook http://www.dropbox.com/help/36).

Vragen en antwoorden

Meest gestelde vragen (FAQ) ↑

Bekijk de meest gestelde vragen over Penningmeester

Omnummering Triodos rekeningnummers ↑

Onlangs is de Triodos bank op verzoek van klanten overgestapt op een nieuwe rekening nummering. Wat voorheen het rekeningnummer 0333333333 was, is tegenwoordig genummerd 33.33.33.333.

Als u nieuwe transacties inleest in het Penningmeester huishoudboekje, dan wordt het aangepaste nummer als nieuw rekeningnummer beschouwd. Hierdoor is er geen aansluiting meer met de bestaande transacties. Om dat te verhelpen is er vandaag een nieuwe versie (4.2.0.5) neergezet. Hierin is het mogelijk om met de toestcombinatie ctr + F10 in Penningmeester een rekeningnummer om te nummeren. Hiermee wordt het betreffende nummer omgezet van alle aanwezige transacties, budgetten, reserveringen, ijksaldi en autoposten.




Mocht u ondertussen al een ijksaldo van de nieuwe rekening hebben ingesteld, dan is het raadzaam om 1 van de 2 ijksaldoregels te verwijderen in het menu beheer… rekeningbeheer.