Inhoudsopgave

Installatie

Systeemvereisten 

  • Besturingssysteem: Windows 10, 8, 7
  • .Net framework: 4.0 of hoger (Wordt bij installatie automatisch geïnstalleerd indien deze ontbreekt)
  • Een beeldschermresolutie van 1024*768 of hoger
Plaats een reactie

Installatie van de applicatie 

  1. Download de meest recente Penningnmeester versie
  2. Klik op uitvoeren (installatie start automatisch na het downloaden)
  3. Doorloop de installatie door overal op volgende te klikken

De installatie is nu voltooid. Penningmeester zal starten met een leeg rekeningoverzicht. Navigeer nu via de knop linksboven naar uw internetbankieren en downloadt uw rekening gegevens. Dit staat verder uitgelegd in onderstaande hoofdstukken.

» Installatie gerelateerde forum vragen

Reacties uitgeschakeld voor Installatie van de applicatie

De-installatie van Penningmeester 

Penningmeester kunt u als volgt van uw PC de-installeren:

  1. In het startmenu staat een snelkoppeling genaamd uninstall Penningmeester waarmee u Penningmeester kunt de-installeren.
  2. Ook kunt u Penningmeester de-installeren via windows “programma’s installeren of verwijderen” in het configuratiescherm.

Bij de-installatie wordt bewust niet uw administratie verwijderd. Deze kunt u zelf na de-installatie verwijderen door de folder c:\penningmeester5 te verwijderen

Reacties uitgeschakeld voor De-installatie van Penningmeester

Transacties inlezen

Transacties downloaden van internet bankieren 

Werk uw transacties periodiek mij door transacties te downloaden vanaf uw internetbankieren.

  1. Selecteer linksbovenin Penningmeester de link naar uw bank
  2. Log in op uw internet bankieren
  3. Download transactie gegevens vanaf laatst gedownloade datum
  4. Sla het bestand op in de downloads folder of import directory van Penningmeester (c:\Penningmeester\Import)
  5. Nadat de gegevens zijn gedownload worden de gegevens automatisch ingelezen.

» Stap voor stap voorbeeld ING
» Ondersteunde bankformaten
» Gerelateerde forum vragen

Reacties uitgeschakeld voor Transacties downloaden van internet bankieren

Transacties rubriceren 

Handmatig rubriceren

Nadat u uw gegevens in Penningmeester heeft ingelezen kunt u uw gegevens rubriceren door er een post aan te koppelen. Dit doet u door in het rekeningoverzicht een post uit de keuzelijst te selecteren; of via de knop “rubriceren” links onderin het rekeningoverzicht (aanbevolen). Het huishoudboekje van Penningmeester is voor uw gemak standaard voorzien van veelgebruikte posten. U kunt uiteraard zelf posten aanmaken of verwijderen en dus zelf bepalen hoe u uw administratie inricht.

 
» Meer informatie over het juiste gebruik van posten

 

Automatisch rubriceren

Tijdens het rubriceren van uw transacties controleert Penningmeester automatisch of er nog soortgelijke ongerubriceerde mutaties aanwezig zijn (o.b.v. tegenrekeningnummer of omschrijving) . In dat geval vraagt Penningmeester u of deze automatisch gerubriceeerd moeten worden. U kunt daarbij kiezen of u dat eenmalig of voortaan automatisch wilt doen d.m.v. een autopost regel.

💡 Gebruik “boek naar rekening” alleen om tijdens het inlezen automatisch een tegenboeking naar de opgegeven rekening te maken. Handig om bijvoorbeeld geldautomaat opnames automatisch naar een kasrekening te boeken.

Reacties uitgeschakeld voor Transacties rubriceren

Transacties splitsen 


Het is mogelijk om een ingelezen transactie te splitsen, zodat u deze kunt opdelen in meerdere posten.

  1. Dubbelklik op een transactie (het detailscherm opent)
  2. Kies voor tabblad splitsen
  3. Klik op toevoegen om gesplitste transacties toe te voegen

De gesplitste posten worden alleen in administratieve weergave in het rekeningoverzicht, rapporten en grafieken. In de werkelijke weergave wordt de originele transactie van de bank weergegeven.

💡 U kunt door middel van splitsen een transactie (of een deel ervan) ook administratief op een andere datum laten vallen.

Reacties uitgeschakeld voor Transacties splitsen

Handmatig transacties toevoegen 

Naast automatisch inlezen van transacties van de bank is het ook mogelijk om handmatig transacties toe te voegen. Te gebruiken voor spaarrekeningen of het bijhouden van kas transacties.

  1. Klik in transactiescherm midden onderin op knop “toevoegen”.
  2. Vul de benodigde velden in het invoer scherm.
  3. Klik op OK om op te slaan of OK + nieuw om op te slaan en direct een nieuwe transactie aan te maken.

💡 Tips:
1. Handmatig toegevoegde transacties krijgen een groen lettertype in het transacties scherm.
2. Het is ook mogelijk door middel van een actieregel automatisch tegenboekingen van transacties te maken op de kasrekening door bij “boek naar rekening” de kasrekening op te geven voor (bijvoorbeeld)geldautomaat transacties.
3. Via rechtermuismenu van een transactie is het mogelijk direct een tegenboeking te maken.

Reacties uitgeschakeld voor Handmatig transacties toevoegen

Een transactie overboeken 

In het rekeningoverzicht kunt u via uw rechtermuismenu op een transactieregel eenvoudig een mutatie tegenboeken naar een andere rekening. Dit is hetzelfde als het opvoeren van een handmatige transactie, maar scheelt u handmatig overtypen van de gegevens. De stappen:

  • Ga op een regel te staan
  • Klik op rechtermuisknop
  • Klik op “Boek naar rekening”
  • Kies bij “naar rekening” de betreffende (spaar)rekening en klik op OK

 

Reacties uitgeschakeld voor Een transactie overboeken

Bankformaten

Ondersteunde bankformaten 

Penningmeester ondersteunt de volgende bankformaten. Staat uw bank er niet bij, dan is het mogelijk een voorbeeldbestand van ca 3 regels te sturen naar info@penningmeester.net zodat deze eventueel toegevoegd kan worden.

Nederlandse banken Belgische banken Overige formaten
  • ING (kommagescheiden IBAN dd-mm-jjjj)
  • Rabobank (kommagescheiden)
  • ABN Amro (TXT en zakelijk kommagescheiden)
  • MeesPierson (Tab gescheiden)
  • SNS Bank (CSV)
  • SNS Regiobank
  • Frieslandbank
  • van Lanschot
  • ASN Bank
  • Knab bank
  • Bank of Schotland
  • Triodos (Csv file)
  • Record bank
  • Argenta BE
  • KBC bank
  • BNP fortis
  • AXA bank
  • ING BE
  • Belfius
  • Delta Lloyd BE
  • Keytrade
  • Dexia (CSV file)
  • Beo bank
  • Rabobank BE
  • MoneYou BE
  • Bunq (statement csv)
  • PayPal
  • DKB bank
  • Leaseplan bank
  • American Express
  • Sparkasse
  • MoneyYou
  • OFX bestandsformaat
  • MT940
  • Cashflow csv
  • AFAS excel file
  • Isabel Excel file
  • Keytrade csv
  • OROV csv
  • Cashtracker csv
Reacties uitgeschakeld voor Ondersteunde bankformaten

Penningmeester Excel formaat 

Als u nog een excelsheet met bankmutaties heeft, kunt u deze in Penningmeester inlezen.  Hiervoor dient u uw excelbestand aan te passen aan de dezelfde indeling hebben als het onderstaande voorbeeld.
Download excel voorbeeld

De kolommen met rode koptekst zijn de minimaal verplichte velden.  Nadat u het bestand heeft gevuld, kunt u het bestand in de folder: c:\penningmeester\import plaatsen, waar het bestand vervolgens automatisch wordt ingelezen.

Reacties uitgeschakeld voor Penningmeester Excel formaat

Transacties

Transactieoverzicht 

Zodra u Penningmeester start, opent automatisch het transactieoverzicht. Hierin staan alle inkomsten & uitgaven van alle bankrekeningen. In dit scherm is het mogelijk transacties te sorteren, zoeken, filteren, rubriceren en bewerken.

 
Sorteren
U sorteert uw transacties door op de omschrijving van een kolom te klikken. Als u een 2de keer klikt wordt de sortering ervan omgedraaid (oplopend ‹› aflopend).

💡 U kunt kolommen ook verplaatsen door ze te slepen of tonen/verbergen via rechtermuismenu.. kolommen weergeven/verbergen.

 

Filteren

Filter gegevens via de filtertoolbar bovenin of klik op dropdown van de filterknop voor speciale filters of klik op de filterknop zelf om geavanceerde filtering toe te passen.

💡 Tips:
1) Selecteer een veld in het transactieoverzicht en filter direct op de geselecteerde waarde via rechtermuismenu of via linkswijzende pijltje in de filter toolbar (rechts van filter knop).
2) Via rechtermuismenu is het ook mogelijk om posten weg te filteren via optie wegfilteren (niet tonen).
3) Klik via rechtermuis op bedrag veld en kies direct voor een bedragfilter
4) Midden-rechts onderin de statusbar zie je een totaal aantal, bij, af en verschil van de geselecteerde transacties

 

Rubriceren

Om een transactie te rubriceren kunt u in het rekeningoverzicht een post uit de keuzelijst selecteren. Van de overige kunt u dat handmatig doen door een post te selecteren. Indien u bijvoorbeeld “boo” typt, verschijnt de post boodschappen. Ga eventueel met de pijltjestoetsen naar boven en beneden om andere posten te selecteren en klik op enter wanneer u de juiste heeft gevonden. De cursor verspringt automatisch naar de post van de volgende regel. De aangepaste gegevens worden na het wijzigen automatisch opgeslagen.

💡 Tips:

  1. Om een post keuze ongedaan te maken klikt u op de ESC toets.
  2. Om een post leeg te maken selecteert u de post en klikt u op de delete toets.
  3. U kunt van een selectie transacties de post wijzigen door meerdere regels te selecteren en op knop “wijzig selectie” te kiezen.

 

Stand van zaken toolbar
Rechts in het rekeningoverzicht ziet u een “stand van zaken” toolbar. Daarin ziet u een samenvatting van uw financiën:

  • Rekening saldo van alle rekeningen in het gekozen profiel, waarvan in rekeningbeheer het vinkje “toon in toolbar” aan staat.
  • Profiel saldo.  Totaal saldo van van alle rekeningen in het geselecteerde profiel.
  • Een saldo alert datum. Dit is de eerste datum waarop het saldo van een van de rekeningen in het profiel onder het opgegeven “saldo alert” komt.
  • Bestedingsruimte. Het totaal verwacht eindsaldo van alle rekeningen in het profiel.
  • Verwacht resultaat. Totaal van verwachte inkomsten -/- uitgaven.
  • Begrotingsruimte.Begroot resultaat -/- verwacht resultaat.

Onderin de stand van zaken panel staat selectieafhankelijke gegevens. Selecteer je bijvoorbeeld een post, dan zie je daar een samenvatting van de geselecteerde post. Is de datum kolom geselecteerd, dan verschijnt hier een samenvatting van de geselecteerde maand.

➵ De gegevens in het stand van zaken overzicht zijn gebaseerd op de periode die onderin de panel staat geselecteerd. Niet over de transactie datum selectie.

Reacties uitgeschakeld voor Transactieoverzicht

Rapporten 

Penningmeester kent een verschillende rapportages die zijn te genereren vanuit het rapport menu. De rapportages zijn te gebruiken als hieronder beschreven.

Voorbeeldrapporten

Cashflowprognose

Rekeningbalans

Maandoverzicht

Bestedingsruimte


Rapport filter
Bij het openen van een rapport kunt u een filter opgeven. Op basis van deze filter wordt het gekozen rapport gegenereerd.

Rapport instellingen

  • In instellingen toolbar rechts is het mogelijk de layout, groepering, sortering en nog veel meer aan te passen.
  • Klik na het wijzigen op toon knop om de instellingen in het rapport door te voeren.
  • Om de gekozen instellingen te bewaren, kies op de opslaan knop. Geef daarbij een naam van het rapport op zodat u deze de volgende keer met dezelfde instellingen en filter kunt openen of publiceren.

💡 Met salderen op ja is het mogelijk het resultaat (inkomsten – uitgaven) van de post bij de inkomsten of uitgaven weer te geven, zoals ingesteld bij de betreffende post.

Rapport printen en exporteren

Via de toolbar onderaan het rapport kunt u het rapport printen, exporteren naar excel, opslaan als html of mht bestand.

➵ Voor het exporteren naar excel heeft u Excel versie 2003 of hoger nodig.

Rapport publiceren

Via de publiceren knop kunt u een rapport publiceren zodat u deze met een zelf gekozen gebruikersnaam / wachtwoord versleuteld online kunt bekijken. Daarmee kunt u rapportages delen met anderen of onderweg op uw mobiele apparaat te bekijken.

» Meer informatie over publiceren
» Rapportage gerelateerde forum vragen

Reacties uitgeschakeld voor Rapporten

Grafieken 

Penningmeester huishoudboekje kent diverse instelbare basisgrafieken. De basisgrafieken worden gegenereerd op basis van de ingestelde filter en zijn verder als volgt instelbaar via de grafiek instellingen toolbar rechts van de grafiek.

 

Resultaat per maand
In deze grafiek worden uw inkomsten tegen uw uitgaven afgezet.

  • De lichtgroene en lichtrode balken zijn geprognotiseerde inkomsten en uitgaven.
  • De donkerrode en donkergroene balken zijn uw werkelijke inkomsten / uitgaven, die de geprognostiseerde inkomsten en uitgaven naarmate de maand vordert worden gevuld.
  • De gele lijn is het cumulatieve resultaat (inkomsten -/- uitgaven) en geeft dus direct een goed beeld of uw inkomsten en uitgaven in balans zijn.
  • De gestippelde lijnen zijn uw begrootte inkomsten (groen), begrootte uitgaven (rood) en begroot cumulatief resultaat (grijs).

 

Taartdiagram van uw inkomsten en uitgaven
Met het taartdiagram kunt u uw inkomsten & uitgaven of meevallers & tegenvallers weergeven per post, postgroep of rekening. Afhankelijk van het ingestelde detailniveau kunt u op een taartpunt klikken om de onderliggende details weer te geven (bijvoorbeeld van postgroep naar onderliggende posten).

 

 

Saldo / resultaatverloop
In de saldografiek kunt u uw saldverloop per dag weergeven. In de grafiek kunt u via de pijltjes door de tijd heen navigeren, waarbij onderop de details van de geslecteerde dag worden weergeven. Het grijze gedeelte is geprognotiseerd; het niet grijze gedeelte is werkelijk saldo, die automatisch wordt aangepast naarmate het jaar vordert. De weergeven bestedingsruimte is het geprognotiseerde eindsaldo van de ingestelde periode. De begrotingsruimte is het geprognotiseerde saldoverschil ten opzichte van uw begroting.
Het resultaatverloop is gelijk aan het saldorapport, alleen begint deze grafiek op stand 0 en worden de PM posten niet in de grafiek meegenomen.

 

Vlakdiagram van uw inkomsten en uitgaven per maand
In het vlakdiagram kunt u gegevens per maand uitzetten. In onderstaand voorbeeld zijn dat de inkomsten en uitgaven per groep. Dit is bijvoorbeeld ook instelbaar per rekening .

Plaats een reactie

Transacties exporteren / koppelen aan excel 

Uw gefilterde transacties kunt u in het rekeningovericht met de “Export..” button rechts onderin exporteren naar Excel. Daarbij kunt u een bestaand excel bestand kiezen of een nieuw excel bestand opgeven. Als u kiest voor een bestaande excelsheet, worden de gegevens op het penningmeesterdata tabblad bijgewerkt. U heeft daarmee dus een gekoppelde tabel, waardoor u in een ander tabblad grafieken of eigen berekening over de data kunt maken die bewaard blijft als u weer exporteert.

De export vanuit het rekeningoverzicht bevat alleen de werkelijke inkomsten en uitgaven. Rapportage gegevens in een gedimensioneerde structuur (inclusief saldo, begroting en prognoses) kunt u via het menu rapporten exporteren. Op basis van deze gegevens kunt u desgewenst in Excel rapporten maken en volledig afstemmen op uw eigen informatiebehoefte. Gebruik hiervoor bij voorkeur een draaitabel / grafiek (pivot table) in een ander tabblad. Lees meer over het koppelen van uw gegevens met Excel.

Reacties uitgeschakeld voor Transacties exporteren / koppelen aan excel

Inkomsten en uitgaven begroten

Een begroting opstellen 

Uw maandelijkse inkomsten en uitgaven begroten en budgetterenVia het menu begroting is het mogelijk maandelijkse inkomsten en uitgaven te begroten. Daarvoor is het mogelijk gebruik te maken van de begroting wizard gebruiken, waarmee een begroting gegeneerd kan worden op basis van vorige jaren. Een begroting is achteraf handmatig aan te passen en te verfijnen. Begrotingen zorgen ervoor dat er prognoses kunnen worden gemaakt voor de rest van het jaar.

In de samenvatting toolbar rechts worden de begrootte totalen en een samenvatting van de geselecteerde cel onderin.

💡 Bekijk het blog voor hulp en tips over begroting
» Begroting met salaris op 22e van de maand
» Tips voor budgetteren
» Hoe vul ik mijn begroting?
» Forum vragen en antwoorden over begroten

Reacties uitgeschakeld voor Een begroting opstellen

Begrotingsregel 

Vanuit begroting beheer kunt u een begrotingsregel aanmaken of bewerken Het aanpassen kan direct in het begrotingsbeheerscherm, of via de regel bewerken knop in het detailscherm. In een begrotingsregel geeft u voor de post aan wat de verwachtte inkomsten of uitgaven per maand zijn.

Via de kolom “dag” in de begrotingsregels is als volgt te bepalen hoe het bedrag wordt verdeeld:

Ingevuld: Het bedrag wordt op de opgegeven dag in de maand geprognotiseerd. Als de opgegeven dag gepasseerd is, zal het bedrag niet meer worden meegenomen in de prognose van die maand. Dit is bedoeld voor bedragen die maandelijks op dezelfde dag vallen, zoals bijvoorbeeld uw maandelijkse salaris.

Leeg: Het opgegeven bedrag wordt over de volledige maand verspreid. De restprognose is het begrote bedrag -/- het werkelijke uitgaven. Als de werkelijke uitgaven hoger zijn, zal de restprognose 0 zijn. Dit is bedoeld voor bedragen die erg onregelmatig binnen een maand vallen, zoals bijvoorbeeld kleding.

Met dag 0 (nul): Verdeelt het bedrag gelijkmatig over de (resterende) dagen van de maand. Ongeacht de werkelijke inkomsten/uitgaven, zal de restprognose begroot bedrag/ aantal dagen in maand * resterende aantal dagen in de maand zijn. Dit is bedoeld voor bedragen die regelmatig binnen een maand vallen, zoals bijvoorbeeld boodschappen. Mocht je wekelijks of 2 wekelijks boodschappen doen is het wellicht de overweging waard om dag leeg te laten (zie boven).

Reacties uitgeschakeld voor Begrotingsregel

Reserveringen 

Via reserveringen is het mogelijk om eenmalige verwachte inkomsten of uitgaven reserveren. Verwacht u een factuur te moeten betalen of eenmalig een bedrag te ontvangen, dan is dit bedrag te reserveren. Zolang de opgegeven datum niet is verlopen zal het bedrag in de begroting en prognose worden opgenomen. Zodra de opgegeven datum is verstreken wordt deze niet meer in de prognose opgenomen. De achtergrond van deze reserveringen worden dan ook grijs weergegeven. Het is uiteraard mogelijk een reservering te verzetten als betaal of ontvangstdatum verschuift.

💡 Een reservering wordt gebruikt voor inkomsten en uitgaven zoals facturen of eenmalige transacties.
Gebruik begroting voor regelmatige inkomsten en uitgaven.

Reacties uitgeschakeld voor Reserveringen

Inrichting

Uw vermogen bepalen 

Penningmeester leest gegevens van uw lopende bankrekeningen in. Maar waarschijnlijk heeft u hiernaast ook nog een spaarrekening, beleggingsrekening, hypotheek of een lening. In Penningmeester kunt u deze vermogens rekeningen opvoeren en van een (ijk)saldo voorzien. Daarmee kunt u een totaaloverzicht van uw vermogen krijgen.

Voorbeeld aanmaken spaarrekening
– Ga in Penningmeester naar beheer… rekening beheer
– Kies voor “toevoegen” rechtsonderin
– Vul gegevens over de spaarrekening (zie voorbeeld hiernaast)

Maak zo voor al uw spaarrekeningen, leningen en/of bezittingen een rekening met saldo aan. Per rekening kunt u kiezen of u het ijksaldo periodiek aanpast, of individuele saldomutaties wilt bijhouden.

 

Uw vermogen
Nadat het saldo van al uw bezittingen, schulden en lopende rekeningen zijn opgevoerd kunt u uw vermogen bepalen. Een som van de rekeningsaldi is in het rekeningoverzicht (stand van zaken toolbar) en bovenin de diverse rapporten  terug te vinden. Het rapport rekeningbalans geeft het beste overzicht van uw vermogen. Het rapport cashflowprognose geeft het beste inzicht in het verloop van uw vermogen in de tijd.

💡 Als u bij rapportinstellingen van het rekeningbalans rapport de modus op uitgebreid zet, ziet u ook een overzicht van alle berekende liquiditeit en solvabiliteit ratio’s.

Reacties uitgeschakeld voor Uw vermogen bepalen

Interne boekingen 

Het is belangrijk om onderlinge boekingen, zoals overschrijvingen van en naar uw eigen (spaar)rekening te rubriceren met een post van het type PM. Penningmeester zorgt ervoor dat deze PM mutaties niet als kosten, opbrengsten en resultaten in de rapportages worden meegenomen. Hiermee houdt u kosten, opbrengsten en bezittingen goed uit elkaar.

Standaard is penningmeester voorzien van de volgende PM posten:

  • PM
  • Kruispost
  • Verbouwing
  • Sparen
  • Interne boeking

PM posten worden wel meegenomen in de berekening van het saldo. Standaard niet in alle resultaat rapporten, tenzij de instelling PM posten van het rapport op ja is gezet.

Reacties uitgeschakeld voor Interne boekingen

Kasrekening bijhouden 

Penningmeester kunt u als huishoudboekje of digitaal kasboek gebruiken. In tegenstelling tot betaalrekeningen, waar u de transacties via internet bankieren kunt downloaden, voert u kasmutaties handmatig op. Hieronder staat beschreven hoe u een digitaal kasboek in Penningmeester kunt bijhouden.

Kasboekrekening aanmaken

Maak in het menu beheer.. rekening beheer een rekening aan en geef de volgende gegevens op:

  • Rekening: Kas*
  • Tennaamstelling: Kas*
  • Ijkdatum: de datum van vandaag
  • Ijksaldo: het kassaldo van vandaag (einde v/d dag!)

* U kunt ook een willekeurige eigen naam aan de rekening geven.

Kasmutaties toevoegen

Nu er een kasrekening met saldo is aangemaakt kunt u alle kasmutaties handmatig opvoeren. Klik hiervoor op de knop “Toevoegen” rechtsonderin het rekeningbeheer scherm. Kies in het mutatiescherm de kasrekening die u zojuist heeft aangemaakt en geef het bedrag, omschrijving en rubriek van mutatie. Iedere transactie die u toevoegt beïnvloed het saldo van de kasrekening. Het kassaldo wordt berekend op basis van het opgegeven startsaldo en de ingevoerde transacties.

Reacties uitgeschakeld voor Kasrekening bijhouden

Een spaardoel instellen 

Heeft u een spaardoel dit jaar? In het Penningmeester huishoudboekje kunt u een spaardoel opgeven en dagelijks nagaan of u op schema loopt. Maak hiervoor via menu beheer → rekening beheer een rekening aan genaamd “spaardoel” (iedere andere naam is ook mogelijk) en geef uw spaardoel als negatief ijksaldo (n.b. u bent uzelf uw spaardoel verschuldigd) met een ijkdatum aan het begin van het jaar. Voeg de rekening toe aan een profiel waar ook uw lopende-, spaar-, lening-/schuld- rekeningen met een kloppend saldo zijn opgenomen. Het saldo van de spaardoelrekening drukt nu de totale bestedingssruimte van het profiel. Zodoende ziet u aan de bestedingsruimte van het profiel wat u nog te besteden heeft / tekort komt buiten de opgestelde begroting, waarbij rekening wordt gehouden met uw ingestelde spaardoel. De bestedingsruimte van een profiel is onder andere zichtbaar in het stand van zaken panel in het rekeningoverzicht. Als u op de bestedingsruimte klikt, krijgt u een saldo-overzicht van alle rekeningen in het profiel en ziet u hoe de bestedingsruimte is opgebouwd.


Reacties uitgeschakeld voor Een spaardoel instellen

Saldocorrectie 

Als u periodiek handmatig rekening saldo bijhoudt of als rekeningsaldo afwijkt van het werkelijke saldo is het mogelijk om door middel van een saldo correctie een transactie van het saldoverschil aan te maken. Dit is met name goed  te gebruiken voor beleggings- en vermogensrekeningen (bijvoorbeeld huis WOZ waarde). De waarde op deze rekeningen kunnen door koerswijzigingen toenemen en/of afnemen, zonder dat er daadwerkelijk transacties tegenover staan. Om een overzicht te behouden van het waardeverloop kunt u periodiek het actuele saldo ervan aanpassen naar de nieuwe stand door middel van een saldo correctie.  De saldocorrectie kunt u als volgt uitvoeren vanuit menu beheer.. rekening beheer:

  1. Selecteer een rekening en kies voor “saldo correctie”.
  2. Vul in het saldocorrectiescherm het nieuwe ijksaldo op de opgegeven ijkdatum en kies OK.
  3. Er wordt een transactie correctiescherm geopend waarin u de transactie aanmaakt. Standaard wordt deze gevuld met het saldoverschil
  4. Kies voor OK.
Plaats een reactie

Boekhouding voor ondernemingen en verenigingen 

Penningmeester is geen volwaardig boekhoud-, contributie- of ledenbeheer pakket, maar gericht op begroten, prognotiseren en inzichtelijk maken van inkomsten, uitgaven en cashflow. Door onderstaande functionaliteiten door toevoegingen wordt Penningmeester steeds vaker gebruikt voor eenvoudige zakelijke of verenigingsboekhouding. Zo biedt de Nederlandse Bridgebond Penningmeester als pakket aan al haar aangesloten bridgeverenigingen.

De zakelijke rapporten bestaan uit een BTW aangifte rapport, een winst- en verliesrekening en een balans. Alle rapporten en grafieken zijn via instellingen inclusief of exclusief BTW weer te geven en er is een speciale BTW rekening, die automatisch het BTW saldo berekent. Hieronder een korte beschrijving hoe een zakelijke boekhouding in Penningmeester in te richten:

Afschrijvingen
Om een investering af te schrijven en dit juist op de balans, de BTW aangifte en winst en verlies rekening te krijgen. Stel u koopt een computer van EUR 1000,-. Hiervan krijgt u via de internet bankieren download een “Af” transactie op je betaalrekening. Deze kunt u als volgt afschrijven:

  1. Geef de transactie een post (bijvoorbeeld Inventaris 21%) met groeptype PM en BTW 21% of 0% voor niet-BTW plichtige verengingen
  2. Klik met rechtermuis op de transactie en kies voor “activeren”.
  3. Penningmeester vraagt of deze netto geactiveerd (EUR 840,34) moet worden; Kies hier “Ja”.
  4. Geef een rekeningnummer op (bijvoorbeeld computer) met een post (bijvoorbeeld Activering) van het groeptype PM, zonder BTW (het bedrag komt daarmee niet op de resultaatrekening en niet op de BTW aangifte).
  5. Penningmeester vraagt of de post ook afgeschreven moet worden. Kies daar “ja” en onderstaand scherm verschijnt waarin de afschrijvingstermijn en restwaarde kan worden opgegeven. Geef hier als post bijvoorbeeld Afschrijvingen, met groeptype VAST, zonder BTW. De afschrijving komt daarmee in de opgegeven termijnen op je resultaatrekening en verlaagt geleidelijk het saldo van de rekening “computer”.

Het resultaat

  • Saldo:  Het saldo van de betaalrekening is verlaagd met EUR 1000,-.
  • BTW: Er staat een directe BTW vordering op de lopende rekening van 159,66.
  • Balans:  Er is een nieuwe rekening “computer” met een saldo van 840,34 (netto aanschafwaarde) -/- 280,10 (eerste afschrijftermijn). Het saldo hiervan wordt vanwege de afschrijvingen automatisch verlaagd in termijnen van 280,10 per jaar (conform gekozen afschrijving schema).
  • W&V: Op de winst en verliesrekening staat -/-280,10 (1e afschrijftermijn).

De BTW rekening
Omdat de saldi van alle rekeningen bruto worden weergegeven (o.a. op de balans) is het mogelijk een BTW rekening aan te maken, die automatisch het actuele BTW saldo stand berekent op basis van de BTW transacties van de rekeningen van het geselecteerde profiel. Een BTW rekening kan als volgt worden ingesteld en gebruikt:

  • Maak in menu beheer.. rekening beheer een rekening aan met nummer: BTW (verplicht) en een vrij op te geven tenaamstelling (bijv. “BTW saldo”).
  • Geef als ijksaldo het te betalen BTW bedrag van de laatste BTW aangifte (is waarschijnlijk negatief bedrag) en als ijkdatum de laatste dag van het betreffende kwartaal (bijv 31 dec 2011, saldo: -100 [verschuldigde BTW bedrag van je aangifte].
  • De BTW afdracht transactie (-100) op je lopende rekening geef je een post (bijv. BTW afdracht) met groeptype PM en BTW percentage > 100 (is een special). Deze transactie verhoogt het saldo op de BTW rekening.
  • Voeg de rekening toe aan het gewenste profiel waarover u rapporteert.

De balans
In menu rapporten → zakelijk →Balans is het mogelijk een balans met ratio’s te maken. Hoe een rekening op deze balans  (activa / passiva) staat is in te stellen via menu.. rekening beheer. De berekening en omschrijving van de solvabiliteit- en liquiditeitsratio’s zijn te bekijken door de muis boven de infoknop ernaast te houden.

Privé balans

De balans met eigen vermogen is ook interessant voor het berekenen voor uw privé vermogen. De streefgetallen van de ratio’s  zijn voor privé huishoudens alleen minder relevant. Voor indeling in de balans kunt u bijvoorbeeld de volgende indeling aanhouden:

Activa:

  • (WOZ) waarde huis → Vaste activa
  • Spaarrekening → Vlottende activa
  • Bankrekening → Vlottende activa
Passiva:
  • Hypotheek → langlopende schulden
  • Persoonlijke lening < 1 jaar → Kortlopende schulden

Verenigingsadministratie
Voor verenigingen is het mogelijk om contributiestanden bij te houden. Een beschrijving hiervoor is beschreven in een aparte PDF handleiding. Deze is hier te downloaden.

Reacties uitgeschakeld voor Boekhouding voor ondernemingen en verenigingen

Beleggingen bijhouden 

Mutaties van een beleggingsrekening zijn meestal niet te downloaden. U kunt uw beleggingen wel handmatig bijhouden door hiervoor een rekening met een saldo aan te maken en periodiek een saldo correctie te maken. Open hiervoor een rekening (bijvoorbeeld door erop te klikken in stand van zaken overzicht rechts in transacties scherm). Vervolgens is het linksonderin het rekeningen scherm te kiezen voor “saldo correctie. Geef hier het nieuwe saldo op en houdt het vinkje alleen een transactie aanmaken aangevinkt. Klik ok en er wordt een transactie aangemaakt van het verschil van het oude en nieuwe saldo die u kunt rubriceren met bijvoorbeeld de post “beleggingsresultaat”. Zo komt het bijgewerkte saldo op de balans te staan en wordt deze bij het eigen vermogen geteld (zie rapport rekeningbalans). De transactie van het beleggingsresultaat komt in de diverse resultaat rapportages als inkomsten / uitgaven. In de saldo grafieken is het hiermee ook mogelijk om het saldoverloop over tijd te bekijken.

Reacties uitgeschakeld voor Beleggingen bijhouden

Beheer

Rekening beheer (ijksaldo instellen) 

Via het menu beheer.. Rekening beheer (Ijksaldo instellen), kunt u een naam en een ijksaldo aan uw rekeningen koppelen. Dit hoeft u eenmaal in te stellen per rekening. Eenmaal ingesteld berekent Penningmeester uw saldo voor, op en na de ingestelde ijkdatum op basis van de ingelezen transacties.

Het actuele en geprognotiseerde saldo wordt vervolgens in het transactieoverzicht en de verschillende rapporten en grafieken getoond. Om een nieuwe rekening in te stellen klikt u in het scherm op de knop “toevoegen”. Vul daar het rekeningnummer, de ijkdatum en het ijksaldo (saldo aan het einde van de ijkdatum dag) in. U kunt hier bijvoorbeeld de datum van vandaag invullen en uw saldo aan het einde van de dag.

Bij “saldo alert” kunt u een saldo ondergrens instellen (bijvoorbeeld uw kreditlimiet), waarop Penningmeester een melding moet weergeven. Deze melding geeft Penningmeester in het rekeningoverzicht in de stand van zaken toolbar, zodra uw saldo hieronder dreigt te raken. Dit berekent Penningmeester op basis van een prognose gebaseerd op uw ingevulde begroting.

Indien “toon saldo op toolbar staat aangevinkt wordt het saldo van de rekening in de stand van zaken toolbar in het rekeningoverzicht weergegeven. Dat geldt voor maximaal 5 rekeningen per profiel.

U kunt in rekening beheer ook een rekening met saldo toevoegen voor rekeningen die u niet via uw internet bankieren downloadt. Daarmee kunt u bijvoorbeeld makkelijk een vermogenspositie bepalen met het rapport rekeningbalans. Enkele voorbeelden van rekeningen:

  • Spaarrekeningen
  • Beleggingen
  • Studieschuld (met negatief saldo)
  • Hypotheek schuld (met negatief saldo)
  • De waarde van uw huis (bijvoorbeeld WOZ)
  • Een spaardoel (met negatief saldo)
Reacties uitgeschakeld voor Rekening beheer (ijksaldo instellen)

Profielen 

Door middel van een profiel kunt u rekeningen groeperen en daarover apart selecties, rapporten en grafieken gemaakt kunnen worden. Zodra een profiel is aangemaakt, verschijnt er rechtsbovenin penningmeester een extra knop waarmee u tussen de beschikbare profielen kunt wisselen. Het standaard profiel bestaat altijd en bevat alle aanwezige rekeningen in Penningmeester. De andere profielen kunt u zelf aanmaken via het menu beheer.. profiel beheer. Voer hier in de tabel een rekening en een willekeurige profielnaam in. Alle rekeningen met dezelfde profielnaam worden gegroepeerd onder het betreffende profiel.

Een profiel kan zo ook gebruikt worden om een rekening in het programma uit te sluiten.

 

Reacties uitgeschakeld voor Profielen

Autoposten 

Een actieregel/autopost is een regel die u kunt instellen voor het automatisch rubriceren van uw transacties. Autopost regels kunnen tijdens het rubriceren automatisch (na bevestiging) worden aangemaakt als Penningmeester detecteert dat de transactie vaker voorkomt.

U kunt daarnaast ook via het menu beheer… autoposten beheren handmatig een autopost regel aanmaken, bewerken of verwijderen. Bij het toevoegen geeft u de regel criteria voor het automatisch toewijzen van een post. Hierbij geldt:

  • Een transactie moet aan alle ingevulde criteria voldoen
  • Een niet gevuld criterium veld voldoet altijd
  • Hoe minder velden zijn gevuld, hoe meer transacties aan de criteria voldoen

Zo kunt u bijvoorbeeld alle transacties van een tegenrekening altijd dezelfde post geven. Geeft u daarbij aan dat de mededeling ook een bepaalde waarde moet bevatten, dan geldt die regel alleen als zowel het rekeningnummer overeenkomt EN de mededeling de betreffende waarde bevat.

💡 In het “omschrijving bevat” veld kan een kommagescheiden lijst opgegeven worden.

6 reacties

Database / administratie beheer 

U kunt in Penningmeester verschillende administraties voeren in dezelfde applicatie. Via menu beheer… database beheer (F9) kunt u een nieuwe administratie aanmaken, een bakup maken of een wachtwoord instellen die u moet ingeven om de administratie te openen. Switched u veel tussen administraties, dan kunt u deze ook automatisch bij het opstarten van Penningmeester laten weergeven via het vinkje “Dit scherm altijd weergeven bij opstarten”

 

Nieuwe database aanmaken

Via database beheer kunt u administraties in fysiek database bestanden scheiden. Hiermee wordt het overzetten van een administratie mogelijk. Heeft u bijvoorbeeld een prive en een verenigingsadministratie, dan kunt u deze scheiden en de verenigingsadministratie later makkelijk overdragen door de .mdb file te geven. Als u een nieuwe administratie aanmaakt, wordt er een lege database (mdb bestand) met de opgegeven naam/lokatie aangemaakt. De nieuwe database wordt automatisch aan de database lijst toegevoegd, waarna u hem kunt openen.

Bestanden die in de importfolder van Penningmeester zijn geplaatst worden in de geactiveerde database ingelezen.

Open bestaande database (restore)

Als u al een administratie heeft die niet in de databaselijst staat, kunt u een bestaande database openen. Dit kunt gebruiken om bijvoorbeeld een backup te openen, of een overgedragen administratie te openen.

Database verplaatsen / hernoemen

Als u uw administratie op een ander plek wilt opslaan, of een andere naam wilt geven, dan kan dat via de verplaats/hernoem nop. Kies na het klikken hierop de nieuwe lokatie en bestandsnaam en de geselecteerde bestaande database wordt naar de opgegeven lokatie verplaatst.

Een wachtwoord instellen

Voor een geselecteerde database kunt u een wachtwoord instellen via de zet wachtwoord knop. De administratie (msaccess database) kan dan voortaan alleen met het opgegeven wachtwoord worden geopend. Het wachtwoord is opgeslagen met de database, waardoor deze ook bij het overdragen opgegeven moet worden.

Let bij het instellen van een wachtwoord er goed op dat u het wachtwoord onthoudt! Penningmeester heeft geen wachtwoord herstel functionaliteit.

Een wachtwoord verwijderen

Om een wachtwoord van een database te verwijderen, kunt u het nieuwe en herhaal wachtwoord leeg laten. U moet hiervoor uiteraard ook uw bestaande wachtwoord opgeven.

Een backup maken

Via de backup knop kunt een kopie maken van de geselecteerde administratie. U kunt dan een nieuwe lokatie en naam opgeven, waar de kopie van de geselecteerde database gezet moet worden. Deze backup (kopie) kunt u eventueel later via “open bestaande database” weer openen.

Automatische backup bij opstarten

Penningmeester maakt bij de eerste keer opstarten op een dag automatisch een backup van uw administratie in de data\backup folder. Er worden hierbij maximaal 10 backups (instelbaar via menu beheer… programma instellingen) gemaakt, waarna de oudste backup wordt overschreven. Omdat de automatische backup op dezelfde schijf wordt gemaakt als uw actuele administratie is het aanbevolen met backup software periodiek een backup van de gehele c:\penningmeester\data directory te maken naar een andere fysieke harde schijf.

Een database verwijderen uit de lijst

Om een database uit de databaselijst te verwijderen, kunt u deze selecteren en op de delete knop drukken.

Plaats een reactie

Transacties archiveren 

In versie 4.7 van Penningmeester is het mogelijk om transactiegegevens te archiveren. Hiermee kan de overall performance verbeterd worden als er vele jaren trasactiehistorie in Penningmeester aanwezig zijn. Gegevens kunnen worden gearchiveerd via het menu beheer.. gegevens archiveren, waar een “datum t/m” kan worden opgegeven. Geeft u daar bijvoorbeeld 31/12/2009 op, dan wordt bij het starten van Penningmeester alleen de gegevens vanaf die datum geladen.

Historie alsnog bekijken
Gegevens van voor de archiveringsdatum zijn niet meer beschikbaar in Penningmeester. Mocht u later gegevens van voor de opgegeven datum wilt opvragen, kunt u de archiveringsdatum (tijdelijk) terugzetten.

Reacties uitgeschakeld voor Transacties archiveren

Licentie

Evaluatieversie 

Standaard wordt Penningmeester uitgerust met een evaluatie sleutel. Hiermee kunt u de applicatie 15 dagen volledig gebruiken. Na 15 dagen zal de import functionaliteit gedeactiveerd worden. Om Penningmeester onbeperkt te gebruiken kunt u via de website online een licentie aanschaffen.

Reacties uitgeschakeld voor Evaluatieversie

Licentiesleutel aanschaffen 

Als u na de evaluatieperiode Penningmeester blijvend wilt blijven gebruiken, dan kunt u via de website online uw licentiecode aanschaffen. Nadat u uw naam en e-mail adres heeft opgegeven, ontvangt u een licentiecode e-mail. De licentiesleutel kunt direct gebruiken door deze in te voeren in Penningmeester via het menu help.. registreer (f2).

Bij het valideren van uw licentiecode is een internetverbining nodig. Als u via een proxy verbinding (niet gebruikelijk) maakt met het internet, dan dient u het betreffende proxy adres in te stellen in menu beheer… applicatie instellingen.

» Licentie gerelateerde vragen en antwoorden op het forum

Reacties uitgeschakeld voor Licentiesleutel aanschaffen

Uw licentiecode activeren op een ander PC 

Een licentiecode kan op 3 PC’s binnen hetzelfde netwerk geactiveerd worden. Als u uw code op een andere PC wilt activeren, dan kunt u dat doen zonder dat u uw oude PC daarvoor nodig heeft. Bij het activeren van uw code op een andere PC, zal u de vraag krijgen of u de code op uw oude PC wilt deactiveren. Na het klikken op ja, ontvangt u een automatische e-mail op het geregistreerde adres met een link waarmee u de “ontkoppeling”  kunt bevestigen. Nadat u op de bevestiginglink heeft geklikt kunt u uw code op uw nieuwe PC activeren.

Reacties uitgeschakeld voor Uw licentiecode activeren op een ander PC

Gebruik op meerdere PC's tegelijk 

Omdat steeds meer klanten hun administatie op verschillende PC’s willen kunnen benaderen is het vanaf nu mogelijk gemaakt om een Penningmeester licentiecode op meerdere PC’s (max 3) binnen een netwerk tegelijk te activeren. Handig? Hieronder enkele mogelijkheden om uw huishoudboekje vanaf verschillende PC’s te benaderen.

Centrale netwerkschijf
Als u thuis een centrale netwerkschijf heeft kunt u de database van Penningmeester via menu beheer → database beheer verplaatsen naar de centrale netwerklokatie. Op iedere PC waarmee u de administatie wilt benaderen installeert en activeert u de Penningmeester software en verwijst u naar de centrale database lokatie.
Door het plaatsen op een centrale netwerk lokatie zal de performance van Penningmeester afnemen.

Via dropbox
Alternatief van de centrale netwerklokatie is gebruik te maken van dropbox (zie http://www.dropbox.com/). Met deze gratis cloud service kunt u een folder aanmaken die automatisch tussen uw PC’s wordt gesynchroniseert. Ook in dit geval kunt u in Penningmeester via menu beheer → database beheer uw administratie database in de dropbox folder plaatsen en vervolgens vanaf meerdere PC’s benaderen. Kennis van zaken en voorzichtigheid is met deze inrichting wel geboden. U kunt uw administratie namelijk maar op 1 PC tegelijk aanpassen / bijwerken. Maakt u wijzigingen op 2 PC’s tegelijkertijd, dan kan dat synchronisatie conflicten veroorzaken (zie ook http://www.dropbox.com/help/36).


Reacties uitgeschakeld voor Gebruik op meerdere PC’s tegelijk

Vragen en antwoorden

Meest gestelde vragen (FAQ) 

Installatie

Licentie
Transacties inlezen
Welke bankformaten ondersteunt Penningmeester?

Inrichting administratie
Reacties uitgeschakeld voor Handleiding