Penningmeester online handleiding

Inhoud

• Installatie
• Systeemvereisten
• Ondersteunde banken

• Inlezen gegevens
• Automatisch rubriceren
• Handmatig rubriceren
• Transacties splitsen
• Handmatig mutaties toevoegen (kasboek bijhouden)

• Rekeningoverzicht
• Filteren, zoeken en sorteren
• Begroten
• Reserveringen
• Rekening beheer (Ijksaldo instellen)
• Exporteren naar Excel
• Rapporten
• Grafieken

• Posten beheren
• Profielen beheren
• Autoposten
• Database beheer (wachtwoord instellen)
• Instellingen

• Registereren
• Meest gestelde vragen
• Algemene voorwaarden

Systeemvereisten   ↑

Uw PC moet minimaal aan de voldende eisen voldoen.

• Besturingssysteem: Windows 7, XP of Vista
• .Net framework: 2.0 of hoger (wordt automatisch bij setup geïnstalleerd indien ontbreekt)
• Een beeldschermresolutie: 1024*768 of hoger

Installatie   ↑

Penningmeester is te gebruiken als huishoudboekje voor thuis, of als kasboek voor een vereniging of kleine onderneming.
Het maakt gebruik van het gestandaardiseerde microsoft .Net 2.0 framework en is daarmee geschikt voor Windows ME, XP, Vista en windows 7. (32 en 64 bits versies).

1. Download de proefversie via de download pagina.
2. Klik op uitvoeren
3. Nadat de software is gedownload start de installatie van Penningmeester vanzelf
4. Doorloop de installatie door overal op volgende te klikken
5. Nadat Penningmeester setup is voltooid, zal er in uw start.. programma's een folder Penningmeester zijn aangemaakt. Klik daarin op het Penningmeester om de applicatie te starten
6. Penningmeester start met het rekeningoverzicht zonder transacties transacties
7. Navigeer nu via de knop linksboven naar uw internetbankieren en download uw rekening gevevens. Dit staat verder uitgelegd in onderstaande hoofdstukken

Ondersteunde banken   ↑

Penningmeester ondersteunt de volgende banken:

Penningmeester excel formaat   ↑

Als u nog een excelsheet met bankmutaties heeft, kunt u deze door penningmeester in laten lezen.
Hiervoor dient het excelbestand wel dezelfde indeling hebben als het onderstaande voorbeeld!
Download excel voorbeeld

De kolommen met rode koptekst zijn de minimaal verplichte velden.
Nadat u het bestand heeft gevuld, kunt u deze inlezen, door het bestand in de folder: c:\penningmeester\import te plaatsen. Penningmeester leest het bestand dan automatisch voor u in in.

Inlezen van uw gegevens   ↑

De transacties in Penningmeester kunt u periodiek bijwerken met gegevens vanuit internetbankier omgeving.
Hieronder treft u een stappenplan voor het inlezen van uw gegevens:

1. Selecteer linksbovenin Penningmeester een link naar uw bank
2. Dit opent een link naar uw internet bankieren website
3. Log in op uw internet bankieren en download uw gegevens vanaf de vorige keer dat u heeft gedownload
4. Sla het bestand op in de import directory van Penningmeester (c:\Penningmeester\Import)
5. Nadat de gegevens zijn gedownload worden de gegevens automatisch ingelezen.U krijgt een bericht zodra het inlezen is voltooid
6. Werk de transacties bij met de juiste posten. Zie hoofdstuk Bijwerken posten

Eventueel bestaande transacties zullen worden overgeslagen.
De combinatie datum, rekening, tegenrekening, omschrijving, bedrag en af/bij is als uniek gedefinieerd en zal nooit dubbel voorkomen.
Let wel dat omschrijvingen van dezelfde transctie in Girotel en mijnpostbank.nl helaas anders kunnen zijn.
Hierdoor is het mogelijk dat er dubbelingen indien overlappende periode van mijnpostbank.nl over eerder geimporteerde girotel gegevens of andersom wordt gezet.
Eventuele dubbelingen kunt u handmatig te verwijderen door een of meerdere rijen te selecteren en vervolgens op de delete knop te drukken.
Via snelfilter heeft u de mogelijkheid om mogelijke duplicaten weer te geven.

Automatisch rubriceren   ↑

Met penningmeester hoeft u zo min mogelijk te doen om uw mutaties te rubriceren.
Tijdens het koppelen van een post aan een mutatie controleert Penningmeester of er nog meer ongerubriceerde mutaties met hetzelfde tegenrekeningnummer of omschrijving zijn.
Zijn er minder dan 4, dan vraagt Penningmeester u de overige automatisch met dezelfde post voor u te vullen.
Zijn er meer dan 4, dan vraagt u Penningmeester of hier automatisch een autopost regel voor gemaakt moet worden.

Daarmee zal in de toekomst altijd de opgegeven post gekoppeld worden aan het betreffende tegenrekeningnummer

Handmatig rubriceren   ↑

Nadat u nieuwe gegevens heeft geïmporteerd, kunt u de transacties koppelen aan posten.
Dit kan door in de keuzelijst van een transactie de juiste post uit het keuzelijstje te kiezen. De gegevens worden bij het verlaten van de regel automatisch opgeslagen.

U kunt ook klikken op "Start rubriceren".
Daarmee opent een nieuw venster en kunt u alle niet gerubriceerde regels doorlopen en bijwerken.

Tips voor koppelen posten

Om het koppelen van posten niet al te tijdrovend te maken, beschrijft dit hoofdstuk tips voor het koppelen/bijwerken van posten.

1. Ga op een uitgavekeuzelijst staan en typ de eerste letters van de post die u wilt hebben.
   Indien u bijvoorbeeld "boo" typt, verschijnt de post boodschappen.
   Ga eventueel met de pijltjestoetsen naar boven en beneden om andere posten te selecteren
   Klik op enter wanneer u de juiste heeft gevonden. De cursor verspringt automatisch naar de post van de volgende regel.
2. Kopieer de post van een regel (rechtermuis..kopieren of CTR + c) Selecteer nu een lijst met posten van andere regels die dezelfde waarde moeten krijgen.
   Plak de waarde voor alle geselecteerde cellen (rechtermuis..plakken of CTR + v)
   Alle geselecteerde transacties zullen nu dezelfde post hebben
3. Filter op transacties zonder post toegewezen (via filters.. geen post toegewezen of ALT+g)
4. Gebruik autoposten om automatisch posten toe te wijzen!

Selecteren en via rechtermuismenu posten massaal wijzigen

Transacties splitsen   ↑

Ingelezen transacties vanuit uw internet bankieren kunt u administratief specificeren (splitsen).
Een enkele afschrijving van creditcard transactie kunt u bijvoorbeeld in verschillende regels uitsplitsen.
Dubbelklik hiervoor op een regel en ga naar het tabblad "specificatie (administratief)"
U kunt daar een onbeperkte splitsing in regels maken.
Administratief gesplitste posten worden in de rapportages alleen in administratieve weergave getoond.
De werkelijke weergave toont alleen de werkelijke transactiegegevens.

De verspreiden knop is een extra hulpmiddel om bedragen administratief over een periode uit te spreiden.
Zo kunt u bijvoorbeeld de kinderbijslag over de komende 3 maanden verspreiden.
In administratieve weergave geeft dit een beter beeld van gemmidelde maandresultaat.

Handmatig mutaties toevoegen   ↑

In Penningmeester kunt u handmatig mutaties toevoegen om bijvoorbeeld kas mutaties en saldi bij te houden. Klik hiervoor helemaal rechtsonderin Penningmeester op de knop toevoegen.
Er verschijnt een scherm waarin u een mutatie kunt toevoegen.
U kunt een willekeurige naam als rekening opgeven, zoals bijvoorbeeld "kas".
Door een ijksaldo van de rekeningen op te geven, kunt u ook het kassaldo berekenen.

Rekeningoverzicht   ↑

In het rekeningoverzicht ziet u alle aanwezige opbrengst en uitgave transacties in Penningmeester. U kunt hierin sorteren, filteren, zoeken, posten bijwerken en mededelingen aanpassen.
Anders dan de andere schermen kan hier dmv rechtermuismenu worden gefilterd op data. Zie filteren voor een gedetaillerde uitleg.

Nieuwe gegevens importeren

Zie diverse hoofdstukken hierboven voor importeren van uw bankgegevens.

Posten bijwerken

Nadat u gegevens heeft geïmporteerd, worden deze zichtbaar in het rekeningoverzicht. Van daarop ingestelde transacties zijn automatisch posten gekoppeld. Van de overige kunt u dat handmatig doen door een post te selecteren uit het keuzelijstje.
Na het aanpassen worden de gegevens automatisch opgeslagen.
Klik bij het wijzigen evt op de esc toets om de selectie ongedaan te maken.

Mededelingen aanpassen

Optioneel kunt u zelf de mededelingen van een transactie aanpassen. Klik hiervoor op de betreffende mededeling cel en vul een nieuwe text in.
De gewijzigde gegevens worden automatisch opgeslagen.

Totalen en aantallen

Rechtsonderin het scherm worden totalen over de filter weergegeven, waarbij:
Aantal: Totaal aantal transacties van weergegeven transacties
Bij: Totale bedrag Bij van weergegeven transacties
Af: Totale bedrag Af van weergegeven transacties

Totalen weergave

Saldo weergave

Linksonder in het rekeningoverzicht ziet u de saldo toolbar. Hierin wordt per rekening het berekend* saldo weergegeven. Er worden alleen saldo's weergeven van de rekeningen waar een ijksaldo van is opgegeven. Als u een profiel heeft ingesteld, worden alleen de saldo's van de rekeningen in het geseleecteerde profiel weergegeven.

Kleur weergave

In filters kunt u kiezen voor een werkelijk of administratieve weergave.
Administratief gespecificeerde mutaties worden in het rekeningoverzicht in het blauw weergegeven.

Reserveringen worden in het groen weergegeven.

Filteren, zoeken en sorteren   ↑

Filteren

Filters kunnen worden toegepast op de transactiegegevens. Een toegepaste filter geldt voor de weergegeven gegevens in alle schermen (dus rekeningoverzicht, rapporten en grafieken.) Er zijn meerdere manieren om een filters toe te passen. Zie hieronder de mogelijkheden.

Filterscherm

Klik op de "Filter.." knop in de menubalk van penningmeester. Er verschijnt een venster waarbij op meerdere velden gefilterd kan worden. Iedere waarde die u invult filtert de data extra. Kiest u bijvoorbeeld rekening: 123456 en bij/af: Af, dan zal de data bij toepassen op beide waarden gefilterd worden. Kortom van rekening 123456 alle AF posten.

Standaard wordt de "datum van" gezet op 1 januari van het vorige jaar. De "datum t/m" wordt standaard gezet op vandaag. Deze data waarden wordt beschouwd als niet gefilterd. Als u een andere datum opgeeft, of een ander filter veld van een waarde voorziet, zal de rode "filter uit" knop zichtbaar zijn.

Klik op de reset knop in het filterscherm om alle waarden naar de standaardwaarden terug te zetten.

Filterscherm Penningmeester

Filter via dropdown button

In de menubalk kunt u via het pijltje rechts op de "Filter..." knop kiezen uit voorgedefinieerde filters. Dit menu is bedoeld om het toepassen van veelgebruikte filters te vesnellen.

Penningmeester snelfilter button

Filter via rechtermuisknop

In het rekeningoverzicht kunt u filteren op waarden via het rechtermuisknop menu. Op alle kolommen m.u.v. omschrijving en mededelingen kunt u met de rechtermuisknop klikken op een cel. Er verschijnt een menu, waarmee u direct op de waarde van de geselecteerde cel kunt filteren.

Eenmaal op een kolom gefilterd, zal de kolom kop ervan schuin zijn gedrukt. Via de rechtermuisknop op één van de cellen van die kolom kan de filter op de kolom weer worden uitgezet.

Rechtermuismenu filter

Rekening filter

In de menubalk kunt u altijd direct filteren op een rekeningnummer.

Filter uitzetten

Zodra u een filter heeft toegepast kunt u deze op de volgende manieren uitzetten:

• Klik op "Filter uit" in de menubalk
• Klik in het filterscherm op de "Reset" button en klik OK
• Toest Alt + u op uw toesenbord

Data weergave

Via de data weergave bepaalt u of de werkelijke transacties (ingelezen van uw bank)
of de transacties die u administratief heeft gespecificeerd (Zie splitsen mutaties)

Als u bijvoorbeeld een creditcard regel heeft opgesplitst in verschillende posten, zult u in de werkelijke weergave de originele regel zien. In de administratieve weergave alleen de gespecificeerde (en dus niet de originele)
Dit heeft betrekking op alle weergaven (rekeningoverzicht, rapportages en grafieken
Onderop in Penningmeester is te zien welke weergave u heeft gekozen.

Administratief gespecificeerde mutaties worden in het rekeningoverzicht in het blauw weergegeven.

Zoeken

In de menubalk kunt u zoeken op een term in de omschrijving en mededelingen van de getoonde transacties. Vul hiervoor in het invoerveld een korte zoekterm in en klik op de zoekbutton ernaast (of druk op enter knop).

Zoekmogelijk

Er zijn geen geavanceerde zoekmogelijkheden ingebouwd, dus de opgegeven zoekterm moet voorkomen in een gedeelte van de omschrijving of mededelingen, zoals opgegeven in de zoekterm. Het heeft dus geen zin om meerdere trefwoorden op te geven.

Zoekopdracht wissen

Het opgeven van een zoekopdracht wordt beschouwd als het toepassen van een filter. De "Filter uit" button zal dan ook worden weergegeven als er een zoekopdracht is opgegeven. U kunt op de volgende manieren uw zoekopdracht wissen

• Maak zoekopdracht veld leeg en klik op zoek (of enter)
• Dubbelklik op het zoekopdracht veld en klik op zoek (of enter)
• Klik op "Filter uit" in de menubalk
• Klik in het filterscherm op de "Reset" button en klik OK
• Toest Alt + u op uw toesenbord

Zoekopdracht geven

Sorteren   ↑

Sorteren is mogelijk door op de kop tekst van een kolom te klikken.

Bij de eerste keer klikken zal er oplopend op de kolom worden gesorteerd.
Bij de tweede keer klikken zal er aflopend op de kolom worden gesorteerd.

Standaard word er aflopend op datum gesorteerd.

Exporteren naar Excel   ↑

Vanaf Penningmeester versie 2.9.0.15 kunt u uw rekeningoverzicht makkelijk exporteren naar excel.
Stel eventueel een filter in en klik rechtsonderin Penningmeester op de knop excel om de gegevens te exporteren.
U kunt vervolgens een nieuwe of bestaande bestandsnaam kiezen.
Als u kiest voor een bestaande excelsheet, worden de gegevens op het penningmeesterdata tabblad bijgewerkt. U heeft dus een gekoppelde tabel, waardoor u in een ander tabblad grafieken of eigen berekening over de data kunt maken die bewaard blijft als u weer exporteert!

Begroten   ↑

• Een begroting genereren op basis van de werkelijke inkomsten / uitgaven van een voorgaand jaar (bijv: vorig jaar Januari € 400 aan boodschappen uitgegeven => dit jaar wordt in Januari € 400 aan boodschappen begroot)
• Een begroting genereren op basis van de gemiddelde inkomsten / uitgaven van een voorgaand jaar (bijv: vorig jaar gemiddeld € 350 aan boodschappen uitgegeven => dit jaar wordt iedere maand € 350 aan boodschappen begroot)
• Een begroting kunt kopiëren van een voorgaand jaar
• Een lege begroting aanmaken. Alle posten worden begroot met € 0,- per maand, zodat u ze handmatig, post voor post kunt bijwerken

Begrotingsregels   ↑

• Maandbedragen vullen met werkelijke bedragen van de maand in een ander jaar.
• Vast bedrag per maand / kwartaal opgeven
• Maandbedragen vullen met de werkelijke maandgemiddelden van een ander jaar

• Ingevuld: Het bedrag wordt op de opgegeven dag in de maand geprognotiseerd. Als de opgegeven dag gepasseerd is, zal het bedrag niet meer worden meegenomen in de prognose van die maand. Dit is bedoeld voor bedragen die maandelijks op dezelfde dag wordt vallen, zoals bijvoorbeeld uw maandelijkse salaris.
• Leeg: Bedrag wordt over de volledige maand verspreid. De restprognose is het begrote bedrag -/- het werkelijke bedrag. Als de werkelijke inkomsten/uitgaven hoger zijn, zal de restprognose 0 zijn. Dit is bedoeld voor bedragen die erg onregelmatig binnen een maand vallen, zoals bijvoorbeeld kleding.
• 0: Met dag 0, zal het opgegeven bedrag gelijkmatig worden verspreid over de (resterende) dagen van de maand. Ongeacht de werkelijke inkomsten/uitgaven, zal de restprognose altijd (bedrag/dagen in maand) * resterende dagen van de maand zijn. Dit is bedoeld voor bedragen die regelmatig binnen een maand vallen, zoals bijvoorbeeld boodschappen.

Reserveringen   ↑

Via reserveringen kunt u eenmalige inkomsten en uitgaven die u in de toekomst verwacht reserveren via het menu beheer.. reserveringen.
U kunt in dit scherm een bedrag reserveren voor de opgegeven datum.
Als de datum van een reservering is verlopen, worden deze niet meer in de rapportages meegenomen.
De achtergrond van deze reserveringen worden dan ook grijs weergegeven.

De bedragen die u reserveerd worden in rapporten in administratieve weergave meegenomen (dus niet in werkelijke weergave).

Rekening beheer (Ijksaldo instellen)   ↑

Via het menu beheer.. Rekening beheer (Ijksaldo instellen) (F8), kunt u een naam en een ijksaldo aan uw rekeningen koppelen.
Dit hoeft u eenmaal in te stellen per rekening.
Eenmaal ingesteld berekent Penningmeester uw saldo voor, op en na de ingestelde ijkdatum op basis van de ingelezen transacties

Het actuele en geprognotiseerde saldo wordt vervolgens in het transactieoverzicht en de verschillende rapporten en grafieken getoond.
Om een nieuwe rekening in te stellen vult u in het scherm een nieuwe regel in (regel met * ervoor).
Vul het rekeningnummer, de ijkdatum en het ijksaldo (saldo aan het einde van de ijkdatum dag) in.
U kunt hier bijvoorbeeld de datum van vandaag invullen en uw saldo aan het einde van de dag.

Rapporten   ↑

Penningmeester kent een aantal rapporten om inzicht te krijgen in af- en bijschrijvingen.
Kies uit een van de beschikbare rapporten in de menu bar.
Het rapport wordt gegenereerd op basis van de ingestelde filter. Via de knoppen op de rapport toolbar kunt een rapport printen, exporteren naar excel en opslaan als html of mht bestand. Vanuit het afdrukvoorbeeld kunt u nog paginainstellingen (zoals staand of liggend) aanpassen om het rapport zo goed mogelijk te printen. Het exporteren naar excel is mogelijk vanaf Excel versie 2003 of hoger.

Via de keuzelijsten linksbovenin kunt u instellingen/weergaven van de rapportages wijzigen:

• Bedragen. Gemiddelden per maand of totalen.
  Indien u een jaaroverzicht of jaabalans rapport kiest kunt u kiezen of u totalen of gemiddelden per maand wilt weergeven.
  In deze worden totaal bedragen gedeeld door het aantal versteken maanden in het jaar.
  Voor het laatste jaar kan het zijn dat dit een scheef beeld geeft als de huiige maand nog niet aan het einde is.
  Voor dat geval kunt u beter filteren op "exclusief huidige maand (Alt + e)"
• Per. Groep, groeptype of post. Hiermee kunt u de gegevens in het rapport meer of minder gedetailleerd groeperen.
  Indien u niet op een post groepeert (laagste nivo), kunt u op een regel in het rapport klikken om de onderliggende posten weer te geven.
• Afronding. Hiermee kunt u optioneel de bedragen in het rapport afronden op hele getallen.
• PM posten. Pro memory, ofwel kruisposten kunt u hiermee wel/niet laten meenemen in het rapport. PM posten zijn posten die in postbeheer zijn gekenmerkt onder het groeptype PM. Zoals bijvoorbeeld onderlinge boekingen die u niet als inkomsten of uitgaven wilt laten meetellen.

Het maandoverzicht

In het maandoverzicht ziet u precies wat uw inkomsten en uitgaven per maand, per post zijn.

Het jaaroverzicht

In het jaaroverzicht kunt u uw inkomsten en uitgaven per jaar vergelijken.

De maand/jaar/periode balans

In de maand/jaar/periode balans ziet u uw inkomsten, uitgaven en resultaat over de geselecteerde periode netjes naast elkaar.

Begroting rapport

Als u een begroting heeft aangemaakt ziet u in dit rapport van maand tot maand wat de stand is ten opzichte van uw opgegeven budget. Op basis van de werkelijke inkomsten / uitgaven en de door u opgegeven begroting wordt tevens berekend waar u naar vewachting uit zult komen

Belasting aangifte rapport

Handig bij uw jaarlijkse belastingaangifte. Markeer uw posten zoals salaris, verbouwing e.d. eenmalig als belastingpost en maak hiermee een handige uitdraai voor uw belastingaangifte

BTW rapport

Handig bij uw BTW aangifte. Geef eenmalig een BTW percentage bij uw BTW posten en genereer dit eenvoudige hulprapport voor uw BTW aangifte.

Transactielijst

Dit rapport geeft lijst met alle transacties en transactievelden die binnen ingestelde filter vallen. Het is met name bedoeld voor het exporteren naar excel voor uw eigen creatieve rapportages. Het biedt verder geen inzicht in totalen.

Transactielijst gegroepeerd

Toont al uw transacties, gegroepeerd per rekening, per jaar, maand, boekjaar of totaal

Rapport toolbar

Algemene opmerkingen bij rapporten:

• de getoonde data in een rapport is afhankelijk van ingestelde filter en/of zoekopdracht!
• posten met groeptype PM (Pro Memorie) worden altijd weggefilterd

Grafieken   ↑

Af- en bijschrijvingen kunnen grafisch worden weergeven in een grafiek.

In de grafiek treft u een gestapelde kolom per maand totaal bij/af gegevens.
Daarnaast worden aparte bij en af lijnen weegegeven om het verloop hiervan inzichtbaar te krijgen.
Voor de saldoverloop grafiek dient u in menu beheer.. rekening beheer een ijkdatum en ijksaldo in te stellen.
LET OP: Het saldo wordt berekend op basis van het ijksaldo en de aanwezige transactie mutaties.
Zorg er dus voor dat u over de periode alle mutaties in Penningmeester heeft ingelezen.
Anders geeft het saldo een verkeerd beeld.

Toolbar

• Bij/Af: bepaald of de kolommen gegevens over de bij- of afschrijvingen moet weergeven
• Groeptype bepaald de mate van detail van de stapels in de kolommen. Zo kan er gekozen worden uit:
  • Post: grootste detail. Toont wekelijk gekoppelde post (bijv. loon of bonus)
  • Postgroep: middel detail. Toont posten gegroepeerd op opgegeven groep (bijv. salaris)
  • Postype: minste detail. Toon posten gegroepeerd op type (bijv. vast of eenmalig)

Afdrukken of opslaan

Via het rechtermuismenu op de grafiek kan de grafiek worden geprint of worden opgeslagen naar disk

Inkomsten en uitgaven grafiek

In deze grafiek worden uw inkomsten en uitgaven in een lijngrafiek weergegeven. Instelbaar is of u uw inkomsten of uitgaven per post in de kolommen wilt weergeven.

Saldo verloop

De saldografiek werkt nadat u een ijksaldo heeft opgegeven (via menu beheer.. rekening beheer).
Daarna toont deze grafiek uw berekend saldoverloop over de ingestelde perioden.
Met een goed ingevulde begroting en lossen reserveringen geeft deze grafiek ook een prognose van uw toekomstig saldoverloop.
De prognose wordt als dunnere lijn weergeven in de grafiek.

Cirkel diagram

Handig om uw inkomsten en uitgaven met elkaar te vergelijken. Ook hier kunt u verschillende maanden, jaren en boekjaren met elkaar vergelijken.

Posten beheren   ↑

Uitgavenposten kunt u beheren via het beheer.. posten menu.
Een goede indeling hiervan is zeer belangrijk om goede rapportages en grafieken te kunnen maken.
Penningmeester is standaard met een lijst posten uitgerust. U kunt natuurlijk wel uw eigen indeling maken.
Bij het importeren van girotelgegevens worden posten automatisch aangemaakt.
Deze dienen nog wel te worden aangevuld met groep en groeptype.

Beschrijving van velden

• Naam
  Dit is de naam voor de post (voorbeeld: Meubels/Electronica)
• Groep
  Hier kunt u een groepsnaam voor de post opgeven, zodat verschillende posten kunnen worden gegroepeerd. Zo kunt u bijvoorbeeld de post "Benzine" en "Garage" groeperen als "Auto"
  "Tandarts" en "Huisarts" groeperen als "Ziektekosten", om deze posten vervolgens in de grafieken en rapportages gegroepeerd weer te kunnen geven
• Groeptype
• Vast: Vaste posten, die gedurende het jaar gelijk blijven (bijvoorbeeld huur/hypotheek)
• Variabel: Variabele posten, die iedere maand komen, maar per maand afwijken (voorbeeld: boodschappen)
• Eenmalig: Eenmalige (niet maandelijkse) posten. (voorbeeld: vakantie)
• PM: Pro memorie posten. Dit zijn "verschuif" posten die geen daadwerkelijk kosten of opbrengsten zijn, zoals overboeking naar spaarrekening. (voorbeeld: sparen/declaraties)
• BTW
  Hier kunt u optioneel een BTW percentage (bijv 6 of 19) opgeven voor uw BTW aangifte rapport. Alleen posten met een BTW percentage wordne in het BTW rapportage rapport meegnomen
• Belastingpost
  Hiermee kunt u een post markeren als belastingpost (zoals Hypotheek, Verbouwing, belastingteruggave e.d.). Oftewel alle posten die u gebruikt bij uw belastigaangifte en u in het belastingrapport wilt weergegeven / totaliseren.
  In het belasting aangifte rapport worden deze posten getotaliseerd.
  Een handig hulpmiddel voor uw jaarlijkse belastingaangiften

Post toevoegen

Helemaal onderin de pagina (regel met *) kunt u een nieuwe uitgavenpost toevoegen.

Post bewerken

Een post kan zonder problemen worden aangepast door 2 keer op een cel ervan te klikken. Bij het hernoemen van een post, zal de nieuwe naam, groep en groeptype ervan automatisch bij alle gekoppelde transacties zijn doorgevoerd. Gegevens worden automatisch opgeslagen bij het verlaten van de post.

Post verwijderen

U kunt een post verwijderen door een regel te selecteren en op de delete(del) knop van uw toetsenbord te drukken. U dient te bevestigen of u de post echt wilt weghalen.
Let op: Als er nog transacties aan de te verwijderen post zijn, zal de waarde hiervan geleegd worden! Gegevens worden automatisch opgeslagen bij het verlaten van de post.

Profielen beheren   ↑

Door middel van een profiel kunt u rekeningen groeperen en daarover apart selecties, rapporten en grafieken gemaakt kunnen worden.
Zodra een profiel is aangemaakt, verschijnt er rechtsbovenin penningmeester een extra knop waarmee u tussen de beschikbare profielen kunt wisselen.
Het standaard profiel bestaat altijd en bevat alle aanwezige rerkeningen in Penningmeester.
De andere profielen kunt u zelf aanmaken via het menu beheer.. profiel beheer. Voer hier in de tabel een rekening en een willekeurige profielnaam in.
Alle rekeningen met dezelfde profielnaam worden gegroepeerd onder het betreffende profiel.

In onderstaand voorbeeld worden 2 rekeningen gegroepeerd via Profiel A en een laatste rekening in een seperaat Profiel B geplaatst.

Een profiel kan zo ook gebruikt worden om een rekening in het programma uit te sluiten

Autoposten   ↑

Met autoposten kunt u automatisch een post koppelen voor bekende transacties.
Zo kunt u bijvoorbeeld automatisch de post "Loon" koppelen aan een bijschrijving van de rekening van uw werkgever.
Een afschrijving van het rekeningnummer van uw supermarkt als "boodschappen"
en de automatische overschrijving naar de rekening van de postbank automatisch posten als "Hypotheek"

Autopost toevoegen via rechtermuismenu

Een autopostregel voegt u het eenvoudigst op via het rechtermuimenu van het rekeningoverzicht.

• Klik met de rechtermuis op een regel, en klik op autopost regel..
• In het nieuw geopende scherm wordt automatisch de gegevens van de regel overgenomen
• Vul/wijzig eventueel de post
• Indien "transacties met post ook bijwerken" aangevinkt staat, zullen transacties met al een post gekoppeld ook worden bijgewerkt. Indien uitgevinkt worden alleen transacties zonder post bijgewerkt

Autopost regel toevoegen via rechtermuismenu

Autopost beheer via beheer menu

Autoposten kunnen worden beheerd via het Beheer.. autopost menu.

• Autopost bewerken
  Een autopost kan zonder problemen worden aangepast door op een regel te dubbelklikken of via de bewerken knop. te klikken. Door op een regel te dubbelklikken, opent een apart scherm om de regel te bewerken. Zie beschrijving scherm hierboven.
• Autopost toevoegen
  Helemaal onderin de pagina (regel met *) kunt u een nieuwe autopostregel toevoegen.
  Gegevens worden automatisch opgeslagen bij het verlaten van de post record.
• Autopost verwijderen
  U kunt een autopost verwijderen door een regel te selecteren en op de delete(del) knop van uw toetsenbord te drukken. U dient te bevestigen of u de record echt wilt weghalen.
• Autopostregels opschonen
  Hiermee kunt autoposten die de afgelopen 4 maanden niet zijn gebruikt eenvoudig opschonen
• Autopost opnieuw uitvoeren
  Hiermee kunt u de geslecteerde autopost regels uitvoeren op de aanwezige transacties in het systeem

Autopostregel bewerken of aanmaken  

In het toevoegen / bewerk scherm van een autopost regel, geeft u de criteria voor het automatisch toewijzen van een post.
Hierbij geldt:

• Een transactie moet aan alle ingevulde criteria voldoen
• Een niet gevuld criterium veld voldoet altijd
• Dus hoe minder velden gevuld, hoe meer transacties aan de criteria voldoen en vice versa

Autopost regel bewerken/toevoegen scherm

Database beheer (wachtwoord instellen)   ↑

Database beheer kunt u vanuit het penningmeester menu beheer.. database beheer (F9) openen. Switched u veel tussen administraties, dan kunt u deze ook automatisch bij het opstarten van Penningmeester laten weergeven via het vinkje "Dit scherm altijd weergeven bij opstarten"

Voorbeeld

Nieuwe database aanmaken

Via database beheer kunt u administraties in fysiek database bestanden scheiden. Hiermee wordt het overzetten van een administratie mogelijk. Heeft u bijvoorbeeld een prive en een verenigingsadministratie, dan kunt u deze scheiden en de verenigingsadministratie later makkelijk overdragen door de .mdb file te geven. Als u een nieuwe administratie aanmaakt, wordt er een lege database (mdb bestand) met de opgegeven naam/lokatie aangemaakt. De nieuwe database wordt automatisch aan de database lijst toegevoegd, waarna u hem kunt openen.

Bestanden die in de importfolder van Penningmeester zijn geplaatst worden in de geactiveerde database ingelezen.

Open bestaande database (restore)

Als u al een administratie heeft die niet in de databaselijst staat, kunt u eenvoudig een bestaande database toevoegen. Dit kunt gebruiken om bijvoorbeeld een backup te openen, of overgedragen verenigingsadministratie te openen.

Database verplaatsen / hernoemen

Als u uw administratie op een ander plek wilt opslaan, of een andere naam wilt geven, dan kan dat via de verplaats/hernoem nop. Kies na het klikken hierop de nieuwe lokatie en bestandsnaam en de geselecteerde bestaande database wordt naar de opgegeven lokatie verplaatst.

Zet wachtwoord

Voor een geselecteerde database kunt u een wachtwoord instellen via de zet wachtwoord knop. De administratie (msaccess database) kan dan voortaan alleen met het opgegeven wachtwoord worden geopend.
Het wachtwoord is opgeslagen met de database, waardoor deze ook bij het overdragen opgegeven moet worden.

Let bij het instellen van een wachtwoord er goed op dat u het wachtwoord onthoudt!
Penningmeester heeft geen wachtwoord vergeten functionaliteit.

Om een wachtwoord van een database te verwijderen, kunt u het nieuwe en herhaal wachtwoord leeg laten. Natuurlijk moet u wel ook uw bestaande wachtwoord opgeven.

Maak een backup

Via de backup knop kunt een kopie maken van de geselecteerde administratie. U kunt dan een nieuwe lokatie en naam opgeven, waar de kopie van de geselecteerde database gezet moet worden. Deze backup (kopie) kunt u eventueel later via "open bestaande database" weer openen.

Een database verwijderen uit de lijst

Om een database uit de databaselijst te verwijderen, kunt u deze selecteren en op de delete knop drukken.

Instellingen   ↑

Boekjaren

Door een startmaand voor een boekjaar in de instellingen op te geven kunt u rapportages maken over een periode die bijvoorbeeld van 1 september tot 31 augustus loopt.
Goed te gebruiken voor een Penningmeester van een club.
De boekjaar rapporten worden zichtbaar zodra hier een maand is ingevuld.

Database lokatie

Hiermee kunt u de lokatie wijzigen waar het databasebestand van Penningmeester moet staan.
Handig om bijvoorbeeld Penningmeester op 2 verschillende PC's naar dezelfde database te kunnen laten verwijzen.

Proxy server

Penningmeester controleert uw licentie en eventuele updates periodiek via het internet.
Mocht u gebruik maken van een proxy server, dan kunt u deze hier instellen met formaat: http://servernaam:poortnummer
Voorbeeld: htttp://proxy-1:8080

Ik ben beta tester

Indien u deze aanvinkt zal u sneller en regelmatiger updates van Penningmeester krijgen.
Dit zijn wel minder lang geteste beta versies waarbij de kans op bugs groter is.

Registreren   ↑

Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende licentievormen voor gebruik van Penningmeester

Evaluatieversie

Standaard wordt Penningmeester uitgerust met een evaluatie sleutel. Hiermee kunt u de applicatie 15 dagen volledig gebruiken. Na 15 dagen zal de import functionaliteit gedeactiveerd worden.
Om de importfunctionaliteit te activeren dient u een licentie aanschaffen.

Licentie mechanisme

Als u na de evaluatieperiode nog steeds tevreden bent over Penningmeester dan kunt u een licentie aanschaffen.
Via de site www.penningmeester.net/kopen.php kunt u een licentie aanschaffen
Nadat u uw gegevens heeft opgegeven, ontvangt u een e-mail met een licentiecode en betaalinstructies.
De licentiesleutel kunt direct gebruiken door deze in te voeren in Penningmeester via het menu help.. registreer (f2).
Nadat de licentiesleutel online is gevalideerd, wordt de import functionaliteit weer geactiveerd.
Een licentie kan slechts op 1 PC tegelijk geactiveerd zijn.

U kunt een licentie deactiveren op uw oude PC, door deze op uw nieuwe in te voeren en activeren.
U krijgt in dat geval een melding dat de licentie op een andere PC is geactiveerd, met de vraag of u deze op uw oude wilt deactiveren.
Als u op ja klikt ontvangt u een mail op het geregistreerde mailadres, waar met een link waar u op moet klikken om de deactivatie te bevestigen.
Nadat u het ontkoppelen heeft bevestigd, kunt u uw sleutel op uw nieuwe PC gebruiken.

Iedere 15 dagen zal Penningmeester automatisch de geldigheid van uw licentie online controleren.
Als dit niet binnen 30 mogelijk is, zal de licentie ongeldig worden bevonden totdat de online controle weer mogelijk is.

Als u via een proxy verbinding maakt met het internet, dan kunt u het adres van de proxy instellen in het instellingen scherm (onder menu beheer).