Boekhouding voor ondernemingen en verenigingen

Penningmeester is geen volwaardig boekhoud-, contributie- of ledenbeheer pakket, maar gericht op begroten, prognotiseren en inzichtelijk maken van inkomsten, uitgaven en cashflow. Door onderstaande functionaliteiten door toevoegingen wordt Penningmeester steeds vaker gebruikt voor eenvoudige zakelijke of verenigingsboekhouding. Zo biedt de Nederlandse Bridgebond Penningmeester als pakket aan al haar aangesloten bridgeverenigingen.

De zakelijke rapporten bestaan uit een BTW aangifte rapport, een winst- en verliesrekening en een balans. Alle rapporten en grafieken zijn via instellingen inclusief of exclusief BTW weer te geven en er is een speciale BTW rekening, die automatisch het BTW saldo berekent. Hieronder een korte beschrijving hoe een zakelijke boekhouding in Penningmeester in te richten:

Afschrijvingen
Om een investering af te schrijven en dit juist op de balans, de BTW aangifte en winst en verlies rekening te krijgen. Stel u koopt een computer van EUR 1000,-. Hiervan krijgt u via de internet bankieren download een “Af” transactie op je betaalrekening. Deze kunt u als volgt afschrijven:

  1. Geef de transactie een post (bijvoorbeeld Inventaris 21%) met groeptype PM en BTW 21% of 0% voor niet-BTW plichtige verengingen
  2. Klik met rechtermuis op de transactie en kies voor “activeren”.
  3. Penningmeester vraagt of deze netto geactiveerd (EUR 840,34) moet worden; Kies hier “Ja”.
  4. Geef een rekeningnummer op (bijvoorbeeld computer) met een post (bijvoorbeeld Activering) van het groeptype PM, zonder BTW (het bedrag komt daarmee niet op de resultaatrekening en niet op de BTW aangifte).
  5. Penningmeester vraagt of de post ook afgeschreven moet worden. Kies daar “ja” en onderstaand scherm verschijnt waarin de afschrijvingstermijn en restwaarde kan worden opgegeven. Geef hier als post bijvoorbeeld Afschrijvingen, met groeptype VAST, zonder BTW. De afschrijving komt daarmee in de opgegeven termijnen op je resultaatrekening en verlaagt geleidelijk het saldo van de rekening “computer”.

Het resultaat

  • Saldo:  Het saldo van de betaalrekening is verlaagd met EUR 1000,-.
  • BTW: Er staat een directe BTW vordering op de lopende rekening van 159,66.
  • Balans:  Er is een nieuwe rekening “computer” met een saldo van 840,34 (netto aanschafwaarde) -/- 280,10 (eerste afschrijftermijn). Het saldo hiervan wordt vanwege de afschrijvingen automatisch verlaagd in termijnen van 280,10 per jaar (conform gekozen afschrijving schema).
  • W&V: Op de winst en verliesrekening staat -/-280,10 (1e afschrijftermijn).

De BTW rekening
Omdat de saldi van alle rekeningen bruto worden weergegeven (o.a. op de balans) is het mogelijk een BTW rekening aan te maken, die automatisch het actuele BTW saldo stand berekent op basis van de BTW transacties van de rekeningen van het geselecteerde profiel. Een BTW rekening kan als volgt worden ingesteld en gebruikt:

  • Maak in menu beheer.. rekening beheer een rekening aan met nummer: BTW (verplicht) en een vrij op te geven tenaamstelling (bijv. “BTW saldo”).
  • Geef als ijksaldo het te betalen BTW bedrag van de laatste BTW aangifte (is waarschijnlijk negatief bedrag) en als ijkdatum de laatste dag van het betreffende kwartaal (bijv 31 dec 2011, saldo: -100 [verschuldigde BTW bedrag van je aangifte].
  • De BTW afdracht transactie (-100) op je lopende rekening geef je een post (bijv. BTW afdracht) met groeptype PM en BTW percentage > 100 (is een special). Deze transactie verhoogt het saldo op de BTW rekening.
  • Voeg de rekening toe aan het gewenste profiel waarover u rapporteert.

De balans
In menu rapporten → zakelijk →Balans is het mogelijk een balans met ratio’s te maken. Hoe een rekening op deze balans  (activa / passiva) staat is in te stellen via menu.. rekening beheer. De berekening en omschrijving van de solvabiliteit- en liquiditeitsratio’s zijn te bekijken door de muis boven de infoknop ernaast te houden.

Privé balans

De balans met eigen vermogen is ook interessant voor het berekenen voor uw privé vermogen. De streefgetallen van de ratio’s  zijn voor privé huishoudens alleen minder relevant. Voor indeling in de balans kunt u bijvoorbeeld de volgende indeling aanhouden:

Activa:

  • (WOZ) waarde huis → Vaste activa
  • Spaarrekening → Vlottende activa
  • Bankrekening → Vlottende activa
Passiva:
  • Hypotheek → langlopende schulden
  • Persoonlijke lening < 1 jaar → Kortlopende schulden

Verenigingsadministratie
Voor verenigingen is het mogelijk om contributiestanden bij te houden. Een beschrijving hiervoor is beschreven in een aparte PDF handleiding. Deze is hier te downloaden.