Rekening beheer (ijksaldo instellen)

Geplaatst op apr 19, 2011 | Reacties uitgeschakeld voor Rekening beheer (ijksaldo instellen)

Via het menu beheer.. Rekening beheer (Ijksaldo instellen), kunt u een naam en een ijksaldo aan uw rekeningen koppelen. Dit hoeft u eenmaal in te stellen per rekening. Eenmaal ingesteld berekent Penningmeester uw saldo voor, op en na de ingestelde ijkdatum op basis van de ingelezen transacties.

Het actuele en geprognotiseerde saldo wordt vervolgens in het transactieoverzicht en de verschillende rapporten en grafieken getoond. Om een nieuwe rekening in te stellen klikt u in het scherm op de knop “toevoegen”. Vul daar het rekeningnummer, de ijkdatum en het ijksaldo (saldo aan het einde van de ijkdatum dag) in. U kunt hier bijvoorbeeld de datum van vandaag invullen en uw saldo aan het einde van de dag.

Bij “saldo alert” kunt u een saldo ondergrens instellen (bijvoorbeeld uw kreditlimiet), waarop Penningmeester een melding moet weergeven. Deze melding geeft Penningmeester in het rekeningoverzicht in de stand van zaken toolbar, zodra uw saldo hieronder dreigt te raken. Dit berekent Penningmeester op basis van een prognose gebaseerd op uw ingevulde begroting.

Indien “toon saldo op toolbar staat aangevinkt wordt het saldo van de rekening in de stand van zaken toolbar in het rekeningoverzicht weergegeven. Dat geldt voor maximaal 5 rekeningen per profiel.

U kunt in rekening beheer ook een rekening met saldo toevoegen voor rekeningen die u niet via uw internet bankieren downloadt. Daarmee kunt u bijvoorbeeld makkelijk een vermogenspositie bepalen met het rapport rekeningbalans. Enkele voorbeelden van rekeningen:

  • Spaarrekeningen
  • Beleggingen
  • Studieschuld (met negatief saldo)
  • Hypotheek schuld (met negatief saldo)
  • De waarde van uw huis (bijvoorbeeld WOZ)
  • Een spaardoel (met negatief saldo)

Profielen

Geplaatst op apr 20, 2011 | Reacties uitgeschakeld voor Profielen

Door middel van een profiel kunt u rekeningen groeperen en daarover apart selecties, rapporten en grafieken gemaakt kunnen worden. Zodra een profiel is aangemaakt, verschijnt er rechtsbovenin penningmeester een extra knop waarmee u tussen de beschikbare profielen kunt wisselen. Het standaard profiel bestaat altijd en bevat alle aanwezige rekeningen in Penningmeester. De andere profielen kunt u zelf aanmaken via het menu beheer.. profiel beheer. Voer hier in de tabel een rekening en een willekeurige profielnaam in. Alle rekeningen met dezelfde profielnaam worden gegroepeerd onder het betreffende profiel.

Een profiel kan zo ook gebruikt worden om een rekening in het programma uit te sluiten.

 

Autoposten

Geplaatst op apr 20, 2011 | 6 reacties

Een actieregel/autopost is een regel die u kunt instellen voor het automatisch rubriceren van uw transacties. Autopost regels kunnen tijdens het rubriceren automatisch (na bevestiging) worden aangemaakt als Penningmeester detecteert dat de transactie vaker voorkomt.

U kunt daarnaast ook via het menu beheer… autoposten beheren handmatig een autopost regel aanmaken, bewerken of verwijderen. Bij het toevoegen geeft u de regel criteria voor het automatisch toewijzen van een post. Hierbij geldt:

  • Een transactie moet aan alle ingevulde criteria voldoen
  • Een niet gevuld criterium veld voldoet altijd
  • Hoe minder velden zijn gevuld, hoe meer transacties aan de criteria voldoen

Zo kunt u bijvoorbeeld alle transacties van een tegenrekening altijd dezelfde post geven. Geeft u daarbij aan dat de mededeling ook een bepaalde waarde moet bevatten, dan geldt die regel alleen als zowel het rekeningnummer overeenkomt EN de mededeling de betreffende waarde bevat.

💡 In het “omschrijving bevat” veld kan een kommagescheiden lijst opgegeven worden.

Database / administratie beheer

Geplaatst op apr 20, 2011 | Plaats een reactie

U kunt in Penningmeester verschillende administraties voeren in dezelfde applicatie. Via menu beheer… database beheer (F9) kunt u een nieuwe administratie aanmaken, een bakup maken of een wachtwoord instellen die u moet ingeven om de administratie te openen. Switched u veel tussen administraties, dan kunt u deze ook automatisch bij het opstarten van Penningmeester laten weergeven via het vinkje “Dit scherm altijd weergeven bij opstarten”

 

Nieuwe database aanmaken

Via database beheer kunt u administraties in fysiek database bestanden scheiden. Hiermee wordt het overzetten van een administratie mogelijk. Heeft u bijvoorbeeld een prive en een verenigingsadministratie, dan kunt u deze scheiden en de verenigingsadministratie later makkelijk overdragen door de .mdb file te geven. Als u een nieuwe administratie aanmaakt, wordt er een lege database (mdb bestand) met de opgegeven naam/lokatie aangemaakt. De nieuwe database wordt automatisch aan de database lijst toegevoegd, waarna u hem kunt openen.

Bestanden die in de importfolder van Penningmeester zijn geplaatst worden in de geactiveerde database ingelezen.

Open bestaande database (restore)

Als u al een administratie heeft die niet in de databaselijst staat, kunt u een bestaande database openen. Dit kunt gebruiken om bijvoorbeeld een backup te openen, of een overgedragen administratie te openen.

Database verplaatsen / hernoemen

Als u uw administratie op een ander plek wilt opslaan, of een andere naam wilt geven, dan kan dat via de verplaats/hernoem nop. Kies na het klikken hierop de nieuwe lokatie en bestandsnaam en de geselecteerde bestaande database wordt naar de opgegeven lokatie verplaatst.

Een wachtwoord instellen

Voor een geselecteerde database kunt u een wachtwoord instellen via de zet wachtwoord knop. De administratie (msaccess database) kan dan voortaan alleen met het opgegeven wachtwoord worden geopend. Het wachtwoord is opgeslagen met de database, waardoor deze ook bij het overdragen opgegeven moet worden.

Let bij het instellen van een wachtwoord er goed op dat u het wachtwoord onthoudt! Penningmeester heeft geen wachtwoord herstel functionaliteit.

Een wachtwoord verwijderen

Om een wachtwoord van een database te verwijderen, kunt u het nieuwe en herhaal wachtwoord leeg laten. U moet hiervoor uiteraard ook uw bestaande wachtwoord opgeven.

Een backup maken

Via de backup knop kunt een kopie maken van de geselecteerde administratie. U kunt dan een nieuwe lokatie en naam opgeven, waar de kopie van de geselecteerde database gezet moet worden. Deze backup (kopie) kunt u eventueel later via “open bestaande database” weer openen.

Automatische backup bij opstarten

Penningmeester maakt bij de eerste keer opstarten op een dag automatisch een backup van uw administratie in de data\backup folder. Er worden hierbij maximaal 10 backups (instelbaar via menu beheer… programma instellingen) gemaakt, waarna de oudste backup wordt overschreven. Omdat de automatische backup op dezelfde schijf wordt gemaakt als uw actuele administratie is het aanbevolen met backup software periodiek een backup van de gehele c:\penningmeester\data directory te maken naar een andere fysieke harde schijf.

Een database verwijderen uit de lijst

Om een database uit de databaselijst te verwijderen, kunt u deze selecteren en op de delete knop drukken.

Transacties archiveren

Geplaatst op mrt 30, 2012 | Reacties uitgeschakeld voor Transacties archiveren

In versie 4.7 van Penningmeester is het mogelijk om transactiegegevens te archiveren. Hiermee kan de overall performance verbeterd worden als er vele jaren trasactiehistorie in Penningmeester aanwezig zijn. Gegevens kunnen worden gearchiveerd via het menu beheer.. gegevens archiveren, waar een “datum t/m” kan worden opgegeven. Geeft u daar bijvoorbeeld 31/12/2009 op, dan wordt bij het starten van Penningmeester alleen de gegevens vanaf die datum geladen.

Historie alsnog bekijken
Gegevens van voor de archiveringsdatum zijn niet meer beschikbaar in Penningmeester. Mocht u later gegevens van voor de opgegeven datum wilt opvragen, kunt u de archiveringsdatum (tijdelijk) terugzetten.