Database / administratie beheer

U kunt in Penningmeester verschillende administraties voeren in dezelfde applicatie. Via menu beheer… database beheer (F9) kunt u een nieuwe administratie aanmaken, een bakup maken of een wachtwoord instellen die u moet ingeven om de administratie te openen. Switched u veel tussen administraties, dan kunt u deze ook automatisch bij het opstarten van Penningmeester laten weergeven via het vinkje “Dit scherm altijd weergeven bij opstarten”

Nieuwe database aanmaken

Via database beheer kunt u administraties in fysiek database bestanden scheiden. Hiermee wordt het overzetten van een administratie mogelijk. Heeft u bijvoorbeeld een prive en een verenigingsadministratie, dan kunt u deze scheiden en de verenigingsadministratie later makkelijk overdragen door de .mdb file te geven. Als u een nieuwe administratie aanmaakt, wordt er een lege database (mdb bestand) met de opgegeven naam/lokatie aangemaakt. De nieuwe database wordt automatisch aan de database lijst toegevoegd, waarna u hem kunt openen.

Bestanden die in de importfolder van Penningmeester zijn geplaatst worden in de geactiveerde database ingelezen.

Open bestaande database (restore)

Als u al een administratie heeft die niet in de databaselijst staat, kunt u een bestaande database openen. Dit kunt gebruiken om bijvoorbeeld een backup te openen, of een overgedragen administratie te openen.

Database verplaatsen / hernoemen

Als u uw administratie op een ander plek wilt opslaan, of een andere naam wilt geven, dan kan dat via de verplaats/hernoem nop. Kies na het klikken hierop de nieuwe lokatie en bestandsnaam en de geselecteerde bestaande database wordt naar de opgegeven lokatie verplaatst.

Een wachtwoord instellen

Voor een geselecteerde database kunt u een wachtwoord instellen via de zet wachtwoord knop. De administratie (msaccess database) kan dan voortaan alleen met het opgegeven wachtwoord worden geopend. Het wachtwoord is opgeslagen met de database, waardoor deze ook bij het overdragen opgegeven moet worden.

Let bij het instellen van een wachtwoord er goed op dat u het wachtwoord onthoudt! Penningmeester heeft geen wachtwoord herstel functionaliteit.

 
Een wachtwoord verwijderen

Om een wachtwoord van een database te verwijderen, kunt u het nieuwe en herhaal wachtwoord leeg laten. U moet hiervoor uiteraard ook uw bestaande wachtwoord opgeven.

Een backup maken

Via de backup knop kunt een kopie maken van de geselecteerde administratie. U kunt dan een nieuwe lokatie en naam opgeven, waar de kopie van de geselecteerde database gezet moet worden. Deze backup (kopie) kunt u eventueel later via “open bestaande database” weer openen.

Automatische backup bij opstarten

Penningmeester maakt bij de eerste keer opstarten op een dag automatisch een backup van uw administratie in de data\backup folder. Er worden hierbij maximaal 10 backups (instelbaar via menu beheer… programma instellingen) gemaakt, waarna de oudste backup wordt overschreven. Omdat de automatische backup op dezelfde schijf wordt gemaakt als uw actuele administratie is het aanbevolen met backup software periodiek een backup van de gehele c:\penningmeester\data directory te maken naar een andere fysieke harde schijf.

Een database verwijderen uit de lijst

Om een database uit de databaselijst te verwijderen, kunt u deze selecteren en op de delete knop drukken.

Plaats een reactie

You must be logged in to post a comment.