Administratie voor een onderneming inrichten
Om een beeld te krijgen hoe u de administratie van uw onderneming kunt inrichten, hierbij een voorbeeld, zoals ik de Penningmeester administratie voer.
BTW percentage
Belangrijk onderdeel van de administratie is het BTW percentage wat is opgegeven bij de verschillende posten. Deze zijn in te stellen via menu beheer.. posten beheren.
Voor Penningmeester heb ik de volgende posten in gebruik:
- Licenties: 19%
- Adwords: 0%
- iDeal kosten: 0%
- Randapparatuur: 19%
- Hostingkosten: 19%
- BTW afdracht: [niet opgegeven]
De 0% BTW percentages zijn opgegeven, zodat deze wel als kosten worden meegenomen in de winst en verliesrekening. In het BTW rapport worden ze niet meegerekend. Voor de post “BTW afdracht” is geen BTW percentage opgegeven. Deze wordt anders onterecht dubbel als kosten in de winst en verliesrekening. N.b. hierin worden de inkomsten en uitgaven als bruto en netto berekend weergeven.
Alle licentieinkomsten die via iDeal op mijn rekening worden gestort boek ik als Licenties, dus tegen 19% BTW. Alle uitgaven waar ik een BTW factuur van heb, zoals PC en benodigdheden boek ik op Randappatuur.
Google Adwords is gevestigd in Ierland en verleggen de BTW naar de afnemer. Daarom staat het BTW percentage bij mij op 0%. Daarmee streep ik de BTW die ik zou moeten betalen weg tegen de BTW die ik zou kunnen aftrekken.
De rapporten
Eenmaal goed geboekt, gebruik ik het BTW rapport als informatie voor mijn BTW aangifte ieder kwartaal. De winst- en verliesrekening gebruik voor mijn jaarlijkse inkomstenbelasting voor ondernemers en om periodiek mijn netto winst te bekijken.
Uw vermogen bepalen
Penningmeester leest gegevens van uw lopende bankrekeningen in. Maar waarschijnlijk heeft u hiernaast ook nog een spaarrekening, beleggingsrekening, hypotheek of een lening. In Penningmeester kunt u deze vermogens rekeningen opvoeren en van een (ijk)saldo voorzien. Daarmee kunt u een totaaloverzicht van uw vermogen krijgen.
Voorbeeld aanmaken spaarrekening
- Ga in Penningmeester naar beheer… rekening beheer
- Kies voor “toevoegen” rechtsonderin
- Vul gegevens over de spaarrekening (zie onderstaand voorbeeld)
Maak zo voor al uw spaarrekeningen, leningen en/of bezittingen een rekening met saldo aan. Per rekening kunt u kiezen of u het ijksaldo periodiek aanpast, of individuele saldomutaties wilt bijhouden.
Uw vermogen
Nadat het saldo van al uw bezittingen, schulden en lopende rekeningen zijn opgevoerd kunt u uw vermogen bepalen. Een som van de rekeningsaldi is in het rekeningoverzicht (stand van zaken toolbar) en bovenin de diverse rapporten terug te vinden.
Interne boekingen
Het is belangrijk om onderlinge boekingen, zoals overschrijvingen van en naar uw eigen (spaar)rekening te rubriceren met een post van het type PM. Penningmeester zorgt ervoor dat deze PM mutaties niet als kosten, opbrengsten en resultaten in de rapportages worden meegenomen. Hiermee houdt u kosten, opbrengsten en bezittingen goed uit elkaar.
Standaard is penningmeester voorzien van de volgende PM posten:
- PM
- Kruispost
- Verbouwing
- Sparen
- Interne boeking
PM posten worden wel meegenomen in de berekening van het saldo.
Transacties annoteren
Sinds versie 4 van het Penningmeester huishoudboekje kunt u transacties, begrotingsregels en reserveringen annoteren. Hiermee kunt u deze in de saldografiek of resultaatgrafiek zichtbaar maken op de betreffende datum (zie voorbeeld hiernaast). Daarmee ziet u bijvoorbeeld wanneer uw loon gestort is (geannoteerde transactie) of wordt (geannoteerde begrotingsregel).
Een bestaande transactie annoteert u in het rekeningoverzicht via de rechtermuiknop → annoteer of door op een transactie te dubbelklikken en het vinkje annoteer aan te vinken.
Een begrotingsregel (verwachte inkomsten of uitgaven) annoteert u in het menu beheer → begroting beheren door het vinkje annoteer aan te zetten bij de betreffende regel.
- Annoteer niet teveel; dat maak het saldo overzicht onoverzichtelijk.
- Annoteer alleen begrotingsregels waar een dag staat ingevuld. Begrotingsregels zonder dag ingevuld worden over de maand uitgespreid. Een annotatie ervan zorgt ervoor dat deze voor iedere dag wordt weergegeven wat het saldo overzicht ook onoverzichtelijk maakt.
- Een geannoteerde begrotingsregel of reservering is niet meer zichtbaar als de betreffende datum is gepasseerd, tenzij het bedrag op 0 EUR is gezet.
- Om een gebeurtenis in het overzicht te zetten kunt u een reserveringsregel aanmaken met een bedrag van EUR 0. Deze blijft ook zichtbaar als de betreffende datum is gepaseerd.
- Van een annotatie wordt de postnaam in de grafiek weergegeven. In de mouseover staat de opgegeven beschrijving / mededeling.
- Meerdere annotaties van dezelfde post op dezelfde datum wordt als 1 enkele annotatie weergegeven. In de mouseover wordt de beschrijving van de onderliggende transactie beschrijvingen weergegeven.
Digitaal kasboek bijhouden
Penningmeester kunt u als digitaal huishoudboekje of als digitaal kasboek gebruiken. In tegenstelling tot lopende rekeningen, waar u de transacties via internet bankieren kunt downloaden, voert u kasmutaties handmatig op. Hieronder staat beschreven hoe u een digitaal kasboek in Penningmeester kunt bijhouden.
Kasboekrekening aanmaken
Maak in het menu beheer.. rekening beheer een rekening aan en geef de volgende gegevens op:
- Rekening: Kas*
- Tennaamstelling: Kas*
- Ijkdatum: de datum van vandaag
- Ijksaldo: het kassaldo van vandaag (einde v/d dag)
* U kunt ook een willekeurige eigen naam aan de rekening geven.
Kasmutaties toevoegen
Nu er een kasrekening met saldo is aangemaakt kunt u alle kasmutaties handmatig opvoeren. Klik hiervoor op de knop “Toevoegen” rechtsonderin het rekeningbeheer scherm. Kies in het mutatiescherm de kasrekening die u zojuist heeft aangemaakt en geef het bedrag, omschrijving en rubriek van mutatie. Iedere transactie die u toevoegt beïnvloed het saldo van de kasrekening. Het kassaldo wordt berekend op basis van het opgegeven startsaldo en de ingevoerde transacties.
Rapportages
Via de verschillende rapporten en grafieken in Penningmeester kunt u controle rapportages van de aangemaakte kasrekening opstellen. Verder kunt u voor de kasrekening gebruik maken van de begrotings- en reserverings mogelijkheden in Penningmeester.
Uw inkomsten en uitgaven begroten/budgetteren
Met het Penningmeester huishoudboekje krijgt u makkelijk inzicht in uw inkomsten en uitgaven door transacties vanuit internet periodiek te downloaden en rubriceren. Wilt u nog meer controle en naast achteruit ook vooruit kijken, dan kunt u in Penningmeester een inkomsten en uitgavenbegroting opstellen. Dit kan in het menu beheer.. begroting waar u per maand per post/rubriek een bedrag kunt begroten. Voor het vulen hiervan, hieronder enkele praktische tips:
Wees reeël
Stel om te beginnen een zo reëel mogelijk en haalbare begroting op. Des te reëeler de begroting, des te nauwkeuriger de financiële prognose. Bekijk pas waar u kunt/moet aanscherpen nadat de begroting volledig is opgesteld.
Gebruik de wizard
Rubriceer transacties van (minmaal) enkele maanden en genereer een begroting met de begrotingswizard op basis van uw werkelijke inkomsten en uitgaven. Dit scheelt u handmatig werk en geeft u reëlere getallen. Let wel dat eenmalige posten niet in de begroting worden meegenomen. Hier zult u zelf een reservering voor moeten aanmaken.
Stel uw begroting periodiek bij
Controleer periodiek via de prognose rapporten hoe u ervoor staat ten opzichte van uw begroting en stel de begroting regelmatig bij. Dat maakt de prognose nauwkeuriger en geeft u de benodigde informatie om tijdig bij te sturen. De volgende indicatoren zijn daarvoor goed om in de gaten te houden:
- Resultaat:Geeft aan of uw inkomsten en uitgaven in evenwicht zijn.
- Bestedingsruimte:Het totaal verwachte eindsaldo aan het einde van de periode. U ziet hieraan of u over voldoende saldo beschikt tot het einde van de periode. Ofwel of uw cashflow op orde is.
- Saldo alerts:Geeft aan wanneer één van de geselecteerde rekeningen naar verwachting voor het eerst onder de ingestelde kredietlimiet raakt. Zo kan uw bestedingsruimte t/m het einde van de periode in orde zijn, maar uw saldo tussentijds tijdelijk onvoldoende.
- Begrotingsruimte: Geeft de stand (saldo) ten opzichte van uw begroting.
Het resultaat
Hieronder ziet u het resultaat van een begroting. Uw inkomsten en uitgaven (en resultaat) voor de komende periode worden voorspelbaar.
Met een goed gevulde begroting geven ook de saldo grafieken een nauwkeurige prognose van uw saldoverloop, waardoor ook uw cashflow over het verleden en de toekomst inzichtelijk en voorspelbaar wordt.
