Uw financiën inzichtelijk maken | Het digitale huishoudboekje voor windows

Rekeningoverzicht

Geplaatst op apr 17, 2011 | 5 reacties

In het rekeningoverzicht ziet u alle inkomsten & uitgaven van uw verschillende bankrekeningen. U kunt hierin uw transacties sorteren, zoeken filteren, rubriceren en bewerken.

Sorteren

U sorteert uw transacties door op de omschrijving van een kolom te klikken. Als u een 2de keer klikt wordt de sortering ervan omgedraaid (oplopend <> aflopend).

Rubriceren

Om een transactie te rubriceren kunt u in het rekeningoverzicht een post uit de keuzelijst selecteren.Van de overige kunt u dat handmatig doen door een post te selecteren. Indien u bijvoorbeeld “boo” typt, verschijnt de post boodschappen. Ga eventueel met de pijltjestoetsen naar boven en beneden om andere posten te selecteren en klik op enter wanneer u de juiste heeft gevonden. De cursor verspringt automatisch naar de post van de volgende regel. De aangepaste gegevens worden na het wijzigen automatisch opgeslagen.

Om een post keuze ongedaan te maken klikt u op de ESC toets.
Om een post leeg te maken selecteert u de post en klikt u op de delete toets.
U kunt van een selectie transacties de post wijzigen.

Mededelingen aanpassen

Optioneel kunt u zelf de mededelingen van een transactie aanpassen. Klik hiervoor op de betreffende mededeling cel en vul een nieuwe text in. De gewijzigde gegevens worden automatisch opgeslagen. U kunt ook een eigen opmerking of kenmerk toekennen in het transactie detailscherm. Hier komt u door in het rekeningoverzicht op een transactie te dubbelklikken.

Totalen en aantallen

Onderin het rekeningoverzicht ziet u de totalen en aantallen van de transacties binnen de opgegeven filter. Als u transactieregels heeft geselecteerd worden de totalen en aantallen van de selectie getoond en zal de tekst ervan blauw in plaats van zwart zijn.

Stand van zaken

Rechts in het rekeningoverzicht ziet u een “stand van zaken” toolbar. Daarin is voor u inzichtelijk:

Het rekening saldo van alle rekeningen in het gekozen profiel, waarvan in rekeningbeheer het vinkje “toon in toolbar” aan staat.
Het totale profiel saldo van alle rekeningen in het profiel.
Een saldo alert datum. Eerste datum waarop het saldo van een van de rekeningen in het profiel onder het opgegeven “saldo alert” komt (opgegeven in rekeningbeheer).
Bestedingsruimte. Totaal verwacht eindsaldo van alle rekeningen in het profiel.
Verwacht resultaat. Verwachte inkomsten -/- uitgaven van alle rekeningen in het profiel.
Begrotingsruimte. Begroot resultaat -/- verwacht resultaat.

Alle saldi worden berekend op basis van het opgegeven ijksaldo in menu rekening beheer en alle aanwezige mutaties. Voor het prognotiseren wordt de opgegeven begroting gebruikt. Lees hierover meer in het hoofdstuk begroten.

Transactiegegevens filteren

Geplaatst op apr 17, 2011 | Plaats een reactie

Via filters maakt u in het huishoudboekje van Penningmeester eenvoudig selecties van uw transacties. Filters past u toe via de filtertoolbar, het filterscherm, profielen en rekening selectie.

Een ingestelde filter is van toepassing op alle schermen. Dus ook de rapporten en grafieken. De saldografiek is hierbij de enige uitzondering. Daarvoor gedt alleen de ingestelde periode.

Filtertoolbar

De filtertoolbar vindt u bovenin ieder scherm. De filtertoolbar bevat snelfilters voor de meest gebuikte velden. Zodra er een filter staat ingesteld, verschijnt de button “Filter uit”, waarmee u de gekozen filter instellingen weer terug kunt zetten naar de beginstand. Rechts in de filterbar wordt altijd de ingestelde periode weergegeven.

Via de knop meer kunt u het detail filterscherm openen (hieronder beschreven), of via het “wiebertje” rechts overige filter instellingen kiezen.

Zoeken

Verder kunt u in de filter toolbar zoeken op trefwoord. In dat geval wordt de zoekterm gezocht in de velden omschrijving, post, kenmerk en omschrijving.

Filterscherm
Het filterscherm opent u via de filtertoolbar met de knop “Meer..” of via de toetsencombinatie (ALT + F). In het filterscherm kunt u uw transacties op verschillende velden filteren. Iedere waarde die u invult filtert de data extra. Kiest u bijvoorbeeld rekening: 123456 en bij/af: Af, dan zal de data bij toepassen op beide waarden gefilterd worden. Kortom van rekening 123456 alle AF posten.

Standaard wordt de “datum van” en De “datum t/m” ingesteld op de datum die u in programma instellingen als ” standaard startfilter” heeft ingesteld (standaard afgelopen 3 jaar). Deze data waarden worden als niet gefilterd beschouwd. Als u een andere datum opgeeft, of een ander filter veld van een waarde voorziet, zal de rode “filter uit” knop in de toolbar zichtbaar zijn.

Filteren via rechtermuisknop

In het rekeningoverzicht kunt u filteren op waarden via het rechtermuisknop menu. Op alle kolommen m.u.v. omschrijving en mededelingen kunt u met de rechtermuisknop klikken op een cel. Er verschijnt een menu, waarmee u direct op de waarde van de geselecteerde cel kunt filteren. Bij een uitagave post kunt u er ook voor kiezen om een post juist niet in het overzicht te tonen.

Eenmaal op een kolom gefilterd, zal de kolom kop ervan schuin zijn gedrukt. Via de rechtermuisknop op één van de cellen van die kolom kan de filter op de kolom weer worden uitgezet.

Rekeningfilter

Rechtsbovenin Penningmeester kunt u een rekeningnummer selecteren, waarna alleen de transacties van die betreffende rekening worden weergegeven. De rekeninglijst is gelimiteerd tot de rekeningen die in het geslecteerde profiel zijn opgegeven.

Profielfilter

Een profiel is een verzameling met rekeningnummers. Deze kunt u instellen via profielbeheer. Indien een ander profiel dan het profiel “Standaard” is opgegeven worden alleen de gegevens getoond van de rekeningen die in dat betreffende profiel zijn opgegegeven.

Administratieve / werkelijke weergave

Onderin het rekeningoverzicht kunt u switchen tussen administratieve en werkelijke weergave. In de administratieve weergave worden de transacties die u “administratief heeft gespecificeerd” of gesplitst heeft in het transactie detail scherm. Administratief gespecificeerde mutaties worden in het rekeningoverzicht in het blauw weergegeven.

Rapporten

Geplaatst op apr 19, 2011 | Plaats een reactie

Penningmeester kent een aantal rapporten om inzicht te krijgen in af- en bijschrijvingen. Kies uit een van de beschikbare rapporten in de menu bar. Het rapport wordt gegenereerd op basis van de ingestelde filter. Via de knoppen op de rapport toolbar kunt een rapport printen, exporteren naar excel en opslaan als html of mht bestand. Vanuit het afdrukvoorbeeld kunt u nog paginainstellingen (zoals staand of liggend) aanpassen om het rapport zo goed mogelijk te printen. Het exporteren naar excel is mogelijk vanaf Excel versie 2003 of hoger.

Via de toolbar rechts kunt u het rapport naar eigen wens aanpassen:

Tabelweergave. Hiermee bepaalt u welke tabellen u in het rapport wilt weergeven. Rekening saldi, samenvatting per rekening en details over inkomsten en uitgaven per post
Groeperen en sorteren. Hiermee geeft u aan waarop u de detailgegevens wilt groeperen en sorteren.
Salderen. Indien salderen op ja staat, worden de inkomsten en uitgaven van een post tegen elkaar wegestreept. Als u in een maand bijvoorbeeld € 50,- inkomsten € 70,- uitgaven op dezelfde post heeft; dan wordt dat met “salderen aan” als € 20,- uitgaven weergegeven.
PM posten. Hiermee geeft u aan of de posten met groeptype “PM” (Pro memory) in het rapport wilt weergeven. PM posten worden gebruikt voor interne boekingen (bijvoorbeeld overboeking van of naar eigen rekening of spaarrekening). Omdat u dit vaak niet als kosten of opbrengsten wilt meenemen, kunt u hiermee deze bedragen uit de rapportages houden. Zo krijgt u een beter beeld van uw maandelijkse kosten en opbrengsten.
Modus. Hiermee kunt u het detailniveau van de detailtabel bepalen. Afhankelijk van het rapport worden hiermee minder of meer kolommen getoond.
Weergave. Hiermee stelt u de layout van een rapport in, zoals grootte van het lettertype, afronding van bedragen.
Bedragen. Bepaalt hoe u de bedragen in het rapport wilt weergeven, zoals totalen over periode, gemiddelden per jaar of gemiddelden per maand.

Via de opslaan button links onderin de instellingen toolbar kunt u de gemaakte instellingen, inclusief ingestelde rapportfilter opslaan. U kunt daarbij een eigen naam aan het rapport geven en later opnieuw opvragen. Opgeslagen rapporten kunnen optioneel online worden gepubliceerd, zodat u ze bijvoorbeeld op uw iPad of smartphone kunt bekijken.

Alle rapporten zijn instelbaar per maand, jaar, boekjaar (bijvoorbeeld september t/m augustus) of over het totaal. Het resultaat is het verschil tussen de inkomsten en de uitgaven.

Hieronder ziet u voorbeelden van verschillende rapporten in Penningmeester.

(Maand)overzicht
Hierin worden uw werkelijke inkomsten per maand, jaar of boekjaar weergegeven.

Prognose
Hierin ziet u per maand, jaar of boekjaar uw begroot resultaat, werkelijk resultaat, het huisige verschil ten opzichte van uw begroting en een prognose van uw resultaat te gaan, prognose eindresultaat (waar kom ik uit) en het verschil van het grprognotiseerde eindresultaat ten opzichte van uw begroting.

Balans
In de balans worden uw inkomsten tegen uw uitgaven uitgezet in balansvorm.

Transactieoverzicht
Hierin kunt u een overzicht maken op transactieniveau. De groepering is in dit voorbeeld per maand, maar kan via rapportinstellingen aangepast worden naar keuze.

Belastingaangifte
Dit rapport is gelijk aan de balans alleen worden hier alleen de transacties opgenomen van posten waarbij in menu posten.. posten beheren staat aangevinkt dat het een belastingpost betreft. Zo kunt u ieder jaar gemakkelijk posten zoals hypotheek, kinderopvang, verbouwing, ziektekosten e.d. uitdraaien en gebruiken als hulpmiddel bij uw jaarlijkse aangifte van uw inkomstenbelasting.

Stand van zaken
Hiermee krijgt u een samenvatting van uw belangrijkste gegevens zoals saldi, bestedingsruimte, begrotingsruimte, saldo waarschuwingen, top 10 uitgaven, top 10 meevallers en tegenvallers (gebaseerd op uw begroting). Dit rapport is uitermate geschikt om te publiceren en onderweg te bekijken op uw smartphone (zoals iPhone / android).

Zakelijke rapporten

BTW aangifte rapport
Dit rapport kunt u als ondernemer gebruiken om uw BTW aangifte te vereenvoudigen. In dit rapport worden gegevens getoond van transacties waarbij een BTW percentage in menu beheer.. posten beheer staat opgegeven (ook indien er 0 staat opgegeven). Op basis van dat percentage berekent Penningmeester uw belaste leveringen, verschuldigde omzetbelasting en voorbelasting die u ieder kwartaal bij uw omzetbelasting moet invullen.

Winst en verliesrekening
Hierin worden uw omzet, kosten en winst per post bruto en netto weergegeven. In dit rapport worden gegevens getoond van transacties waarbij een BTW percentage in menu beheer.. posten beheer staat opgegeven (ook indien er 0 staat opgegeven)

Grafieken

Geplaatst op apr 19, 2011 | Plaats een reactie

Het Penningmeester huishoudboekje kent volgende instelbare basisgrafieken:

Saldoverloop (lijngrafiek)
Resultaatverloop (lijngrafiek)
Resultaat per maand (Combinatie staaf / lijngrafiek)
Inkomsten en uitgaven (taartdiagram)
Inkomsten en uitgaven per maand (vlakdiagram)
Meevallers en tegenvallers (taart / vlakdiagram)

De basisgrafieken worden gegenereerd op basis van de ingestelde filter en zijn verder als volgt instelbaar via de grafiek instellingen toolbar rechts van de grafiek:

Prognotiseren. Hiermee bepaalt u of de grafiek ook prognosegegevens (gebaseerd op uw begroting moet weergeven). Als deze uitstaat worden alleen uw werkelijke inkomsten en uitgaven grafisch weergegeven.
Salderen. Indien salderen op ja staat, worden de inkomsten en uitgaven van een post tegen elkaar wegestreept. Als u in een maand bijvoorbeeld € 50,- inkomsten € 70,- uitgaven op dezelfde post heeft; dan wordt dat met “salderen aan” als € 20,- uitgaven weergegeven.
PM posten. Hiermee geeft u aan of de posten met groeptype “PM” (Pro memory) in het rapport wilt weergeven. PM posten worden gebruikt voor interne boekingen (bijvoorbeeld overboeking van of naar eigen rekening of spaarrekening). Omdat u dit vaak niet als kosten of opbrengsten wilt meenemen, kunt u hiermee deze bedragen uit de rapportages houden. Zo krijgt u een beter beeld van uw maandelijkse kosten en opbrengsten.
Weergave. Hiermee bepaalt u welke gegevens u wilt weergeven (Inkomsten & uitgaven, begroting of meevallers/tegevallers
Details. Bepaalt het detailniveau van de grafiek (Per post, groep, groeptype, rekening of totaal)
Lijnen. Hiermee bepaalt u welke lijnen u wilt weergeven. Alleen van toepassing op lijngrafieken.
Annotaties. Hiermee kunt u markeringen (ballonteksten) in een grafiek weergeven. Iedere transactie of begrotingsregel kunt u handmatig annoteren, zodat deze direct in de saldo of resultaatgrafiek zichtbaar is op de betreffende datum. Zo kunt u bijvoorbeeld uw loon annoteren, zodat u goed ziet waarom die dag het saldo toeneemt.

Resultaat per maand
In deze grafiek worden uw inkomsten tegen uw uitgaven afgezet.

De lichtgroene en lichtrode balken zijn geprognotiseerde inkomsten en uitgaven.
De donkerrode en donkergroene balken zijn uw werkelijke inkomsten / uitgaven, die de geprognostiseerde inkomsten en uitgaven naarmate de maand vordert worden gevuld.
De gele lijn is het cumulatieve resultaat (inkomsten -/- uitgaven) en geeft dus direct een goed beeld of uw inkomsten en uitgaven in balans zijn.
De gestippelde lijnen zijn uw begrootte inkomsten (groen), begrootte uitgaven (rood) en begroot cumulatief resultaat (grijs).

Taartdiagram van uw inkomsten en uitgaven
Met het taartdiagram kunt u uw inkomsten & uitgaven of meevallers & tegenvallers weergeven per post, postgroep of rekening. Afhankelijk van het ingestelde detailniveau kunt u op een taartpunt klikken om de onderliggende details weer te geven (bijvoorbeeld van postgroep naar onderliggende posten).

Saldo / resultaatverloop
In de saldografiek kunt u uw saldverloop per dag weergeven. In de grafiek kunt u via de pijltjes door de tijd heen navigeren, waarbij onderop de details van de geslecteerde dag worden weergeven. Het grijze gedeelte is geprognotiseerd; het niet grijze gedeelte is werkelijk saldo, die automatisch wordt aangepast naarmate het jaar vordert. De weergeven bestedingsruimte is het geprognotiseerde eindsaldo van de ingestelde periode. De begrotingsruimte is het geprognotiseerde saldoverschil ten opzichte van uw begroting.
Het resultaatverloop is gelijk aan het saldorapport, alleen begint deze grafiek op stand 0 en worden de PM posten niet in de grafiek meegenomen.

Vlakdiagram van uw inkomsten en uitgaven per maand
In het vlakdiagram kunt u gegevens per maand uitzetten. In onderstaand voorbeeld zijn dat de inkomsten en uitgaven per groep. Dit is bijvoorbeeld ook instelbaar per rekening .

Transacties exporteren / koppelen aan excel

Geplaatst op apr 21, 2011 | Plaats een reactie

Uw gefilterde transacties kunt u in het rekeningovericht met de “Export..” button rechts onderin exporteren naar Excel. Daarbij kunt u een bestaand excel bestand kiezen of een nieuw excel bestand opgeven. Als u kiest voor een bestaande excelsheet, worden de gegevens op het penningmeesterdata tabblad bijgewerkt. U heeft daarmee dus een gekoppelde tabel, waardoor u in een ander tabblad grafieken of eigen berekening over de data kunt maken die bewaard blijft als u weer exporteert.

De export vanuit het rekeningoverzicht bevat alleen de werkelijke inkomsten en uitgaven. Rapportage gegevens in een gedimensioneerde structuur (inclusief saldo, begroting en prognoses) kunt u via het menu rapporten exporteren. Op basis van deze gegevens kunt u desgewenst in Excel rapporten maken en volledig afstemmen op uw eigen informatiebehoefte. Gebruik hiervoor bij voorkeur een draaitabel / grafiek (pivot table) in een ander tabblad. Lees meer over het koppelen van uw gegevens met Excel.