Plan uw inkomsten en uitgaven

Geplaatst op apr 1, 2011 | Plaats een reactie

Om echt te weten hoe u ervoor staat is alleen weten wat uw inkomsten en uitgaven zijn geweest niet voldoende. Uw maandelijkse inkomsten en uitgaven zijn vaak goed voorspelbaar. In Penningmeester kunt u uw maandelijkse inkomsten en uitgaven vastleggen in een begroting. Deze kunt u genereren op basis van inkomsten en uitgaven van voorgaande maanden / jaren en bijwerken de kennis van nu. Als u een begroting opstelt krijgt u inzicht in:

  • Vrije bestedingsruimte (wat heb ik vrij te besteden buiten de prognose om)
  • Toekomstig saldoverloop (incl. melding geven wanneer u onder de ingestelde kredietlimiet zal raken.)
  • Begrotingsruimte (Stand t.o.v. begroting)
  • Resultaatprognose (Inkomsten -/- uitgaven)

Op de dag dat uw salaris is gestort staat uw saldo en resultaat er waarschijnlijk goed voor; de dag ervoor een beduidend minder. Door rekening te houden met verwachte inkomsten en uitgaven geeft Penningmeester een veel stabieler en betrouwbaarder beeld hoe u ervoor staat.

Onverwachte inkomsten en uitgaven die hebben plaatsgevonden worden automatisch in de prognose opgenomen en bijgesteld.

Een begroting opstellen

Geplaatst op apr 19, 2011 | Plaats een reactie

Via het menu beheer.. begroting beheer (F6), kunt u uw inkomsten en uitgaven begroten/budgetteren per post. Voor het aanmaken van een nieuwe begroting kunt u de begroting wizard gebruiken, waarmee u:

  • Een begroting genereren op basis van de werkelijke inkomsten / uitgaven van een voorgaand jaar
  • Een begroting genereren op basis van de gemiddelde inkomsten / uitgaven van een voorgaand jaar
  • Een begroting kunt kopiëren van een voorgaand jaar
  • Een lege begroting aanmaken. Alle posten worden begroot met € 0,- per maand

Bij het  genereren van een begroting worden alleen de posten met typen vast en variabel)  aangemaakt. Eenmalige en PM posten worden overgeslagen.

U kunt de gegenereerde begroting achteraf handmatig aanpassen / verfijnen. Begrotingen zorgen ervoor dat er prognoses kunnen worden gemaakt voor de rest van het jaar. Dit is te monitoren via de saldoverloop grafiek het begroting rapport. Voor eenmalige uitgaven kunt u ook een reservering op een specifieke dag maken (zie onderstaande hoofdstuk reserveringen.)

Schermvoorbeeld (verkleind met fictieve data):
Het nieuwe begrotingsscherm in Penningmeester 4.4

Begrotingsregels

Geplaatst op apr 19, 2011 | 1 reactie


Vanuit begroting beheer kunt u een begrotingsregel aanmaken of bewerken Het aanpassen kan direct in het begrotingsbeheerscherm, of via de regel bewerken knop in het detailscherm. In een begrotingsregel geeft u voor de post aan wat de verwachtte inkomsten of uitgaven per maand zijn. U kunt dat handmatig per maand opgeven.. of gebruik maken van de hulpmiddelen in het detailscherm om de maandbedragen te vullen. t.w.:

  • Maandbedragen vullen met werkelijke bedragen van de maand in een ander jaar.
  • Vast bedrag per maand / kwartaal opgeven
  • Maandbedragen vullen met de werkelijke maandgemiddelden van een ander jaar

De hulpmiddelen helpen alleen met invullen. Na gebruik ervan kunt u de bedragen eventueel nog handmatig aanpassen. Via de dag kolom in de maandbegroting kunt u als volgt bepalen hoe het bedrag over de maand wordt verdeeld:

  • Ingevuld: Het bedrag wordt op de opgegeven dag in de maand geprognotiseerd. Als de opgegeven dag gepasseerd is, zal het bedrag niet meer worden meegenomen in de prognose van die maand. Dit is bedoeld voor bedragen die maandelijks op dezelfde dag wordt vallen, zoals bijvoorbeeld uw maandelijkse salaris.
  • Leeg: Bedrag wordt over de volledige maand verspreid. De restprognose is het begrote bedrag -/- het werkelijke bedrag. Als de werkelijke inkomsten/uitgaven hoger zijn, zal de restprognose  zijn. Dit is bedoeld voor bedragen die erg onregelmatig binnen een maand vallen, zoals bijvoorbeeld kleding.
  • Met dag 0 (nul), zal het opgegeven bedrag gelijkmatig worden verspreid over de (resterende) dagen van de maand. Ongeacht de werkelijke inkomsten/uitgaven, zal de restprognose altijd (bedrag/dagen in maand) * resterende dagen van de maand zijn. Dit is bedoeld voor bedragen die regelmatig binnen een maand vallen, zoals bijvoorbeeld boodschappen

Inkomsten en uitgaven reserveren

Geplaatst op apr 19, 2011 | Plaats een reactie

Via reserveringen kunt u eenmalige inkomsten en uitgaven die u in de toekomst verwacht reserveren via het menu beheer.. reserveringen. U kunt in dit scherm een bedrag reserveren voor de opgegeven datum. Als de datum van een reservering is verlopen, worden deze niet meer in de rapportages meegenomen. De achtergrond van deze reserveringen worden dan ook grijs weergegeven.

De bedragen die u reserveert worden in alleen in administratieve weergave opgenomen (dus niet in werkelijke weergave). Zie ook hoofdstuk rekeningoverzicht.

Eerste hulp bij budgetteren

Geplaatst op sep 7, 2011 | 3 reacties

In versie 4.4 is het begrotingsscherm flink verbeterd. Dit zal het makkelijker maken om een begroting / budget van uw inkomsten en uitgaven te maken en te onderhouden. Hieronder een beschrijving van de aanpassingen.

Afwijkingen visueel weergeven

Als u een begroting maakt voor een post is het handig om te weten of dit overeenkomt met uw werkelijke inkomsten en uitgaven. Bovenin het scherm is nu een slider balk toegevoegd, waarmee u het verschil tussen de begroting en werkelijke transacties visueel kunt weergeven. Zet deze bijvoorbeeld op 20% en de bedragen worden rood of groen weergegeven als deze meer dan 20% afwijken van de werkelijke transacties. Klik op een bedrag en u ziet rechts in de begrotingstotalen het verschil.

Begrotingstotalen

Rechts in het scherm heeft Penningmeester nu een overzicht van de begroting. Bovenin staan hierin de totalen van de begroting, maandelijkse inkomsten en uitgaven en inkomsten en uitgaven van de geselecteerde maand. Onderin ziet u de totalen van de geselecteerde post van de geselecteerde maand en eventuele afwijkingen ten opzichte van de werkelijke transacties. Is er geen specifieke maand geselecteerd, dan worden de gemiddelden per maand van de post weergegeven.

Op welke dag valt een post

Sommige posten vallen maandelijks (ongeveer) op dezelfde dag. Als Penningmeester hier een patroon in kan vinden, zal er onderaan een “valt op dag” zichtbaar worden. Het is aan te bevelen om voor deze vast maandelijks terugkerende posten een dag op te geven in de begroting, zodat de prognose in Penningmeester nog nauwkeuriger wordt. Wordt uw loon een keer toch een aantal dagen later gestort dan de opgegeven dag, dan verschuift Penningmeester het bedrag automatisch voor mazimaal 10 dagen in de prognose (bestaande functionaliteit).

Nieuwe layout

Het begroting en reserveringenscherm is verplaatst van het beheer- naar het hoofdmenu. Het heeft daarmee een prominentere plek en een nieuwe layout a la het rekeningoverzicht gekregen. Onderin het scherm treft u de toolbar om begrotingsregels te genereren, wijzigen, verwijderen of snel een rapport kunt maken. U kunt bedragen direct in het begrotingsscherm maken door de waarde van een cel te wijzigen. Uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Schermvoorbeeld (verkleind met fictieve data):
Het nieuwe begrotingsscherm in Penningmeester 4.4