Penningmeester blog

Nieuws en tips over het Penningmeester huishoudboekje.

Een spaardoel instellen

Geplaatst jan 8, 2012 | plaats een reactie

Heeft u een spaardoel dit jaar? In het Penningmeester huishoudboekje kunt u een spaardoel opgeven en dagelijks nagaan of u op schema loopt. Maak hiervoor via menu beheer → rekening beheer een rekening aan genaamd “spaardoel” (iedere andere naam is ook mogelijk) en geef uw spaardoel als negatief ijksaldo (n.b. u bent uzelf uw spaardoel verschuldigd) met een ijkdatum aan het begin van het jaar. Voeg de rekening toe aan een profiel waar ook uw lopende-, spaar-, lening-/schuld- rekeningen met een kloppend saldo zijn opgenomen. Het saldo van de spaardoelrekening drukt nu de totale bestedingssruimte van het profiel. Zodoende ziet u aan de bestedingsruimte van het profiel wat u nog te besteden heeft / tekort komt buiten de opgestelde begroting, waarbij rekening wordt gehouden met uw ingestelde spaardoel. De bestedingsruimte van een profiel is onder andere zichtbaar in het stand van zaken panel in het rekeningoverzicht. Als u op de bestedingsruimte klikt, krijgt u een saldo-overzicht van alle rekeningen in het profiel en ziet u hoe de bestedingsruimte is opgebouwd.

Offline huishoudboekje op meerdere PC's

Geplaatst nov 16, 2011 | plaats een reactie

Omdat steeds meer klanten hun administatie op verschillende PC’s willen kunnen benaderen is het vanaf nu mogelijk gemaakt om een Penningmeester licentiecode op meerdere PC’s (max 3) binnen een netwerk tegelijk te activeren. Handig? Hieronder enkele mogelijkheden om uw huishoudboekje vanaf verschillende PC’s te benaderen.

Centrale netwerkschijf
Als u thuis een centrale netwerkschijf heeft kunt u de database van Penningmeester via menu beheer → database beheer verplaatsen naar de centrale netwerklokatie. Op iedere PC waarmee u de administatie wilt benaderen installeert en activeert u de Penningmeester software en verwijst u naar de centrale database lokatie.
Door het plaatsen op een centrale netwerk lokatie zal de performance van Penningmeester afnemen.

Via dropbox
Alternatief van de centrale netwerklokatie is gebruik te maken van dropbox (zie http://www.dropbox.com/). Met deze gratis cloud service kunt u een folder aanmaken die automatisch tussen uw PC’s wordt gesynchroniseert. Ook in dit geval kunt u in Penningmeester via menu beheer → database beheer uw administratie database in de dropbox folder plaatsen en vervolgens vanaf meerdere PC’s benaderen. Kennis van zaken en voorzichtigheid is met deze inrichting wel geboden. U kunt uw administratie namelijk maar op 1 PC tegelijk aanpassen / bijwerken. Maakt u wijzigingen op 2 PC’s tegelijkertijd, dan kan dat synchronisatie conflicten veroorzaken (zie ook http://www.dropbox.com/help/36).

Nieuw transactie detail scherm

Geplaatst sep 19, 2011 | plaats een reactie

Vanaf versie 4.4.0.10 heeft Penningmeester een nieuw transactie detailscherm. In het tabblad “detail” ziet u alle relevante informatie over een transactie, kunt u eigen opmerkingen opgeven en makkelijk een post (rubriek) aan de transactie toekennen.
In het tabblad splitsen kunt u een transactie splitsen in meerdere regels. Aan iedere gesplitste regel kunt u een afwijkende datum, post, bedrag en kenmerk toekennen. Handig om een creditcard betalingen over meerdere posten te verdelen of een bedrag administratief in een ander jaar te laten.

Scherm snelkoppelingen:
crtl + pijl links: vorige record
crtl + pijl rechts: volgende record
crtl + enter: OK
crtl + N: Nieuwe splitsregel
crtl + W: Wijzig gesplitste regel
crtl + D: Verwijder gesplitste regel

De focus in het scherm start altijd op de post. U kunt dus direct beginnen met het intypen van de eerste letters van een post. Druk op enter wanneer u klaar bent. Zijn er nog meer transacties om te rubriceren, dan gaat het scherm naar de volgende transactie. Is het de laatste transatie in de selectie, dan wordt het scherm automatisch afgesloten.

In het rekeningoverzicht, rapporten en grafieken worden gesplitste regels alléén getoond als u midden onderin het scherm heeft gekozen voor “administratieve weergave (alt + a)”. Staat u in “werkelijke weergave (alt +w)” dan wordt de originele transactieregel getoond.

Eerste hulp bij budgetteren

Geplaatst sep 7, 2011 | 2 reacties

In versie 4.4 is het begrotingsscherm flink verbeterd. Dit zal het makkelijker maken om een begroting / budget van uw inkomsten en uitgaven te maken en te onderhouden. Hieronder een beschrijving van de aanpassingen.

Afwijkingen visueel weergeven

Als u een begroting maakt voor een post is het handig om te weten of dit overeenkomt met uw werkelijke inkomsten en uitgaven. Bovenin het scherm is nu een slider balk toegevoegd, waarmee u het verschil tussen de begroting en werkelijke transacties visueel kunt weergeven. Zet deze bijvoorbeeld op 20% en de bedragen worden rood of groen weergegeven als deze meer dan 20% afwijken van de werkelijke transacties. Klik op een bedrag en u ziet rechts in de begrotingstotalen het verschil.

Begrotingstotalen

Rechts in het scherm heeft Penningmeester nu een overzicht van de begroting. Bovenin staan hierin de totalen van de begroting, maandelijkse inkomsten en uitgaven en inkomsten en uitgaven van de geselecteerde maand. Onderin ziet u de totalen van de geselecteerde post van de geselecteerde maand en eventuele afwijkingen ten opzichte van de werkelijke transacties. Is er geen specifieke maand geselecteerd, dan worden de gemiddelden per maand van de post weergegeven.

Op welke dag valt een post

Sommige posten vallen maandelijks (ongeveer) op dezelfde dag. Als Penningmeester hier een patroon in kan vinden, zal er onderaan een “valt op dag” zichtbaar worden. Het is aan te bevelen om voor deze vast maandelijks terugkerende posten een dag op te geven in de begroting, zodat de prognose in Penningmeester nog nauwkeuriger wordt. Wordt uw loon een keer toch een aantal dagen later gestort dan de opgegeven dag, dan verschuift Penningmeester het bedrag automatisch voor mazimaal 10 dagen in de prognose (bestaande functionaliteit).

Nieuwe layout

Het begroting en reserveringenscherm is verplaatst van het beheer- naar het hoofdmenu. Het heeft daarmee een prominentere plek en een nieuwe layout a la het rekeningoverzicht gekregen. Onderin het scherm treft u de toolbar om begrotingsregels te genereren, wijzigen, verwijderen of snel een rapport kunt maken. U kunt bedragen direct in het begrotingsscherm maken door de waarde van een cel te wijzigen. Uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Schermvoorbeeld (verkleind met fictieve data):

Uw inkomsten en uitgaven begroten/budgetteren

Geplaatst aug 18, 2011 | plaats een reactie

Met het Penningmeester huishoudboekje krijgt u makkelijk inzicht in uw inkomsten en uitgaven door transacties vanuit internet periodiek te downloaden en rubriceren. Wilt u nog meer controle en naast achteruit ook vooruit kijken, dan kunt u in Penningmeester een inkomsten en uitgavenbegroting opstellen. Dit kan in het menu beheer.. begroting waar u per maand per post/rubriek een bedrag kunt begroten. Voor het vulen hiervan, hieronder enkele praktische tips:

Wees reeël

Stel om te beginnen een zo reëel mogelijk en haalbare begroting op. Des te reëeler de begroting, des te nauwkeuriger de financiële prognose. Bekijk pas waar u kunt/moet aanscherpen nadat de begroting volledig is opgesteld.

Gebruik de wizard

Rubriceer transacties van (minmaal) enkele maanden en genereer een begroting met de begrotingswizard op basis van uw werkelijke inkomsten en uitgaven. Dit scheelt u handmatig werk en geeft u reëlere getallen. Let wel dat eenmalige posten niet in de begroting worden meegenomen. Hier zult u zelf een reservering voor moeten aanmaken.

Stel uw begroting periodiek bij

Controleer periodiek via de prognose rapporten hoe u ervoor staat ten opzichte van uw begroting en stel de begroting regelmatig bij. Dat maakt de prognose nauwkeuriger en geeft u de benodigde informatie om tijdig bij te sturen. De volgende indicatoren zijn daarvoor goed om in de gaten te houden:

Resultaat:Geeft aan of uw inkomsten en uitgaven in evenwicht zijn.
Bestedingsruimte:Het totaal verwachte eindsaldo aan het einde van de periode. U ziet hieraan of u over voldoende saldo beschikt tot het einde van de periode. Ofwel of uw cashflow op orde is.
Saldo alerts:Geeft aan wanneer één van de geselecteerde rekeningen naar verwachting voor het eerst onder de ingestelde kredietlimiet raakt. Zo kan uw bestedingsruimte t/m het einde van de periode in orde zijn, maar uw saldo tussentijds tijdelijk onvoldoende.
Begrotingsruimte: Geeft de stand (saldo) ten opzichte van uw begroting.

Het resultaat

Hieronder ziet u het resultaat van een begroting. Uw inkomsten en uitgaven (en resultaat) voor de komende periode worden voorspelbaar.

Met een goed gevulde begroting geven ook de saldo grafieken een nauwkeurige prognose van uw saldoverloop, waardoor ook uw cashflow over het verleden en de toekomst inzichtelijk en voorspelbaar wordt.

Omnummering Triodos rekeningnummers

Geplaatst jun 19, 2011 | 5 reacties

Onlangs is de Triodos bank op verzoek van klanten overgestapt op een nieuwe rekening nummering. Wat voorheen het rekeningnummer 0333333333 was, is tegenwoordig genummerd 33.33.33.333.

Als u nieuwe transacties inleest in het Penningmeester huishoudboekje, dan wordt het aangepaste nummer als nieuw rekeningnummer beschouwd. Hierdoor is er geen aansluiting meer met de bestaande transacties. Om dat te verhelpen is er vandaag een nieuwe versie (4.2.0.5) neergezet. Hierin is het mogelijk om met de toestcombinatie ctr + F10 in Penningmeester een rekeningnummer om te nummeren. Hiermee wordt het betreffende nummer omgezet van alle aanwezige transacties, budgetten, reserveringen, ijksaldi en autoposten.

Mocht u ondertussen al een ijksaldo van de nieuwe rekening hebben ingesteld, dan is het raadzaam om 1 van de 2 ijksaldoregels te verwijderen in het menu beheer… rekeningbeheer.

Penningmeester huishoudboekje op uw iPad, iPhone en android

Geplaatst jun 7, 2011 | 5 reacties

In Penningmeester versie 4.2 is de ondersteuning voor het gebruik op de iPhone, iPad en android toestel flink verbeterd. Handig om overal te zien hoe u ervoor staat! Lees hieronder hoe het werkt.

Stap 1: Rapporten publiceren

Open een rapport in Penningmeester en klik op de knop “opslaan” bij de rapport instellingen.
Ga naar menu rapporten.. publiceren (ctrl+p) en vink de rapporten aan die u online wilt kunnen bekijken.
Klik op “nu publiceren”.
Als u nog geen gebruikersnaam/wachtwoord heeft ingesteld dient u deze in het volgende scherm eenmalig op te geven. U kunt hier een unieke gebruikersnaam/wachtwoord combinatie naar keuze opgeven
De rapporten die u heeft geselecteerd worden nu gepubliceerd.

In het vervolg kunt u uw rapporten periodiek handmatig publiceren of via automatisch bij afsluiten via het vinkje.

Stap 2: Gepubliceeerde rapporten bekijken

De rapporten die u hiervoor heeft gepubliceerd, kunt u als volgt op uw iPhone, iPad, pc of android toestel bekijken:

Start de browser op uw iPad/iPhone/Android en ga naar de volgende URL: penningmeester.net/m
Sla de URL (optioneel, maar aanbevolen) op uw beginscherm, zodat de website voortaan als applicatie (fullscreen) kunt openen. Dit geldt helaas niet voor android.
Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord die u met het publiceren heeft ingevoerd. (Gebruikersnaam en wachtwoord zijn hoofdletter gevoelig!)

Hoe veilig is het publiceren?

Als u een rapport in Penningmeester publiceert, worden de gekozen (html) rapporten geanonimiseerd geupload naar de centrale Penningmeester database. Daar worden ze samen met de (secure gehashde) gebruikersnaam / wachtwoord combinatie opgeslagen. Het rapport is vervolgens via de beveiligde url penningmeester.net/m alleen met de gebruikersnaam wachtwoord die u heeft opgegeven op te vragen. Uw gebruikersnaam en wachtwoord wordt gehashed meegestuurd, waardoor deze niet meer kan worden achterhaald. De rapporten worden voor het uploaden door Penningmeester geanonimiseerd. Dat wil zeggen dat alleen de laatste 4 cijfers van het rekeningnummer en de eerste 4 karakters van de rekeningnaam wordt doorgestuurd en weergegeven op de beveiligde site.
Dus naast dat uw informatie is afgeschermd met uw zelf gekozen gebruikersnaam en wachtwoord, is aan verstuurde informatie niet te achterhalen van wie deze is.

Verdere informatie

Kies een unieke gebruikersnaam/wachtwoord combinatie die niet makkelijk door een ander te raden is.
U dient een unieke gebruikersnaam per administratie (database) op te geven.
De lijst met gepubliceerde rapporten wordt gesorteerd op rapportnaam. Nummer de rapporten in de rapportnaam om een eigen sortering aan te brengen.
De grafieken zijn interactief. Klik op een lijn/serie om de betreffende waarde weer te geven; Klik op een serie legenda om deze te verbergen / weer te geven. Dit geldt niet de android browser.
De publicatieservice

Schermvoorbeelden iPhone

Schermvoorbeelden iPad

De transactiekalender

Geplaatst jun 7, 2011 | plaats een reactie

In Penningmeester 4.2 is op verzoek van velen de transactiekalender toegevoegd. Dit is een rapport waarin u uw werkelijke en verwachte inkomsten & uitgaven per dag kunt bekijken. Met de standaard ingestelde filter “komende dagen” ziet u in één oogopslag uw transacties van de afgelopen 2 dagen en de verwachte transacties voor de komende 5 dagen. Per bankrekening ziet u ook het lopende saldo na de transactie en aan het einde van de dag.

Schermvoorbeeld van de transactiekalender

Achtergrond informatie

Transactiekalender publiceren
De transactiekalender is afgestemd op het bekijken via de iPad, iPhone en android toestel. Op een telefoon in staande stand (portrait), worden de beschrijving en eindsaldo kolom niet weergegeven om het rapport leesbaar te houden. In liggende (landscape) stand of op de iPad zijn deze kolommen wel zichtbaar.
Meer lezen over het publiceren van een rapport.

Geprognotiseerde bedragen
In het rapport ziet u duidelijk hoe Penningmeester komende transacties prognotiseert. De prognose inkomsten en uitgaven zijn gebaseerd op uw ingevoerde begroting, reserveringen en werkelijke transacties. Een geprognotiseerd bedrag kan verschuiven ten opzichte van uw ingevoerde begroting, afhankelijk hoe u de dag in uw begroting/budget heeft ingesteld. Heeft u bijvoorbeeld geen dag ingesteld, dan wordt het begrootte bedrag -/- werkelijke transacties in de prognose opgenomen, uitgespreid over de resterende dagen van de de maand. Geprognotiseerde transacties worden in het grijs weergegeven. Werkelijke transacties in het zwart.
Meer lezen over het opstellen van een begroting.

Tip
U kunt kiezen welke filter u instelt voor het rapport. Zo kunt u ook eenvoudig alleen transacties boven een bepaald bedrag weergeven door te filteren op een bedrag.

Transacties annoteren

Geplaatst mei 15, 2011 | 2 reacties

Sinds versie 4 van het Penningmeester huishoudboekje kunt u transacties, begrotingsregels en reserveringen annoteren. Hiermee kunt u deze in de saldografiek of resultaatgrafiek zichtbaar maken op de betreffende datum (zie voorbeeld hiernaast). Daarmee ziet u bijvoorbeeld wanneer uw loon gestort is (geannoteerde transactie) of wordt (geannoteerde begrotingsregel).

Een bestaande transactie annoteert u in het rekeningoverzicht via de rechtermuiknop → annoteer of door op een transactie te dubbelklikken en het vinkje annoteer aan te vinken.

Een begrotingsregel (verwachte inkomsten of uitgaven) annoteert u in het menu beheer → begroting beheren door het vinkje annoteer aan te zetten bij de betreffende regel.

Annoteer niet teveel; dat maak het saldo overzicht onoverzichtelijk.
Annoteer alleen begrotingsregels waar een dag staat ingevuld. Begrotingsregels zonder dag ingevuld worden over de maand uitgespreid. Een annotatie ervan zorgt ervoor dat deze voor iedere dag wordt weergegeven wat het saldo overzicht ook onoverzichtelijk maakt.
Een geannoteerde begrotingsregel of reservering is niet meer zichtbaar als de betreffende datum is gepasseerd, tenzij het bedrag op 0 EUR is gezet.
Om een gebeurtenis in het overzicht te zetten kunt u een reserveringsregel aanmaken met een bedrag van EUR 0. Deze blijft ook zichtbaar als de betreffende datum is gepaseerd.
Van een annotatie wordt de postnaam in de grafiek weergegeven. In de mouseover staat de opgegeven beschrijving / mededeling.
Meerdere annotaties van dezelfde post op dezelfde datum wordt als 1 enkele annotatie weergegeven. In de mouseover wordt de beschrijving van de onderliggende transactie beschrijvingen weergegeven.

Voor de Excel liefhebbers

Geplaatst mei 13, 2011 | plaats een reactie

Vanaf Penningmeester huishoudboekje versie 4.1 is het mogelijk rapportgegevens te exporteren (linken) naar een Excel bestand. Een erg handige feature die het voor Excel liefhebbers mogelijk maakt om een rapporten en grafieken volledig naar eigen wens te maken. Bij het exporteren vult Penningmeester het tabblad RapportData van de opgegeven excel file met alle aanwezige gegevens in uw huishoudboekje (d.w.z. inkomsten, uitgaven, saldo, begroting en prognose). Deze gegevens zijn zodanig opgezet (gedimensioneerd), dat u met de mogelijkheden van Excel erg makkelijk een grafiek of rapport opstelt. Hieronder staat de basiswerking ervan verder uitgelegd.

Kies in Penningmeester in het menu rapporten voor Excel rapport (ctrl + e)
Kies een nieuw of bestaand Excel bestand waarnaar u wilt exporteren
Kies de gegevens die u wilt exporteren
Klik op Exporteren

Penningmeester verzamelt nu al uw gegevens en exporteert deze naar het opgegeven excel bestand naar het tabblad RapportData. Dit zijn uw basisgegevens voor uw rapport of grafiek. (Pas hierin geen gegevens aan). Met deze basisgegevens kunt u als volgt uw rapportages maken.

Maak een nieuw tabblad aan om uw rapport of grafiek in te maken
Kies in het nieuwe tabblad voor invoegen (insert)
Kies nu voor de mogelijkheid kruistabel/kruisgrafiek (PivotTable/PivotGraph)
Selecteer bij gegevens reeks (data range) voor de geegevens op het rapportdata tabblad (bijvoorbeeld RapportData!$A:$AN) en klik ok

U heeft nu een kruistabel waarbij u uw gegevens uit Penningmeester kunt indelen. Zie onderstaand voorbeeld:

In de pivottable list rechts kunt u nu gegevens slepen naar de Pivottable en zo uw rapport verder samenstellen. De mogelijkheden vanaf hier zijn redelijk eindeloos, dus verwijs ik graag naar andere pivottable tutorials, zoals http://www.wikihow.com/Create-Pivot-Tables-in-Excel , http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/pivottable-reports-101-HA001034632.aspx.

Als u uw rapporten heeft gemaakt kunt u de volgende keer vanuit Penningmeester uw gegevens bijwerken zoals in de bovenste stappen staat beschreven. Daarmee worden uw basisgegevens in het tabblad RapportData bijgewerkt met de meest actuele gegevens. Let er hierbij wel op dat de pivottable standaard niet ververst. Dit kunt u instellen in uw PivotTable opties, tabblad data optie ververs bij openen van bestand.

Dubbele transacties Rabobank gebruikers

Geplaatst apr 26, 2011 | plaats een reactie

Sinds kort is in de Rabobank een wijziging bij de Rabobank doorgevoerd waardoor de omschrijving van transacties is aangepast. Zo is “Pinautomaat” veranderd in “betaalautomaat” wat dubbelingen kan veroorzaken bij het downloaden van een overlappende periode. De vraag wat er precies is aangepast is ligt momenteel bij de Rabobank en hoop dat dit z.s.m. bij de Rabobank of in Penningmeester verholpen kan worden. Tot die tijd goed opletten bij het inlezen van overlappende periodes van de Rabobank.
Mocht u een dubbele transactie tegenkomen, dan kunt u deze verwijderen door de gehele regel te selecteren (grijze vierkantje links van datum) en op de delete knop te drukken. Via filters kunt u met Penningmeester ook mogelijke duplicaten weergeven (toetsencombinatie ctrl + g). Als u vervolgens ook op trefwoord “pinautomaat” zoekt zal u een lijst zien met transacties die u kunt verwijderen. Controleer of dit klopt en verwijder de dubbelingen. U kunt in het rekeningoverzicht meerdere regels tegelijk selecteren en verwijderen.
Ervanuitgaande dat de omschrijving van de Rabobank nu betaalautomaat blijft zal deze actie eenmalig nodig zijn.

Nieuwe website

Geplaatst apr 25, 2011 | plaats een reactie

Vandaag is de nieuwe website van Penningmeester online gegaan. Naast een aangepaste layout en vernieuwde content biedt de website meer mogelijkheden voor interactie.
Betere interactie
De website maakt nu gebruik van WordPress. De verschillende pagina’s zijn opgebouwd uit artikelen waarop reacties kunnen worden geplaatst. Zo kan er bijvoorbeeld per onderwerp in de handleiding gereageerd / gediscussieerd worden, waarmee kennis en ervaring over gebruik van Penningmeester en de inrichting van een administratie hopelijk beter gedeeld kan worden.
Nieuwe content
De startpagina, mogelijkheden en handleiding is aangepast op gebruik van Penningmeester versie 4. Verder is het forum geintegreerd in de handleiding onder het hoofdstuk “inrichting” en deze blog pagina.

Veel surfplezier toegewenst voor alle bezoekers van de site.

Nieuwe inkomsten en uitgaven grafiek

Geplaatst mrt 15, 2011 | plaats een reactie

In versie 4.1 van Penningmeester is de resultaat per maand grafiek gewijzigd. De inkomsten en uitgaven zijn hierin nu ook zichtbaar. De donkergroene / donkerrode stafen zijn de werkelijke inkomsten en uitgaven. De lichtere en transparante de geprognotiseerde op basis van de opgegeven prognose. Het resultaat (inkomsten -/- uitgaven) wordt als gele lijn in de grafiek weergegeven ten opzichte van het begrootte resultaat (grijze stippellijn).

Deze grafiek geeft u in een oogopslag de stand van zaken nu en in de toekomst